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O inventário de empresa na gestão de estoque do negócio

Redação FoxManager
Escrito por Redação FoxManager em 14/08/2018
O inventário de empresa na gestão de estoque do negócio

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Saber com exatidão a quantidade de itens e patrimônio da empresa é essencial para o bom andamento dos negócios. Por isso, é importante ter um método de classificação e conhecer sobre os tipos de inventário para sua empresa. 

Muitas pessoas acabam não dando a atenção necessária para esta ferramenta de estoque por acharem desnecessária.

Porém ela pode ser crucial para uma gestão empresarial eficiente. Para gerir informações importantes e tomar decisões que são fundamentais para o desenvolvimento da empresa. Sempre será necessário manter o inventário atualizado.

Entenda, você saber quantos itens e produtos ainda há em estoque por exemplo, o pode ser decisivo ao fazer novos pedidos de compras para a empresa ou analisar o controle das vendas, bem como monitorar o espaço físico adequadamente.

Neste artigo do Blog FoxManager abordaremos do que se trata o inventário e qual a sua importância. Mais ainda, mostraremos de que forma o processo de inventário pode ajudar você a tomar decisões importantes.  

ÍNDICE:

O que é um inventário?

Um inventário é uma ferramenta que todo empreendedor deveria utilizar. É uma lista que serve para identificar, categorizar e quantificar todos os objetos do estoque ou do patrimônio da empresa. Portando, não entram valores como bens intangíveis (recursos humanos, imagem pública e etc) da organização.

Além disso, os inventários podem ser utilizados para acompanhar todo tipo de mudança dentro do estoque. Ele é de extrema importância principalmente para empresas que trabalham com vendas.

As vantagens

Independente de qual tipo de inventário você opta na sua empresa, é possível ter uma ideia de qual é a função de ter um inventário. A função principal é, portanto, ter controle sobre o bens da empresa no geral e controle de estoque. Ou seja, cada item.

A partir dessa função, podemos indicar várias vantagens. Entre elas, temos: evitar desperdício, redução de gastos, diminuir problemas com vendas e adequar o que há na empresa com o espaço físico disponível.

Conclui-se que todo o desperdício que acontece com o estoque de empresas tem uma origem específica: falta de cuidado na hora de controlar a entrada e saída de produtos. Então, você pode acabar comprando demais um item que não tenha tanto retorno, ou deixando faltar itens essenciais.

Com o inventário, você tem total controle sobre a validade dos bens e materiais necessários para o bom andamento dos negócios.

A redução de custos é consequência da vantagem citada acima.

Atenção: Precisa fazer a gestão eficiente de estoque na sua empresa? A melhor opção é usar um sistema ERP gratuito.

Evita ações desnecessárias

Evitando desperdícios, você utiliza o estoque que tem e, consequentemente, gasta menos comprando coisas que não são necessárias no momento. Reposições desnecessárias deixarão de ocorrer caso você esteja com um inventário em mãos.

Além disso, é possível analisar se o volume de vendas de um produto é grande ou pequeno. Também se pode eliminar ou reduzir os produtos cujas vendas estão em baixa ou insatisfatórias para a empresa a partir dos relatórios recebidos.

A falta de controle das vendas é só uma consequência de não utilizar o inventário. Quando você está com um inventário estruturado, provavelmente o seu estoque se manterá constante. Afinal, você estará sempre repondo o que tiver maior saída. Isso evita que um cliente entre na empresa em busca de um produto e os seus funcionários tenham que falar “tínhamos, não temos mais”.

Se para cada cliente que aparece procurando um produto, for identificada a falta do mesmo, então você perderá várias vendas.

Além de tudo isso, o inventário permitirá que você adeque todo o espaço que você possui à quantidade de estoque realmente necessária, permitindo o melhor aproveitamento do espaço físico.

Tipos de inventário

Os tipos de inventários que existem são os mais variados. Poderíamos citar três deles: inventário periódico, patrimonial e permanente. Cada um deles se adequa a um objetivo específico, mas você pode utilizar mais de um juntos para um maior controle da empresa.

Periódico

O inventário periódico é aquele que adota uma contagem constante e atualização do estoque em certos períodos determinados. Esses períodos podem ser desde semanas até anos.

O número de itens não é atualizado de acordo com as vendas, mas sim de acordo com o período de verificação da empresa. É por meio da importância da atualização do inventário para a empresa, ou seja, o fluxo de estoques dentro dela, que a periodicidade irá ser definida. Empresas que têm um fluxo menor de estoque e que fazem reposições grandes de mercadorias podem optar por esse modelo de inventário.

Patrimonial

O inventário patrimonial se refere aos bens permanentes dentro da empresa como carros, móveis, imóveis, prédios e todo tipo de bens que são duradouros. Saber a quantidade de carros e imóveis da empresa, por exemplo, é essencial se a empresa quer crescer pois permite fazer previsões de novas compras ou substituições que interferem no fluxo de caixa ou facilita ainda definir um valor para venda da empresa.

No inventário, veículos também fazem parte do inventário da empresa
Redação FoxManager | Blog FoxManager | Conteúdo relevante e dicas para a gestão do seu negócio Veículos também fazem parte do inventário da empresa

Esse tipo de inventário está focado em mostrar uma visão sobre o que se tem dentro da empresa e que provavelmente permanecerá por um longo tempo, ou até que seja vendido. Contudo, raramente são vendidos esse tipo de itens, o que faz sua atualização ser um pouco mais lenta.

Permanente

O inventário permanente é aquele que é atualizado em tempo real. Ou seja: se um item saiu agora, ele será atualizado no mesmo momento. Do mesmo modo, se um produto entrou, então ele será também categorizado de imediato.

