Métodos e ferramentas para controle de estoque: conheça os 11 principais!

December 1, 2017

Entre para nossa lista e receba conteúdos exclusivos com prioridade

Estoque

Todo bom gestor sabe que, para otimizar os processos na empresa, reduzir prejuízos e tomar decisões acertadas, ele precisa contar com bons métodos e ferramentas para controle de estoque.

Todavia, escolher a metodologia correta de organização e gerenciamento não é uma tarefa fácil. Por isso, neste artigo, vamos te apresentar as opções mais utilizadas e ensinar como você pode determinar qual a mais estratégica para a sua empresa.

Com o uso de ferramentas para controle de estoque, é possível gerenciar equipamentos, produtos finalizados ou em processo de produção, movimentação e armazenamento de matérias-primas, entre outras questões fundamentais para o bom andamento do processo produtivo.

Além disso, por meio desses processos o empresário consegue agilizar a logística, facilitar o processo de conferência e inventário, assim como reduzir perdas e atrasos na entrega, entre outros pontos fundamentais para o negócio.

Realizado antes manualmente, com o uso de planilhas, o controle de estoque era passível de erros graves, que podiam comprometer o faturamento das empresas. Entretanto, com o surgimento de novas tecnologias, ferramentas computadorizadas e métodos inteligentes, todo esse processo ficou mais simples, seguro e completo.

Então, quer saber mais sobre esses meios e entender de que forma eles podem ser colocados em prática para otimizar o controle de estoque na sua empresa? Continue lendo este post e saiba mais!

Por que é importante manter um controle de estoque?

Sabemos que existem diferentes tipos de estoque, e cada um deles é determinado pelo modelo de negócio, porte, nicho de atuação e perfil da empresa. Contudo, independente da maneira que o gestor armazena seus produtos, esse espaço deve ser controlado.

Isso porque o estoque de uma marca deve ser funcional e permitir o ciclo da atividade (fabricação, envio, recebimento etc.). Ao mesmo tempo, não pode gerar despesas além do necessário com estocagem.

Podemos colocar que alguns dos principais benefícios de gerenciar estoque são:

  • otimização do espaço físico da empresa;
  • gestão eficiente do ciclo produtivo;
  • atendimento contínuo de demandas;
  • redução de custos e, consequente, aumento da margem de lucro;
  • melhor decisão de compras e ações de marketing;
  • determinação da saúde financeira do negócio;
  • redução de despesas e melhor aproveitamento de capital.

Entendido a importância de controlar o armazenamento dos produtos, é hora de entender como fazer isso. Confira a seguir as cinco principais ferramentas para controle de estoque!

1. ERP

ERP significa Enterprise Resource Planning — o que, em tradução livre para o português, pode ser entendido como “sistema de gestão empresarial”. Essa ferramenta possibilita a otimização do fluxo de informações e integração de dados de todos os setores da empresa por meio de um software específico, utilizado para analisá-los.

Com o ERP, o gestor consegue conduzir o negócio e tomar decisões estratégicas de maneira mais rápida, já que tem ao alcance de suas mãos todos os dados considerados importantes referentes a:

  • histórico de vendas;
  • armazenamento de matéria-prima;
  • produtos em fase de finalização ou já prontos para a venda;
  • prazos de entrega dos fornecedores;
  • períodos do ano com picos de vendas, entre outras informações.

Conhecimentos como esses são imprescindíveis para que se consiga administrar satisfatoriamente o negócio e se manter competitivo no mercado. Além disso, utilizar um bom software ERP permite, ainda, a elaboração de inventários rotativos e gerais, reduzindo desvios e perdas.

É possível fazer análises individuais de desempenho de cada item vendido e, com isso, desenvolver ações e estratégias de marketing para alavancar a difusão do produto no mercado, desafogar o estoque, ou mesmo suspender temporariamente a produção.

Assim, se um item tiver um excelente resultado, podem ser tomadas medidas para aumentar a sua produção. Tendo todas essas informações, o gestor consegue definir os rumos que a empresa deve tomar.

Também é possível obter mais eficiência operacional com atualizações automáticas e em tempo real do estoque a cada venda, ou a cada mercadoria finalizada e pronta para ser entregue ao consumidor final.

