Funcionalidades de um ERP para empresas

O ERP é um sistema utilizado por várias empresas hoje em dia e busca integrar várias funções e ferramentas utilizadas dentro de uma empresa. Sendo assim, ele reúne as principais atividades necessárias em uma empresa, independente do seu ramo.

Neste artigo abordaremos as principais funcionalidades de um ERP e de que maneira ele pode ser a solução para a organização do seu negócio. O assunto deve ser conhecido por gestores e empresários. O sistema é comum em empresas de todos os portes.

Antes de tudo, no entanto, explicaremos o que é um ERP e como ele geralmente é estruturado.

O que é um ERP?

ERP é um termo que vem do inglês e significa, em tradução livre, o Planejamento dos Recursos da Empresa. Isso significa que ele auxilia no planejamento das mais variadas atividades da empresa, desde as operações diárias até análises mais complexas, dentro das questões administrativas e operacionais da empresa.

O sistema é digital e fica responsável por cuidar de faturamentos, balanços contábeis, compras, fluxo de caixa, verificação do pagamento de impostos, controle de estoque, inventários e muito mais. Geralmente, o ERP se caracteriza por três categorias e funciona por meio delas, além de exercer suas funcionalidades.

A primeira camada é a que o usuário lida com funcionalidades, processos e cadastros para que o sistema opere na empresa. A segunda guarda os dados cadastrados na primeira camada e a última camada se trata daquela que define o ERP como ele é, suas funcionalidades, operações, customizações, isto é, o código-fonte do ERP.

Além de tudo isso, o ERP tem como objetivo a organização da empresa. Ele mostra todas as informações necessárias para que a empresa se mantenha organizada: impostos, produtos, valores, lucros, compras, clientes, pagamentos, fornecedores, estimativa de vendas, margem de lucro e muito mais. O sistema ainda assegura que os dados registrados podem trazer novos dados e informações que melhoram a situação da empresa como: quais são os clientes mais recorrentes, quais produtos são mais vendidos, qual o melhor período de vendas de um determinado produto.

Quais são as funcionalidades principais do ERP?

Existem várias funcionalidades dentro de um ERP e destacaremos algumas delas neste artigo, como a emissão de notas fiscais e a emissão de boletos, por exemplo.

Emissão de boletos

A emissão de boletos é uma das funcionalidades do ERP. É possível integrar o sistema de forma que ele gere o boleto de acordo com o que está sendo vendido ou negociado no momento. Além disso, é essencial manter um sistema consistente de geração de boletos para evitar fraudes com eles, algo comum entre os cibercrimes de hoje em dia.

Agilidade em operações administrativas

Uma das vantagens do ERP é a de que ele permite que as operações administrativas sejam feitas de forma rápida, aumentando tanto a eficiência quanto a organização das operações administrativas da empresa. O sistema se integra com as funções da empresa e realiza as operações de forma sincronizada e ordenada.

Além disso, o índice de erros nessas operações administrativas tende a diminuir quando automatizadas.

Emissão de notas fiscais eletrônicas com ERP

As notas fiscais são essenciais para as empresas, pois as emissões são obrigatórias para registro de transações.

A garantia da emissão de uma nota fiscal eletrônica em cada uma das compras é importante para a empresa manter-se legal juridicamente. Os documentos também são arquivados pelo sistema, o que torna fácil a localização e organização de todas as notas fiscais em casos específicos.

Ter um ERP que atenda este item é de extrema importância, já que o procedimento da emissão de notas fiscais eletrônicas envolve vários pequenas operações complexas como a criação de um arquivo .xml, transferência do arquivo até a Secretaria da Fazenda e a recepção da autorização da nota fiscal pela Secretaria.

O software  tem a capacidade de realizar os cálculos cadastrados tornando o processo mais fácil. O cálculo de impostos como ICMS, DIFAL, IPI, PIS, COFINS e outros das notas fiscais é feito de forma automática, pelo sistema ERP, tornando os erros ainda menos recorrentes.

Controle do estoque com ERP

O estoque pode ser controlado também por meio do ERP – e com qualidade.

Manter o estoque organizado não é apenas uma tarefa importante, mas também essencial para manter qualquer empresa funcionando de forma eficiente.

• Inventário de estoque e ERP: dicas para aumentar controle e evitar perda de produtos em empresas

A lista de fornecedores, quantidade de estoque de cada item, controle de pedidos, baixa automática na contabilidade, controle de inventários, entre outras atividades, tudo isso pode ser controlado pelo ERP.

O ERP não só controla o estoque, como também mostra o momento certo para vender ou comprar itens objetivando maior rentabilidade, dependendo do período em que isso será feito.

Integração com e-commerce

A integração do ERP com os e-commerces é algo que todo empreendedor desse setor precisa ter em mente.

O ERP geralmente possui seu próprio PDV, ou seja, Ponto de Venda, que é a plataforma utilizada em atendimentos com o cliente nos estabelecimentos, porém quando não possuir, deve ser capaz de integrar as informações de loja com os setores de venda, financeiro e contábil, tanto do meio digital quanto do meio físico. Dessa forma pode fornecer o controle total das atividades da empresa.

Se não há uma conversa entre o lado digital e o físico, então alguns produtos podem ser registrados de forma errada, duplicada, enfim, todo tipo de erro pode acontecer.

Controlar dívidas com ERP

O controle das inadimplências dentro da empresa é apenas mais uma das vantagens de integrar um ERP. Podem ser dados avisos em relação a clientes que estão com pagamento atrasado, tanto para o consumidor quanto para a empresa lembrar de notificar o devedor. Desse modo, o controle dessas dívidas aumenta bastante.

No ERP online FoxManager por exemplo, é possível até o envio de um email com o link para pagamento direto no cartão de crédito, com as opções de parcelas desejadas pelo cliente.

Padronização de operações e controles

Os processos da empresa são padronizados, ou seja, tudo fica com maior qualidade, além de estar bem mais planejado, o que mostra um bom desempenho nos resultados finais.

O ERP controla as atividades de forma fria e padronizada, fazendo uma forte integração da empresa e suas operações.

Conclusões 

No geral, essas são as principais funcionalidades de um ERP e de que forma ele funciona. A empresa consegue ter muito mais vantagens ao investir em uma boa integração com ERP.

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