fbpx

Estoque

Controle de Estoque: principais métodos e ferramentas

Redação - FoxManager
Escrito por Redação - FoxManager em 01/01/2020
Controle de Estoque: principais métodos e ferramentas

Entre para nossa lista e receba conteúdos exclusivos e com prioridade

Todo bom gestor empresarial sabe que precisa contar com bons métodos e ferramentas para controle de estoque para otimizar os processos na empresa, reduzir prejuízos e tomar decisões acertadas. Seja em uma empresa de pequeno, médio ou grande porte, é preciso conhecer sobre gestão de estoque para reduzir o risco de perder dinheiro, aumentar a lucratividade e ajustar processos logísticos do supply chain.

Índice:

  1. ERP;
  2. SRM;
  3. Just in Time;
  4. PEPs;
  5. UEPs;
  6. Custo Médio;
  7. Ciclo PDCA;
  8. Curva ABC;
  9. Giro de Estoque;
  10. Código de Barras;
  11. Kanban.

Escolher a metodologia correta de organização e gerenciamento não é uma tarefa fácil.

Nesta postagem do Blog FoxManager, vamos apresentar as opções mais utilizadas. Além de ensinar como você pode determinar qual a mais estratégica das ferramenta de gestão de estoque para a sua empresa.

O que é um bom controle de estoque

Com o uso de ferramentas para controle de estoque, com sistemas integrados, é possível: gerenciar equipamentos, produtos finalizados ou em processo de produção, movimentação e armazenamento de matérias-primas. Isso além de outras questões fundamentais para o bom andamento do processo produtivo.

Por meio desses processos o empresário consegue agilizar a logística, facilitar o processo de conferência e inventário, assim como reduzir perdas e atrasos na entrega, entre outros pontos fundamentais para o negócio.

Realizado antes manualmente, com o uso de planilhas, o controle de estoque era passível de erros graves, que podiam comprometer o faturamento das empresas.

Entretanto, com o surgimento de novas tecnologias, ferramentas computadorizadas e métodos inteligentes, todo esse processo ficou mais simples, seguro e completo.

Então, quer saber mais sobre esses meios e entender de que forma eles podem ser colocados em prática para otimizar o controle de estoque na sua empresa? Continue lendo este post e saiba mais!

1. ERP

ERP significa Enterprise Resource Planning — o que, em tradução livre para o português. Ou pode ser entendido como “sistema de gestão empresarial”. Essa ferramenta possibilita a otimização do fluxo de informações e integração de dados de todos os setores da empresa por meio de um software específico, utilizado para analisá-los.

Com o ERP, o gestor consegue conduzir o negócio e tomar decisões estratégicas de maneira mais rápida, já que tem ao alcance de suas mãos todo o banco de dados referente a:

  • histórico de vendas;
  • armazenamento de matéria-prima;
  • produtos em fase de finalização ou já prontos para a venda;
  • prazos de entrega dos fornecedores;
  • períodos do ano com picos de vendas, entre outras informações.

Conhecimentos como esses são imprescindíveis para que se consiga administrar satisfatoriamente o negócio e se manter competitivo no mercado. Além disso, utilizar um bom software ERP permite, ainda, a elaboração de inventários rotativos e gerais, reduzindo desvios e perdas.

Outras vantagens

É possível fazer análises individuais de desempenho de cada item vendido e, com isso, desenvolver ações e estratégias de marketing para alavancar a difusão do produto no mercado, desafogar o estoque, ou mesmo suspender temporariamente a produção.

Assim, se um item tiver um excelente resultado, podem ser tomadas medidas para aumentar a sua produção. Tendo todas essas informações, o gestor consegue definir os rumos que a empresa deve tomar.

Também é possível obter mais eficiência operacional com atualizações automáticas e em tempo real do estoque a cada venda, ou a cada mercadoria finalizada e pronta para ser entregue ao consumidor final.

Caso você prefira obter todas essas informações utilizando planilhas manuais ou diversos sistemas separados, suas chances de erros serão maiores. Logo, centralizar todo o fluxo informativo em um software ERP é a maneira mais indicada para manter um controle de estoque eficiente e bem-feito.


2. SRM

O SRM — Supplier Relationship Management ou gestão do relacionamento com fornecedores — é uma das ferramentas para controle de estoque mais estratégicas. Partindo de um conjunto de ações que otimizam a relação da empresa com os fornecedores dela, permite a tomada de decisões com base no fluxo de entrada e saída de determinados produtos.

Como costumam ser utilizados diferentes fornecedores para a confecção de um produto, cada um com a determinada matéria-prima, a comunicação do gestor com todos eles é essencial. E, com um software SRM, é bem mais fácil controlar os processos relativos aos inventários, materiais utilizados e aquisição de bens e serviços.

