Saber com exatidão a quantidade de itens e patrimônio da empresa é essencial para o bom andamento dos negócios. Por isso, é importante ter um método de classificação e conhecer sobre os tipos de inventário para sua empresa.
Muitas pessoas acabam não dando a atenção necessária para esta ferramenta de estoque por acharem desnecessária.
Porém ela pode ser crucial para uma gestão empresarial eficiente. Para gerir informações importantes e tomar decisões que são fundamentais para o desenvolvimento da empresa. Sempre será necessário manter o inventário atualizado.
Entenda, você saber quantos itens e produtos ainda há em estoque por exemplo, o pode ser decisivo ao fazer novos pedidos de compras para a empresa ou analisar o controle das vendas, bem como monitorar o espaço físico adequadamente.
Neste artigo do Blog FoxManager abordaremos do que se trata o inventário e qual a sua importância. Mais ainda, mostraremos de que forma o processo de inventário pode ajudar você a tomar decisões importantes.
ÍNDICE:
- O que é um inventário?
- As vantagens
- Evita ações desnecessárias
- Tipos de Inventário
- Inventário Periódico
- Inventário Patrimonial
- Inventário Permanente
- Cuidados ao aplicar
- Outras ferramentas de estoque
- A Curva ABC
- Importância de Gestão de Estoque
O que é um inventário?
Um inventário é uma ferramenta que todo empreendedor deveria utilizar. É uma lista que serve para identificar, categorizar e quantificar todos os objetos do estoque ou do patrimônio da empresa. Portando, não entram valores como bens intangíveis (recursos humanos, imagem pública e etc) da organização.
Além disso, os inventários podem ser utilizados para acompanhar todo tipo de mudança dentro do estoque. Ele é de extrema importância principalmente para empresas que trabalham com vendas.
As vantagens
Independente de qual tipo de inventário você opta na sua empresa, é possível ter uma ideia de qual é a função de ter um inventário. A função principal é, portanto, ter controle sobre o bens da empresa no geral e controle de estoque. Ou seja, cada item.
A partir dessa função, podemos indicar várias vantagens. Entre elas, temos: evitar desperdício, redução de gastos, diminuir problemas com vendas e adequar o que há na empresa com o espaço físico disponível.
Conclui-se que todo o desperdício que acontece com o estoque de empresas tem uma origem específica: falta de cuidado na hora de controlar a entrada e saída de produtos. Então, você pode acabar comprando demais um item que não tenha tanto retorno, ou deixando faltar itens essenciais.
Com o inventário, você tem total controle sobre a validade dos bens e materiais necessários para o bom andamento dos negócios.
A redução de custos é consequência da vantagem citada acima.
Atenção: Precisa fazer a gestão eficiente de estoque na sua empresa? A melhor opção é usar um sistema ERP gratuito.
Evita ações desnecessárias
Evitando desperdícios, você utiliza o estoque que tem e, consequentemente, gasta menos comprando coisas que não são necessárias no momento. Reposições desnecessárias deixarão de ocorrer caso você esteja com um inventário em mãos.
Além disso, é possível analisar se o volume de vendas de um produto é grande ou pequeno. Também se pode eliminar ou reduzir os produtos cujas vendas estão em baixa ou insatisfatórias para a empresa a partir dos relatórios recebidos.
- Leia também: PDV – como otimizar o seu Ponto de Vendas
A falta de controle das vendas é só uma consequência de não utilizar o inventário. Quando você está com um inventário estruturado, provavelmente o seu estoque se manterá constante. Afinal, você estará sempre repondo o que tiver maior saída. Isso evita que um cliente entre na empresa em busca de um produto e os seus funcionários tenham que falar “tínhamos, não temos mais”.
Se para cada cliente que aparece procurando um produto, for identificada a falta do mesmo, então você perderá várias vendas.
Além de tudo isso, o inventário permitirá que você adeque todo o espaço que você possui à quantidade de estoque realmente necessária, permitindo o melhor aproveitamento do espaço físico.
Tipos de inventário
Os tipos de inventários que existem são os mais variados. Poderíamos citar três deles: inventário periódico, patrimonial e permanente. Cada um deles se adequa a um objetivo específico, mas você pode utilizar mais de um juntos para um maior controle da empresa.
Periódico
O inventário periódico é aquele que adota uma contagem constante e atualização do estoque em certos períodos determinados. Esses períodos podem ser desde semanas até anos.
O número de itens não é atualizado de acordo com as vendas, mas sim de acordo com o período de verificação da empresa. É por meio da importância da atualização do inventário para a empresa, ou seja, o fluxo de estoques dentro dela, que a periodicidade irá ser definida. Empresas que têm um fluxo menor de estoque e que fazem reposições grandes de mercadorias podem optar por esse modelo de inventário.
Patrimonial
O inventário patrimonial se refere aos bens permanentes dentro da empresa como carros, móveis, imóveis, prédios e todo tipo de bens que são duradouros. Saber a quantidade de carros e imóveis da empresa, por exemplo, é essencial se a empresa quer crescer pois permite fazer previsões de novas compras ou substituições que interferem no fluxo de caixa ou facilita ainda definir um valor para venda da empresa.
![No inventário, veículos também fazem parte do inventário da empresa](https://blog.foxmanager.com.br/wp-content/uploads/2020/10/inventario-e-controle-de-estoque.jpg)
Esse tipo de inventário está focado em mostrar uma visão sobre o que se tem dentro da empresa e que provavelmente permanecerá por um longo tempo, ou até que seja vendido. Contudo, raramente são vendidos esse tipo de itens, o que faz sua atualização ser um pouco mais lenta.
Permanente
O inventário permanente é aquele que é atualizado em tempo real. Ou seja: se um item saiu agora, ele será atualizado no mesmo momento. Do mesmo modo, se um produto entrou, então ele será também categorizado de imediato.
