Dicas para otimizar a Gestão de Compras

April 5, 2019

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Administração Estoque

A gestão de compras é um dos métodos de melhorar o desempenho da empresa. Por meio dela, é possível manter os estoques sempre abastecidos e os produtos com uma maior qualidade. Por conseguinte, há um faturamento maior da empresa de maneira geral. Esse modelo de gestão funciona em vários setores.

Contudo, isso não é o suficiente. Os setores ainda precisam otimizar essa gestão de compras. Pensando nessa otimização, resolvemos fazer este artigo. Confira nossas sete dicas para otimizar a sua gestão de compras dentro da sua empresa.

Crie metas e planos

Para que uma gestão de compras seja bem realizada e tenha um bom desempenho, é necessário criar metas e planos. O processo de compras atual precisa ser analisado e novas metas e planos criados para melhorar ainda mais sua eficiência. Enumere a quantidade de compras realizadas, os custos, prazos e a qualidade dos produtos oferecidos.

Ao observar esses números e quantidades, trace um plano e tente melhorar os passos até o desempenho final. Para isso, um plano de ação precisa ser traçado. Quanto mais conhecimento das informações anteriores, mais coesos serão os planos para o futuro.

Trabalhe com o benchmarking

A metodologia benchmarking melhora os processos de modo geral. Permitindo análises na prática e contínuas, o benchmarking costuma apresentar resultados finais excelentes.

Trata-se de buscar informações e fazer análises comparativas, internas e no mercado, para identificar onde podem ser aplicados novos planos de melhoria. Identifique uma ou mais empresas que tenham um bom desempenho no setor, não necessariamente no mesmo ramo de atuação, e busque dados que possam servir de parâmetro sobre produtos, fornecedores, processos, entre outros, para que possa fazer uma análise comparativa de seus processos internos com os destas empresas. Após essa análise é possível identificar onde há falhas e traçar planos de melhoria.

Tente investir em uma gestão de relacionamento com os fornecedores

O chamado SRM (Supplier Relationship Management) significa gestão de relacionamento com os fornecedores. Ela remete a uma abordagem específica sobre como a empresa interage com os seus fornecedores de matérias-primas ou algum tipo de subsídio que ela utiliza. O principal objetivo desse método de gestão é facilitar os processos e fazê-los mais eficazes.

Para fazer o SRM de modo correto, basta conhecer mais sobre os próprios fornecedores, registrar negociações, relacionamentos e facilitar o fluxo de informações. As negociações tornam-se mais sólidas a partir do momento em que se conhece o fornecedor. Além disso, é sempre bom ter mais do que dois fornecedores para a empresa, para que os preços consigam ser negociados sem que haja prejuízo ou dependência.

Registre e gerencie pagamentos

Quando falamos em lucro, não estamos falando somente das vendas. Mas também de um uso correto de todo o fluxo de caixa e capital da empresa. Fazer corretamente a gestão dos pagamentos implica em uma otimização da gestão de compras.

Tente buscar os melhores preços e custos-benefícios para sua empresa. Busque boas ofertas e analise-as uma a uma. Se possível, utilize até mesmo um software específico para tal gestão de pagamentos. E é sobre os softwares que falaremos agora.

Trabalhe com bons softwares

Utilizar um ERP para controlar os processos da empresa e automatizar as compras em geral é um excelente modo de otimizar a gestão. O ERP deve servir para analisar os procedimentos da empresa de modo geral, tanto os de operação quanto os de estratégia. O intuito é fazer todas as ações essenciais com o menor trabalho e perda de tempo possível, mantendo os dados disponíveis para consulta e melhoria contínua. É o que as empresas mais buscam hoje.

Trabalhe com estoques automáticos

Lembre-se da frase mais importante de todas: “um estoque parado é igual a prejuízo!”. Portanto, trabalhe com um estoque mais otimizado. Contabilizar os que estão para venda e os que ainda estão sendo negociados ou com previsão de compra, por exemplo, é um bom início para a gestão. Os inventários do estoque também podem ser automatizados com softwares.

Tenha profissionais designados para cuidar do estoque em geral. Controle o seu estoque utilizando softwares que automatizem e facilitem ainda mais o conhecimento da situação total do setor. Lembre-se dos produtos que são vendidos de forma recorrente e aqueles que são vendidos pouco a pouco. Os primeiros precisam de um modelo de reposição rápida. Identifique uma quantidade mínima segura para que os novos pedidos sejam realizados em tempo hábil.

Além de melhorar a rentabilidade, os produtos estarão sempre disponíveis conforme sua demanda e o melhor de tudo: o custo de armazenamento se torna menor.

Valorize os funcionários

Quando falamos em valorizar os funcionários, estamos falando em oferecer uma boa capacitação a eles. A equipe precisa estar pronta para lidar com todos os processos de modo natural. Assim sendo, é importante oferecer bons cursos ou workshops para que eles aprendam a lidar com algumas funções específicas que influenciam diretamente no bom funcionamento da empresa.

O sucesso da empresa aumenta muito depois de palestras e todo o tipo de atividade que dá a oportunidade de desenvolvimento de novas competências.

Aqueles que se sentem valorizados se manterão na empresa por mais tempo e terão um maior nível de dedicação e comprometimento. Negligenciar o treinamento de funcionários pode significar péssimos resultados para a empresa. Portanto, trabalhe com seus funcionários de modo que eles se sintam valorizados e competentes em suas atividades.

Em resumo, essas são as dicas para uma boa gestão de compras dentro da sua empresa. É possível perceber que todos os fatores tem sua importância e se complementam: desde a capacitação das pessoas, como boas ferramentas de automatização e o controle e planejamento contínuos. Trabalhar em cada um desses fatores nos mostra que ela funciona como um organismo: se as partes estão funcionando bem, o todo também estará!

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