Para esse tipo específico é necessária a utilização de um software que disponibilize o controle de inventário.

Assim feito, o estoque é monitorado através do sistema, que o atualiza tanto na saída quanto na entrada de produtos. A vantagem de utilizar um software é que minimiza consideravelmente os erros com relação a uma planilha. Por exemplo,  mantém o inventário atualizado constantemente e torna o processo mais rápido e ágil quando o utilizamos para compras e vendas de itens. Desse modo, o gestor não precisa se preocupar em realizar a contagem de estoque toda hora.

O ERP FoxManager é um modelo de sistema que facilita ainda mais esse acompanhamento contínuo. Um sistema de gestão empresarial que integra o controle de estoque com demais setores, da contabilidade ao financeiro.

Um ERP online que executa operações simultâneas de baixa de produtos e matérias-primas em todos os setores em tempo real.

Cuidados ao Aplicar

Seja qualquer um dos três tipos citados acima, é importante tomar cuidados ao aplicar a gestão de inventário da empresa.

  • Não realize a contagem nos dias de fluxo de saídas e entradas de produto mais intensas. Para não haver problemas, escolha os dias em que não existe movimentação no estoque da empresa, como fins de semana, bem como feriados.
  • Faça a organização contínua do espaço de trabalho com vistas em diminuir a possibilidade de erro e tornar o processo mais eficiente. Utilize uma metodologia de inventário por agrupamento de itens.
  • Ainda sobre o agrupamento de itens, o ideal é categorizar e identificar cada espaço ocupado. Para isso, enumere as gavetas, prateleiras, estantes e armários que guardem os produtos. Isso vai facilitar as futuras contagens pois você fará as associações dos itens com os locais.
  • Se tem uma coisa que pode te trair, é sua memória. Não confie nela! Por isso, conte item por item. Um por um! Averigue visualmente os compartimentos onde são guardados os produtos, faça a contagem e registre.
  • Ainda sobre o agrupamento de itens, o ideal é categorizar e identificar cada espaço ocupado. Para isso, enumere as gavetas, prateleiras, estantes e armários que guardem os produtos. Isso vai facilitar as futuras contagens pois você fará as associações dos itens com os locais.
  • Se tem uma coisa que pode te trair, é sua memória. Não confie nela! Por isso, conte item por item. Um por um! Averigue visualmente os compartimentos onde são guardados os produtos, faça a contagem e registre.
  • Eu espero que não seja seu caso e que você invista em um sistema de automação empresarial que lhe permita fazer melhor controle de estoque. Mas se você possuir apenas recursos humanos, é importante fazer outra contagem após a primeira.
  • O diferencial de um bom inventário está nos detalhes que você registra. Data de entrada, validade, lote código de identificação, volume, e etc… as quantidades são bem amplas e irão lhe ajudar a não errar a mão na hora da reposição.

Outras ferramentas de estoque

Além de conhecer sobre quais são os tipos de estoque, quem precisa melhorar a gestão de materiais e a logística no seu negócio deve conhecer alguns temas relacionados com a gestão de estoque. Dessa forma, veja alguns deles nos links abaixo:

A curva ABC

A curva abc é um método, trata-se da classificação dos itens de acordo com o seu grau de importância, definindo-os nas categorias: A, B e C.

As alíquotas mais frequentemente utilizadas são:

A: produtos que correspondem a 20% de valor

B: produtos que correspondem a 30% de valor, após os produtos de classificação A

C: restante dos produtos que correspondem a 50% de valor

Os valores utilizados para o cálculo do valor podem ser os mais variados, de acordo com a necessidade da empresa, porém o mais indicado é a lucratividade mensal do produto, ou seja, ter um foco maior em uma pequena quantidade de produtos que correspondem a 20% do faturamento mensal da empresa.

curva abc
Redação FoxManager | Blog FoxManager | Conteúdo relevante e dicas para a gestão do seu negócio

Essa estratégia ajuda a garantir a oferta constante de produtos mais lucrativos. Isso evita a acumulação de produtos com rentabilidade insignificante, protegendo assim o patrimônio da empresa.

Importância da gestão de estoque

A gestão de estoque deve usar metodologias desenvolvidas por especialistas em logística, que proporcionam maneiras de trabalho que podem ser adaptadas nas organizações. Para essa administração é preciso conhecer bem os tipos de estoque existentes.

Essas metodologias otimizam o trabalho e fazem com que o processo de armazenamento de cada produto e o atendimento às demandas seja mais eficiente.

Além disso, por meio desses processos o empresário consegue agilizar a logística, facilitar o processo de conferência e inventário. Além de reduzir perdas e atrasos na entrega, entre outros pontos fundamentais para o negócio.

Realizado antes manualmente, com o uso de planilhas, o controle de estoque era passível de erros graves, que podiam comprometer o faturamento das empresas. Entretanto, com o surgimento de novas tecnologias, ferramentas computadorizadas e métodos inteligentes, todo esse processo ficou mais simples, seguro e completo. O controle de estoque é fundamental para a boa administração, mas contando com a tecnologia.

Conclusão

Você viu a importância da utilização de alguns tipos de inventários, tanto para inventário de estoque quanto para inventário de bens. Aqueles que permitem o controle de informações sobre entradas e saídas de itens no geral.

Portanto, os inventários devem ser utilizados regularmente, pois fornecem uma visão geral dos bens para controle de patrimônio e produtos e outros materiais para controle de estoque.

Em resumo, o controle de estoque pode ajudar em novos planejamentos e se adequar para as necessidades do mercado.

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