O SRM, ou Supplier Relationship Management, é uma ferramenta que atua na gestão de relacionamento da empresa com seus fornecedores de produtos
Redação FoxManager | Blog FoxManager | Conteúdo relevante e dicas para a gestão do seu negócio O SRM ajuda na tomada de decisão

O resultado disso é a redução dos custos e o aumento da qualidade do produto final. Afinal, o SRM otimiza os processos de controle de estoque, tornando-os mais eficientes e ágeis. Além disso, permite um melhor relacionamento com fornecedores, servindo para negociações mais eficientes e, até mesmo, meios de repassar esses diferenciais para o cliente final.

3. Just in time

Essa expressão em inglês pode ser traduzida para “no momento exato”. Com relação ao controle de estoque, ela implica em utilizar um método de gestão para reduzir os custos de produção ao mínimo necessário. Isso mantém o estoque ao menor nível capaz de suprir as demandas.

As gigantes do mercado de vendas online como Mercado Livre e Amazon trabalham com o conceito de Just in Time.

Se feita sem qualidade, a metodologia pode ser muito prejudicial, pois fará com que a empresa perca vendas e credibilidade do mercado. Já aplicada de maneira segura, e por gestores experientes, o risco é menor — manter o estoque reduzido implica em economia.

É preciso uma metodologia rígida e disciplinada para ter um controle de estoque do tipo Just in Time
Redação FoxManager | Blog FoxManager | Conteúdo relevante e dicas para a gestão do seu negócio Grandes empresas de vendas online trabalham com o método Just in Time

Assim, a metodologia só funciona caso a empresa tenha, ao seu lado, bons fornecedores, com condições de entregar matérias-primas e elevar a produção rapidamente caso apareça uma boa oportunidade de venda.

4. PEPS

O PEPS é a sigla para “Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair”. Se baseia no conceito de que as mercadorias mais antigas no estoque devem ser vendidas como prioridade perante às mais recentes.

Atualmente, essa metodologia é muito utilizada em setores alimentícios, por diversas razões. Primeiro, ela permite maior controle da qualidade dos produtos, já que a questão do prazo de validade é respeitada. Segundo, otimiza o ciclo de vida das mercadorias permitindo uma reposição mais rápida.

No controle de estoque a sigla PEPS significa 'primeiro e entrar, primeiro a sair'
Redação FoxManager | Blog FoxManager | Conteúdo relevante e dicas para a gestão do seu negócio O PEPS no controle de estoque significa primeira e entrar primeiro a sair

Além disso, com o PEPS, uma mercadoria não ficará muito tempo esquecida no estoque. Afinal, ao efetuar uma venda de um produto X, o item fabricado há mais tempo será enviado ao consumidor. Dessa forma, é gerada uma rotatividade saudável e importante para a garantia de entrega de produtos novos.

5. UEPS

O UEPS é a sigla para “Último a Entrar, Primeiro a Sair”. Contraria a lógica do PEPS explicada anteriormente.

Assim, é indicada apenas para empresas que não atuam no segmento de produtos perecíveis, para não se correr risco de prejuízos com perdas por prazo de validade.

“Último a Entrar, Primeiro a Sair” diminuído pela sigla UEPS no controle de seu estoque
Redação FoxManager | Blog FoxManager | Conteúdo relevante e dicas para a gestão do seu negócio “Último a Entrar, Primeiro a Sair” é a sigla UEPS no controle de seu estoque

Nessa metodologia, as últimas unidades que entram no estoque são consideradas para o cálculo do valor total de mercadorias armazenadas. Por isso, para empregar o UEPS, os gestores devem ficar muito atentos à rotatividade dos produtos.

6. Custo médio

Esse método consiste em identificar o valor dos produtos vendidos e os que estão em estoque, tornando conhecido o valor de sua mercadoria.

Consiste em dividir o saldo financeiro pelo físico. Exemplo:

No início de um determinado período, que neste exemplo usaremos a forma mensal, o estoque de produtos em uma empresa consistia em 100 produtos comprados por R$ 300,00.

Durante o mês a empresa adquiriu mais 200 peças do mesmo produto com um preço diferenciado de R$ 750,00.

O custo médio tem como propósito calcular o valor de produtos vendidos e os que ainda se encontram no estoque da empresa
Redação FoxManager | Blog FoxManager | Conteúdo relevante e dicas para a gestão do seu negócio O custo médio tem como propósito calcular o valor de produtos vendidos e os que ainda se encontram no estoque da empresa

Vamos ao cálculo do custo médio: soma-se os valores pagos nas compras durante o mês (R$ 300,00 + R$ 750,00), totalizando R$ 1.050,00. Soma-se então o número de produtos comprados (100+200) totalizando 300 produtos.