Para esse tipo específico é necessária a utilização de um software que disponibilize o controle de inventário.
Assim feito, o estoque é monitorado através do sistema, que o atualiza tanto na saída quanto na entrada de produtos. A vantagem de utilizar um software é que minimiza consideravelmente os erros com relação a uma planilha. Por exemplo, mantém o inventário atualizado constantemente e torna o processo mais rápido e ágil quando o utilizamos para compras e vendas de itens. Desse modo, o gestor não precisa se preocupar em realizar a contagem de estoque toda hora.
O ERP FoxManager é um modelo de sistema que facilita ainda mais esse acompanhamento contínuo. Um sistema de gestão empresarial que integra o controle de estoque com demais setores, da contabilidade ao financeiro.
Um ERP online que executa operações simultâneas de baixa de produtos e matérias-primas em todos os setores em tempo real.
Cuidados ao Aplicar
Seja qualquer um dos três tipos citados acima, é importante tomar cuidados ao aplicar a gestão de inventário da empresa.
- Não realize a contagem nos dias de fluxo de saídas e entradas de produto mais intensas. Para não haver problemas, escolha os dias em que não existe movimentação no estoque da empresa, como fins de semana, bem como feriados.
- Faça a organização contínua do espaço de trabalho com vistas em diminuir a possibilidade de erro e tornar o processo mais eficiente. Utilize uma metodologia de inventário por agrupamento de itens.
- Ainda sobre o agrupamento de itens, o ideal é categorizar e identificar cada espaço ocupado. Para isso, enumere as gavetas, prateleiras, estantes e armários que guardem os produtos. Isso vai facilitar as futuras contagens pois você fará as associações dos itens com os locais.
- Se tem uma coisa que pode te trair, é sua memória. Não confie nela! Por isso, conte item por item. Um por um! Averigue visualmente os compartimentos onde são guardados os produtos, faça a contagem e registre.
- Ainda sobre o agrupamento de itens, o ideal é categorizar e identificar cada espaço ocupado. Para isso, enumere as gavetas, prateleiras, estantes e armários que guardem os produtos. Isso vai facilitar as futuras contagens pois você fará as associações dos itens com os locais.
- Se tem uma coisa que pode te trair, é sua memória. Não confie nela! Por isso, conte item por item. Um por um! Averigue visualmente os compartimentos onde são guardados os produtos, faça a contagem e registre.
- Eu espero que não seja seu caso e que você invista em um sistema de automação empresarial que lhe permita fazer melhor controle de estoque. Mas se você possuir apenas recursos humanos, é importante fazer outra contagem após a primeira.
- O diferencial de um bom inventário está nos detalhes que você registra. Data de entrada, validade, lote código de identificação, volume, e etc… as quantidades são bem amplas e irão lhe ajudar a não errar a mão na hora da reposição.
Outras ferramentas de estoque
Além de conhecer sobre quais são os tipos de estoque, quem precisa melhorar a gestão de materiais e a logística no seu negócio deve conhecer alguns temas relacionados com a gestão de estoque. Dessa forma, veja alguns deles nos links abaixo:
- Curva ABC
- Inventário
- Ferramentas de estoque
- Sistema ERP online para gestão integrada
- Nota fiscal de entrada
A curva ABC
A curva abc é um método, trata-se da classificação dos itens de acordo com o seu grau de importância, definindo-os nas categorias: A, B e C.
As alíquotas mais frequentemente utilizadas são:
A: produtos que correspondem a 20% de valor
B: produtos que correspondem a 30% de valor, após os produtos de classificação A
C: restante dos produtos que correspondem a 50% de valor
Os valores utilizados para o cálculo do valor podem ser os mais variados, de acordo com a necessidade da empresa, porém o mais indicado é a lucratividade mensal do produto, ou seja, ter um foco maior em uma pequena quantidade de produtos que correspondem a 20% do faturamento mensal da empresa.
![curva abc](https://blog.foxmanager.com.br/wp-content/uploads/2020/07/CURVA-ABC-NO-ESTOQUE.jpg)
Essa estratégia ajuda a garantir a oferta constante de produtos mais lucrativos. Isso evita a acumulação de produtos com rentabilidade insignificante, protegendo assim o patrimônio da empresa.
Importância da gestão de estoque
A gestão de estoque deve usar metodologias desenvolvidas por especialistas em logística, que proporcionam maneiras de trabalho que podem ser adaptadas nas organizações. Para essa administração é preciso conhecer bem os tipos de estoque existentes.
Essas metodologias otimizam o trabalho e fazem com que o processo de armazenamento de cada produto e o atendimento às demandas seja mais eficiente.
Além disso, por meio desses processos o empresário consegue agilizar a logística, facilitar o processo de conferência e inventário. Além de reduzir perdas e atrasos na entrega, entre outros pontos fundamentais para o negócio.
Realizado antes manualmente, com o uso de planilhas, o controle de estoque era passível de erros graves, que podiam comprometer o faturamento das empresas. Entretanto, com o surgimento de novas tecnologias, ferramentas computadorizadas e métodos inteligentes, todo esse processo ficou mais simples, seguro e completo. O controle de estoque é fundamental para a boa administração, mas contando com a tecnologia.
Conclusão
Você viu a importância da utilização de alguns tipos de inventários, tanto para inventário de estoque quanto para inventário de bens. Aqueles que permitem o controle de informações sobre entradas e saídas de itens no geral.
Portanto, os inventários devem ser utilizados regularmente, pois fornecem uma visão geral dos bens para controle de patrimônio e produtos e outros materiais para controle de estoque.
Em resumo, o controle de estoque pode ajudar em novos planejamentos e se adequar para as necessidades do mercado.
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