Caso você prefira obter todas essas informações utilizando planilhas manuais ou diversos sistemas separados, suas chances de erros serão maiores. Logo, centralizar todo o fluxo informativo em um software ERP é a maneira mais indicada para manter um controle de estoque eficiente e bem-feito.

O mais completo ERP online disponível no mercado brasileiro é o FoxManager, que também conta com plano gratuito.

2. SRM

O SRM — Supplier Relationship Management ou gestão do relacionamento com fornecedores — é uma das ferramentas para controle de estoque mais estratégicas. Partindo de um conjunto de ações que otimizam a relação da empresa com os fornecedores dela, permite a tomada de decisões com base no fluxo de entrada e saída de determinados produtos.

Como costumam ser utilizados diferentes fornecedores para a confecção de um produto, cada um com a determinada matéria-prima, a comunicação do gestor com todos eles é essencial. E, com um software SRM, é bem mais fácil controlar os processos relativos aos inventários, materiais utilizados e aquisição de bens e serviços.

O resultado disso é a redução dos custos e o aumento da qualidade do produto final. Afinal, o SRM otimiza os processos de controle de estoque, tornando-os mais eficientes e ágeis. Além disso, permite um melhor relacionamento com fornecedores, servindo para negociações mais eficientes e, até mesmo, meios de repassar esses diferenciais para o cliente final.

3. Just in time

Essa expressão em inglês pode ser traduzida para “no momento exato”. Com relação ao controle de estoque, ela implica em utilizar um método de gestão para reduzir os custos de produção ao mínimo necessário, para manter o estoque ao menor nível capaz de suprir as demandas.

Se feita sem qualidade, a metodologia pode ser muito prejudicial, pois fará com que a empresa perca vendas e credibilidade do mercado. Já aplicada de maneira segura, e por gestores experientes, o risco é menor — manter o estoque reduzido implica em economia.

Assim, a metodologia só funciona caso a empresa tenha, ao seu lado, bons fornecedores, com condições de entregar matérias-primas e elevar a produção rapidamente caso apareça uma boa oportunidade de venda.

4. PEPS

PEPS é a sigla para “primeiro a entrar, primeiro a sair”, e se baseia no conceito de que as mercadorias mais antigas no estoque devem ser vendidas como prioridade perante às mais recentes.

Atualmente, essa metodologia é muito utilizada em setores alimentícios, por diversas razões. Primeiro, ela permite maior controle da qualidade dos produtos, já que a questão do prazo de validade é respeitada. Segundo, otimiza o ciclo de vida das mercadorias permitindo uma reposição mais rápida.

Além disso, com a PEPS, uma mercadoria não ficará muito tempo esquecida no estoque. Afinal, ao efetuar uma venda de um produto X, o item fabricado há mais tempo será enviado ao consumidor. Dessa forma, é gerada uma rotatividade saudável e importante para a garantia de entrega de produtos novos.

5. UEPS

UEPS é a sigla para “último a entrar, primeiro a sair”, e contraria a lógica do PEPS explicada acima. Assim, é indicada apenas para empresas que não atuam no segmento de produtos perecíveis, para não se correr risco de prejuízos com perdas por prazo de validade.

Nessa metodologia, as últimas unidades que entram no estoque são consideradas para o cálculo do valor total de mercadorias armazenadas. Por isso, para empregar a UEPS, os gestores devem ficar muito atentos à rotatividade dos produtos.

6. CUSTO MÉDIO

Esse método consiste em identificar o valor dos produtos vendidos e os que estão em estoque, tornando conhecido o valor de sua mercadoria.

Consiste em dividir o saldo financeiro pelo físico. Exemplo:

No início de um determinado período, que neste exemplo usaremos a forma mensal, o estoque de produtos em uma empresa consistia em 100 produtos comprados por R$ 300,00.

Durante o mês a empresa adquiriu mais 200 peças do mesmo produto com um preço diferenciado de R$ 750,00.

Vamos ao cálculo do custo médio: Soma-se os valores pagos nas compras durante o mês (R$ 300,00 + R$ 750,00), totalizando R$ 1050,00. Soma-se então o número de produtos comprados (100+200) totalizando 300 produtos.

Então divide-se o valor total pago R$ 1050,00 pela quantidade de produtos 300, obtendo-se R$ 3,50. Este é o custo médio do produto no mês.

