3 resultados que indicam uma boa administração nos negócios

June 27, 2018

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Administração

Sua empresa pode ser considerada como um organismo. Para ela ir bem, todos os setores precisam estar funcionando. Se um deles acaba por ficar deficitário, então alguns problemas e sintomas aparecerão. Neste artigo apontaremos alguns resultados que mostram que sua empresa está indo no caminho certo, também iremos oferecer uma preparação para conseguir identificar e analisar a causa desses problemas.

Por que não sei se minha empresa vai bem?

A situação de alguém abrir uma empresa, sem saber muito sobre finanças e gestão, acontece em muitos casos. Isso é um problema, pois sem a técnica e as ferramentas específicas, é complicado avaliar se os resultados estão sendo favoráveis. A intuição pode ajudar em muitos pontos, mas sem o conhecimento necessário, pode ser que o empreendedor entre em algumas armadilhas.

O primeiro ponto a ser destacado aqui é que se há giro de caixa, não significa que há lucro de verdade. Ter um alto giro não indica que a empresa tenha seu devido retorno nas vendas.

Daremos algumas dicas para você verificar os resultados da sua empresa e perceber se ela está indo bem ou não está como era esperado, bem como observar o futuro dela.

Organização

Organizar suas despesas é a primeira coisa a se fazer dentro da empresa para ter indicadores reais de seu desempenho frente ao mercado. Inicialmente, você precisa descobrir quanto que sua empresa custa para funcionar. Ao passo que parece ser simples, essa atitude exige uma atenção especial.

As despesas podem ser várias e evidentes, mas sempre acontece de passar alguma conta de luz, água, internet ou alguns gastos compartilhados. Por exemplo: se uma empresa tem tanto uma loja física quanto virtual, as despesas precisam ser divididas. Ora, há uma equipe que trabalha tanto no endereço físico quanto no virtual, mas você precisa calcular os gastos separadamente. O problema é que, se escolher uma só, estará contando que a loja virtual lucra muito mais que a física por exemplo, pois os custos da física estarão consideravelmente maiores que o normal, dando a falsa conclusão de que não compensaria manter a loja física.

Neste caso, a ideia é organizar de forma proporcional. Se uma certa porcentagem da jornada de trabalho da equipe é dedicada para a loja virtual, então essa porcentagem precisa valer para o custo operacional. Por exemplo: se a equipe trabalha 50% na loja virtual e os outros 50% na loja física, então o custo da loja virtual será de 50% do valor, bem como a loja física. Isso é chamado de rateio de contas.

Classificar

Os gastos de uma empresa podem variar de diferentes formas: existem as despesas fixas e as variáveis. As primeiras independem de quaisquer variáveis e sempre serão pagas mensalmente. Por exemplo: o aluguel, folhas de pagamento, luzes, água e internet. As segundas são aquelas que podem ter uma periodicidade diferenciada e podem variar de acordo com as vendas. Por exemplo: fretes, embalagens, gastos com entregas de acordo com os produtos.

O marketing pode ser considerado como uma despesa ou, mais especificamente, um investimento. E como qualquer outro investimento, pode dar retorno ou não, o que o torna uma despesa variável. Sua despesa pode ser baixa ou alta, dependendo do investimento e do retorno, bem como resultar num crescimento do lucro, com atração e fidelização de um maior número de clientes. Os custos com marketing só serão considerados um bom investimento se  forem transformados em vendas. Cada vez que houver o interesse em realizá-los, é preciso análise detalhada do público a ser atingido, se há retorno no prazo esperado ou se o caixa é suficiente para bancar todo o investimento.

Toda essa classificação permite que os gastos sejam bem controlados, evitando problemas de falta de capital ou erros na hora de calcular certas receitas.

Dinheiro no caixa não significa faturar

Muitos investidores costumam confundir faturamento com dinheiro no caixa ou dinheiro no bolso. Se uma empresa costuma vender bastante no mês, importa mais o lucro do que a venda em si. Muitos clientes podem comprar em crédito, o que trazem taxas que interferem no valor final do seu lucro. Além disso, se contar com os fretes, talvez o lucro não seja tão grande quanto se pensa. A quantidade de vendas, portanto, não significa lucro exatamente.

É interessante que o empresário esteja a par dos valores recebidos e a receber de cada uma das suas unidades. A curva ABC, é um método conhecido que se costuma utilizar para descobrir quais os produtos que mais trazem retorno financeiro para a empresa, em qual localidade, além de mostrar quais produtos apenas ocupam lugar no estoque.

Calcular a margem certa também faz diferença na hora dos cálculos de lucros e de gastos. É comum pensarem que o lucro é só a diferença entre o preço de compra e de venda do produto. Esse tipo de pensamento é enganador, pois os custos de armazenagem, embalagem e frete também entram na conta. Somente dessa forma os custos serão calculados corretamente.

Com uma planilha ou sistema para auxiliar o controle fica tudo mais fácil. Fazer um DRE, o Demonstrativo de Resultados de Exercício, não é complicado. Inicia-se a planilha com a receita total da empresa, descontam-se os impostos e os custos variáveis e essa margem é relacionada com as despesas de operação da empresa. O resultado de tudo isso é o lucro ou o prejuízo da empresa, a grosso modo.

Todas as movimentações financeiras são fáceis de serem vistas e as decisões podem ser tomadas com maior facilidade a partir da análise da DRE.

O histórico do DRE, se for feito mensalmente, pode ser utilizado para uma comparação anual, para prever certas variáveis do mercado.

Toda a apuração é simples e pode ser feita por qualquer empresário com conhecimento básico no assunto.

No geral, seguindo essas três orientações é possível manter a empresa bem estruturada através de uma boa administração. Os resultados são um pouco complexos e precisam de uma boa análise, utilizando ferramentas  mais específicas. A partir disso, os resultados serão bem analisados por você e sua empresa andará nos trilhos.

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