A nota fiscal é um importante documento para as empresas e para prestadores de serviço. Existem vários tipos de notas fiscais, mas uma delas em específico gera muitas dúvidas ao empresário: a nota fiscal de entrada, que é emitida quando uma mercadoria é adquirida por uma empresa.
Vários empreendedores acabam não se importando com essa nota fiscal e desconhecem o quanto ela é necessária para cumprir as obrigações com o Estado. Quem se enquadra no Simples Nacional precisa registrar as entradas de mercadorias na empresa.
Quando se pensa em nota fiscal, que pode ser de entrada ou saída, é possível que não se pare para avaliar quantos tipos existem. Elas servem como espécie de recibo que documenta uma comercialização e registra os seus devidos tributos. São variados os modelos:
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
- Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e).
Existe tem o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANF-e), que é um tipo de versão simplificada da nota fiscal eletrônica e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), documento fiscal usado no transporte de cargas.
Também é possível emitir nota fiscal sem empresa aberta.
Ajuda para emitir
Independente do tipo, a emissão e controle financeiro e fiscal das notas fiscais pode ser feito de modo otimizado com o uso de um software ERP.
O mercado conta com opção gratuita e online para quem possui CNPJ e precisa realizar a missão de modo rápido.
Diferença entre notas fiscais de entrada e de saída
A diferença crucial entre notas fiscais de entrada (quando a empresa compra) e saída (quando sua empresa vende) está na emissão:
- As notas fiscais de entrada são emitidas se algum produto foi obtido ou comprado pela empresa.
- As notas fiscais de saída são emitidas quando outra empresa ou pessoa física compra um serviço ou produto da sua empresa.
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Outra diferença está no fato de que as notas fiscais de entrada são emitidas depois das operações e as notas fiscais de saída são emitidas previamente. Se o produto está no estoque, a nota fiscal dele já é emitida previamente, aguardando somente os dados do comprador, seja ele pessoa jurídica ou física.
Em resumo, portanto, as notas fiscais de entrada são aquelas que a empresa emite quando produtos vão ao seu estoque e as notas de saída são emitidas por serviços e produtos que são oferecidos pela empresa.
Quando emitir?
A emissão de nota de entrada pode ocorrer quando a empresa compra um produto importado, ou adquire um produto em leilão. Além disso, optar por tomar a responsabilidade de retirada e transporte da mercadoria obriga a empresa a fornecer o documento.
Também é possível que clientes devolvam alguma certa mercadoria. Assim, uma nota fiscal de entrada precisa ser feita e o produto precisa ser registrado novamente no estoque.
Outra situação em que se deve emitir a nota fiscal de entrada é se o produto foi retirado para um evento o fora da empresa. Assim, seu retorno deve ser registrado.
Como a nota é emitida?
Quando emitimos uma nota fiscal, podemos realizar a importação ou emissão dela. O ato de importar uma nota fiscal ocorre quando uma empresa vende uma mercadoria e fornece a nota fiscal eletrônica. Assim, esse documento é registrado por meio do arquivo XML fornecido pela nota.
No caso de emissão, no momento em que uma mercadoria é recebida, a nota fiscal precisa comprovar o recebimento da mercadoria na sua empresa. Assim, a nota fiscal de entrada pode ser emitida da mesma maneira que uma nota fiscal de saída. Não há segredo.
É importante fazer o uso da nota fiscal eletrônica de entrada e baixá-la depois de emitida. Cada compra que é realizada pela empresa terá de ser notificada por meio de uma nota fiscal. Isso ajuda tanto nos balanços e operações da empresa quanto para a questão tributária ser mais justa. Consultas mensais podem ser feitas no caso de empresas menores.
A emissão de notas fiscais, o controle financeiro, de faturamento, estoque e vendas da sua empresa podem ser facilitados com investimento em tecnologia.
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Notas fiscais de entrada e fraudes
Quando a nota fiscal de entrada é baixada, a empresa tem um modo de proteger-se contra fraudes envolvidas em participações comerciais as quais a empresa inicialmente não participou. A comunicação de quais documentos fiscais foram lançados pela empresa e por terceiros assim é estabelecida.
Por fim, destacamos que a emissão da nota fiscal de entrada não só é necessária como também serve de medida de segurança para que todas as atividades comerciais funcionem corretamente.
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