Então divide-se o valor total pago R$ 1.050,00 pela quantidade de produtos 300, obtendo-se R$ 3,50. Este é o custo médio do produto no mês.

Esse cálculo pode ser realizado em outros períodos determinados.

Obtendo o custo médio de cada produto, é possível saber o valor real do estoque no período, facilitando sua gestão.

7. Ciclo PDCA

Esta metodologia se baseia em 4 palavras em inglês que constituem a sigla PDCA: Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Checar) e Act (Atuar).

É utilizada para a solução de problemas específicos que dificultam a gestão, por exemplo, estoque acumulado sem saída, pedidos feitos em atraso, quantidades conferidas na entrada não batem com a quantidade de itens disponíveis, entre outros.

Identifica-se qual dos problemas tem alcance mais negativo na gestão de estoque e a partir daí se aplica o método PDCA, indicando o que está causando este problema, traçando um plano para sua solução (Plan), executando este plano (Do), checando as consequências (Check) e por fim aplicando a solução na empresa (Act).

PDCA é a sigla que designa um plano traçado, a execução, a checagem das consequências e sua aplicação
Redação FoxManager | Blog FoxManager | Conteúdo relevante e dicas para a gestão do seu negócio O ciclo PDCA é geralmente utilizado para a resolução de problemas específicos que a empresa esteja enfrentando

Ao final deste processo, caso o resultado seja positivo e o problema seja solucionado, aplica-se o método em um novo problema. Porém, caso o mesmo não tenha sido resolvido na sua totalidade ou teve outras consequências negativas, aplica-se o método novamente no mesmo problema, até que esteja integralmente solucionado.

8. Curva ABC

A curva abc é um método, trata-se da classificação dos itens de acordo com o seu grau de importância, definindo-os nas categorias: A, B e C.

As alíquotas mais frequentemente utilizadas são:

  • A: Produtos que correspondem a 20% de valor;
  • B: Produtos que correspondem a 30% de valor, após os produtos de classificação A;
  • C: Restante dos produtos que correspondem a 50% de valor.
A curva ABC serve para classificar os produtos em estoque pelo seu grau de importância
Redação FoxManager | Blog FoxManager | Conteúdo relevante e dicas para a gestão do seu negócio Um gráfico sobre a curva ABC

Os valores utilizados para o cálculo do valor podem ser os mais variados, de acordo com a necessidade da empresa, porém o mais indicado é a lucratividade mensal do produto, ou seja, ter um foco maior em uma pequena quantidade de produtos que correspondem a 20% do faturamento mensal da empresa.

Essa estratégia ajuda a garantir a oferta constante de produtos mais lucrativos. Isso evita a acumulação de produtos com rentabilidade insignificante, protegendo assim o patrimônio da empresa.

9. Giro de estoque

O cálculo de giro de estoque proporciona ao gestor saber exatamente quantas vezes o estoque foi renovado no período de um mês ou se ainda há produtos que não tiveram saída.

É calculado de forma simples, somando-se a quantidade de itens vendidos e dividindo-se pela média de estoque.

A média de estoque pode ser obtida somando-se: estoque inicial + estoque final / 2.

Exemplo para facilitar a compreensão:

No início do mês o estoque teve a entrada de 10 tablets.

Na primeira quinzena do mês 5 tablets foram vendidos e foi providenciada a compra de mais 10 tablets para recompor o estoque.

No decorrer do mês houve a venda de mais 5 tablets.

O mês finalizou com 10 tablets vendidos.

Para resultado do giro de estoque, soma-se a quantidade de itens vendidos no mês, que foram 10, e divide-se pela quantidade média do estoque que também é de 10 produtos visto que iniciou e terminou o mês com esta quantidade, o que na fórmula de média de estoque mostrada acima configuraria 10 produtos inciais + 10 produtos finais / 2.

Obtém-se de resultado de giro de estoque 1, o que significa que o estoque foi renovado uma vez durante o mês, ou seja os produtos que estavam em estoque no início do mês tiveram saída, e houve a compra da mesma quantidade de produtos.

10. Código de barras

É uma representação em código de todas as informações necessárias para controle do produto. Podem ser incluídas informações de altura, peso, cores, data de validade, entre outras informações.

Com um leitor de código de barras, o EAN, ou o QR codes, o produto ou mercadoria é classificado, indicando também o local onde será estocado, como fileira, prateleira, etc.