Este cálculo pode ser realizado em outros períodos determinados.

Obtendo o custo médio de cada produto, é possível saber o valor real do estoque no período, facilitando sua gestão.

7. CICLO PDCA

Esta metodologia se baseia em 4 palavras em inglês que constituem a Sigla PDCA, são elas, Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Checar) e Act (Atuar).

É utilizada para a solução de problemas específicos que dificultam a gestão do estoque, por exemplo, estoque acumulado sem saída, pedidos feitos em atraso, quantidades conferidas na entrada não batem com a quantidade de itens disponíveis, entre outros.

Identifica-se qual dos problemas tem alcance mais negativo na gestão de estoque e a partir daí se aplica o método PDCA, indicando o que está causando este problema, traçando um plano para sua solução (Plan), executando este plano (Do), checando as consequências (Check) e por fim aplicando a solução na empresa (Act).

Ao final deste processo, caso o resultado seja positivo e o problema seja solucionado, aplica-se o método em um novo problema, porém caso o mesmo não tenha sido resolvido na sua totalidade ou teve outras consequências negativas, aplica-se o método novamente no mesmo problema, até que esteja integralmente solucionado.

8. CURVA ABC

Este método trata-se da classificação dos itens de acordo com o seu grau de importância, definindo-os nas categorias A, B e C.

As alíquotas mais frequentemente utilizadas são:

A: produtos que correspondem a 20% de valor

B: produtos que correspondem a 30% de valor, após os produtos de classificação A

C: restante dos produtos que correspondem a 50% de valor

Os valores utilizados para o cálculo do valor podem ser os mais variados, de acordo com a necessidade da empresa, porém o mais indicado é a lucratividade mensal do produto, ou seja, ter um foco maior em uma pequena quantidade de produtos que correspondem a 20% do faturamento mensal da empresa.

Essa estratégia ajuda a garantir a oferta constante de produtos mais lucrativos, evita a acumulação de produtos com rentabilidade insignificante, protegendo assim o patrimônio da empresa.

9. GIRO DE ESTOQUE

O cálculo de giro de estoque proporciona ao gestor saber exatamente quantas vezes o estoque foi renovado no período de um mês ou se ainda há produtos que não tiveram saída.

É calculado de forma simples, somando-se a quantidade de itens vendidos e dividindo-se pela média de estoque.

A média de estoque pode ser obtida somando-se o estoque inicial + estoque final / 2.

Seguiremos com um exemplo para facilitar a compreensão:

No início do mês o estoque teve a entrada de 10 tablets.

Na primeira quinzena do mês 5 tablets foram vendidos e foi providenciada a compra de mais 10 tablets para recompor o estoque.

No decorrer do mês houve a venda de mais 5 tablets.

O mês finalizou com 10 tablets vendidos.

Para resultado do giro de estoque, soma-se a quantidade de itens vendidos no mês, que foram 10, e divide-se pela quantidade média do estoque que também é de 10 produtos visto que iniciou e terminou o mês com esta quantidade, o que na fórmula de média de estoque mostrada acima configuraria 10 produtos inciais + 10 produtos finais / 2.

Obtém-se de resultado de giro de estoque 1, o que significa que o estoque foi renovado uma vez durante o mês, ou seja os produtos que estavam em estoque no início do mês tiveram saída, e houve a compra da mesma quantidade de produtos.

10. CÓDIGO DE BARRAS

É uma representação em código de todas as informações necessárias para controle do produto. Podem ser incluídas informações de altura, peso, cores, data de validade, entre outras informações.

Com um leitor de código de barras o produto ou mercadoria é classificado, indicando também o local onde será estocado, como fileira, prateleira, etc.

Com essas informações torna-se fácil a verificação dos produtos que estão tendo mais saída, quanto tempo está levando para a finalização do lote, indicando com maior certeza qual a demanda para aquele produto e qual o prazo de abastecimento adequado.

11. KANBAN

Processo que faz parte da metodologia Just in Time. Consiste na criação de uma espécie de mural, atualmente pode-se utilizar um sistema, que poderá ser visualizado por todos os colaboradores da empresa. Nele haverá as seguintes divisões:

– To do – tarefas a realizar

– Doing – tarefas que estão em processo de execução

– Done – tarefas concluídas

Essas são as divisões essenciais para o funcionamento desta metodologia, porém podem haver variações de acordo com a necessidade da empresa.

O objetivo é criar um controle de produção que terá reflexo no estoque, em que um processo só será feito após a conclusão de outros processos dependentes, evitando assim o acúmulo de peças ou tarefas obsoletas no momento, e consequentemente o gerenciamento de estoque sem o acúmulo de produtos desnecessários.

Enfim, como podemos ver, existem mesmo muitos métodos e ferramentas para controle de estoque no mercado, cada um com suas particularidades.

Logo, para escolher o melhor para o seu negócio e desenvolver um planejamento estratégico para atuar no varejo, você deve levar em consideração os custos e benefícios oferecidos por cada um deles. Saber escolher o melhor sistema faz toda a diferença no mercado, e possibilita que a empresa conquiste cada vez mais espaço, atendendo melhor os seus clientes.

Como escolher a melhor ferramenta para controle de estoque?

Pode soar bastante óbvio, mas, basicamente, a melhor metodologia é aquela que, na prática, funcionará para a sua empresa. Muitos gestores cometem o erro de monitorar o armazenamento sem levar em conta o modelo de negócio, fluxo de entrada e saída de mercadorias e, principalmente, a demanda dos produtos.

Por exemplo, um varejista tem necessidades totalmente diferentes de um fabricante. Portanto, a metodologia que melhor se encaixa para o primeiro, provavelmente, será diferente do segundo.

Assim como, dentro do mesmo setor de atuação, o tipo de produto também é fator para se considerar. Um varejista de artigos de vestuário tem necessidade de estocar seus produtos de forma diferente de quem vende equipamentos de informática ou alimentos.

Para você determinar qual a melhor opção, recomendamos:

  • avaliar o modelo de negócio da sua empresa;
  • observar com quantos fornecedores você lida;
  • levantar o fluxo de entrada e saída das mercadorias;
  • monitorar o tamanho do espaço físico necessário;
  • calcular quantas lojas têm e como é feito o abastecimento delas;
  • considerar quem fará a conferência e como é a disponibilidade de tempo dessa pessoa;
  • ponderar o quanto o estoque é importante para a satisfação dos clientes.

No quesito ferramenta, por exemplo, o sistema ERP é um dos mais completos e utilizados atualmente. Ele otimiza todo o fluxo de informações e integra os dados, auxiliando o gestor nas tomadas de decisão. Já o SRM é importante por aprimorar a sua relação com os fornecedores.

Quanto às metodologias, a UEPS e PEPS têm as suas particularidades e são indicadas de acordo com o segmento de atuação, enquanto a “just in time” demanda rapidez na geração de novo estoque caso necessário, reduzindo os custos.

Além disso, é importante destacar que as ferramentas para controle de estoque servem como diferencial competitivo. Por meio delas, o gestor otimiza tarefas mais operacionais e, dessa forma, fica livre para liderar, criar estratégias de atuação e definir melhor as promoções.

Gostou deste conteúdo e quer continuar lendo mais artigos parecidos? Então não se esqueça de curtir a página da Fox Manager no Facebook para ficar por dentro das melhores postagens sobre gestão empresarial!

Artigos Relacionados

1 comentário em “Métodos e ferramentas para controle de estoque: conheça os 11 principais!”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Artigos relacionados


Dicas para otimizar a Gestão de Compras

A gestão de compras é um dos métodos de melhorar o desempenho da empresa. Por meio dela, é possível manter os estoques sempre abastecidos e os produtos com uma maior qualidade. Por conseguinte, há um faturamento maior da empresa de maneira gera..

Estoque
Controle de estoque

Controle de estoque, normalmente, é uma atividade um tanto quanto sensível para as lojas, empresas de comércio eletrônicos e pequenas indústrias. Através da gestão de inventário, ela permitirá tanto a economia de dinheiro e tempo, desde que ..

controle de estoque erp
Sistema ERP: entenda como ele ajuda no controle de estoque

O sucesso de um negócio depende bastante das ferramentas que ele escolhe para utilizar no dia a dia. Quando foi a última vez que você reviu os seus processos e implementou uma ferramenta verdadeiramente inovadora para o seu controle de estoque? Ne..

Tags

Facebook Page