EAN é a sigla para European Article Number
Redação FoxManager | Blog FoxManager | Conteúdo relevante e dicas para a gestão do seu negócio Comum leitor de código EAN você sempre terá o controle do que se possui em estoque

Com essas informações torna-se fácil a verificação dos produtos que estão tendo mais saída, quanto tempo está levando para a finalização do lote, indicando com maior certeza qual a demanda para aquele produto e qual o prazo de abastecimento adequado.

Quer saber como criar um código de barras EAN para seus produtos?

11. Kanban

Processo que faz parte da metodologia Just in Time. Consiste na criação de uma espécie de mural, atualmente pode-se utilizar um sistema, que poderá ser visualizado por todos os colaboradores da empresa. Nele haverá as seguintes divisões:

  • To do: tarefas a realizar;
  • Doing: tarefas que estão em processo de execução;
  • Done: tarefas concluídas.

Essas são as divisões essenciais para o funcionamento desta metodologia, porém podem haver variações de acordo com a necessidade da empresa.

O método KANBAN enquanto ferramenta de estoque é dividido em três etapas simples:  tarefas a realizar, em processo e concluídas
Redação FoxManager | Blog FoxManager | Conteúdo relevante e dicas para a gestão do seu negócio O KANBAN é dividido em três etapas simples:  tarefas a realizar, em processo e concluídas

O objetivo é criar um controle de produção rígido. Ele terá reflexo no estoque, em que um processo só será feito após a conclusão de outros processos dependentes. Isso evita o acúmulo de peças ou tarefas obsoletas no momento. Consequentemente o gerenciamento de estoque não terá acúmulo de produtos desnecessários.

Enfim, como podemos ver, existem mesmo muitos métodos e ferramentas para controle de estoque no mercado, cada um com suas particularidades.

Logo, para escolher o melhor para o seu negócio e desenvolver um planejamento estratégico para atuar no varejo, você deve levar em consideração os custos e benefícios oferecidos por cada um deles. Saber escolher o melhor sistema faz toda a diferença no mercado, e possibilita que a empresa conquiste cada vez mais espaço, atendendo melhor os seus clientes.

softwares de gestão empresarial do tipo ERP são ferramentas úteis no controle de estoque
Redação FoxManager | Blog FoxManager | Conteúdo relevante e dicas para a gestão do seu negócio Busque um sistema ERP capaz de se adaptar às necessidades particulares do seu estoque

Como escolher o melhor controle de estoque?

Pode soar bastante óbvio, mas, basicamente, a melhor metodologia é aquela que, na prática, funcionará para a sua empresa. Muitos gestores cometem o erro de monitorar o armazenamento sem levar em conta o modelo de negócio, fluxo de entrada e saída de mercadorias e, principalmente, a demanda dos produtos.

Um varejista tem necessidades totalmente diferentes de um fabricante, por exemplo. Portanto, a metodologia que melhor se encaixa para o primeiro, provavelmente, será diferente do segundo.

Assim como, dentro do mesmo setor de atuação, o tipo de produto também é fator para se considerar. Um varejista de artigos de vestuário tem necessidade de estocar seus produtos de uma forma. Diferente de quem vende equipamentos de informática ou alimentos.

Para determinar qual a melhor opção, recomendamos:

  • Avaliar o modelo de negócio da sua empresa;
  • Observar com quantos fornecedores você lida;
  • Levantar o fluxo de entrada e saída das mercadorias;
  • Monitorar o tamanho do espaço físico necessário;
  • Calcular quantas lojas têm e como é feito o abastecimento delas;
  • Considerar quem fará a conferência e como é a disponibilidade de tempo dessa pessoa;
  • Ponderar o quanto o estoque é importante para a satisfação dos clientes.

No quesito ferramenta, por exemplo, o sistema ERP é um dos mais completos e utilizados atualmente. Ele otimiza todo o fluxo de informações e integra os dados, auxiliando o gestor nas tomadas de decisão. Já o SRM é importante por aprimorar a sua relação com os fornecedores.

Conclusões

Quanto às metodologias, a UEPS e PEPS têm as suas particularidades. São indicadas de acordo com o segmento de atuação, assim como o just in time. Ou seja, demanda rapidez na geração de novo estoque caso necessário, reduzindo os custos.

Além disso, é importante destacar que as ferramentas para controle de estoque servem como diferencial competitivo. Por meio delas, o gestor otimiza tarefas mais operacionais e, dessa forma, fica livre para liderar, criar estratégias de atuação e definir melhor as promoções.

Ei! Comente.

O que você achou deste conteúdo? Conte nos comentários.

Entre para nossa lista e receba conteúdos exclusivos e com prioridade