Por que um Sistema de Gestão Integrada é importante?

O mundo corporativo está cada vez mais competitivo e, nesse contexto, uma das principais ferramentas utilizadas pelas empresas é a gestão integrada. Ela é obtida a partir do uso de tecnologias criadas especificamente para isso, são os chamados Sistemas de Gestão Integrada (ERP).

Primeiramente, investir em ERP não é um simples aparato de luxo para o empreendimento, mas sim um elemento essencial para que ela alcance metas. O ERP a ajuda a se mantenha ativa no mercado em constante desenvolvimento saudável e lucrativa, mesmo diante de fatores negativos como crises econômicas.

Em segundo, para entender como funciona a gestão integrada e porque ela é importante para qualquer negócio, acompanhe esse post. Você encontrará uma breve explicação do conceito, para o que ela serve e quais são os principais benefícios.

O que é um Sistema de Gestão Integrada?

A gestão integrada é a associação de todos os departamentos da companhia, de forma que as informações, processos, formas de comunicação entre outros elementos sejam unificados. O empreendimento passa a ser visto como um conjunto de órgãos harmônicos e, com isso, torna clara a necessidade de um trabalho conjunto de todos os setores.

O uso dessa estratégia permite que o administrador tenha maior controle dos processos. Uma vez que ele pode identificar exatamente em qual etapa da cadeia produtiva se encontram gargalos, problemas e custos altos. Além disso, ele poderá identificar onde estão as forças do negócio e aproveitá-las.

Esse instrumento pode ser utilizado com ou sem o auxílio da tecnologia, mas o recomendado é que um Sistema Integrado de Gestão Empresarial – ERP, (Entreprise Resource Planning, ou Planejamento dos recursos da empresa, em português) seja instalado. Trata-se da resposta mais rápida, fácil e econômica para aproveitar a interconexão explicada.

Para que Serve esse Sistema?

O uso desse software é  amplo, uma vez que seus códigos são arquitetados para trabalhar com mercados de inúmeros ramos comerciais. Ele pode ser facilmente instalado em inúmeras máquinas para aproveitar a tecnologia já presente no estabelecimento.

A empresa contratada também oferecerá constante suporte técnico para elucidar eventuais dúvidas. Confira algumas de suas inúmeras funções a seguir.

Unificação deDados e Processos

Uma das principais utilidades do sistema é a unificação das informações em uma única plataforma. Ou seja: permite que o gestor acompanhe, em tempo real e de forma precisa, todas as operações e movimentações dos setores.

É com essa funcionalidade que ele pode analisar qual processo leva mais tempo para ser finalizado e qual operação exige mais recursos. Não há necessidade de aguardar planilhas e relatórios ao fim do mês para verificar os processos. Com poucos cliques já é possível terá toda a informação necessária em uma tela.

Automação de Burocracia

Os processos burocráticos são aqueles que não atuam diretamente na produtividade da companhia. Em outras palavras, a elaboração e entrega de relatórios, execução de cadastros, cálculos, organização e armazenamento de documentos.

Graças à tecnologia ERP, tudo será feito de forma automática. Como todos os dados estarão no sistema, ele gerará todos os relatórios, atualizará os cadastros, realizará os cálculos de forma mais rápida e precisa. Isso inclui emissão de boletos e notas fiscais eletrônicas automaticamente, entre outros procedimentos burocráticos.

Controle de Estoque, Fiscal e Inadimplência

O ERP é um software de gestão e, por isso, possui funcionalidades que atende todas as necessidades relacionadas ao controle do negócio. O programa organiza a lista de fornecedores com poucos cliques, informa melhores datas de pagamento e demonstra produtos em estoque de forma precisa, por exemplo.

Quanto ao controle fiscal, ele foi programado para trabalhar nos ditames da legislação tributária e fiscal. Além disso, um computador não comete erros de cálculos e prazos como humanos. Com a automação da gestão de obrigações principais e acessórias tributárias, você não terá problemas com o Fisco.

Qualquer negócio sofre com maus pagadores, sejam eles clientes ou parceiros. O ERP também auxilia o gestor nesse aspecto ao fornecer listas e avisos dos pagamentos atrasados a receber. Além de até mesmo enviar e-mails de cobrança para os devedores automaticamente.

Maneira Eficiente de Alcançar Objetivos

A serventia principal desse software é alcanças os objetivos estipulados pelos administradores mais rápida e eficientemente. Tais metas podem ser de ampliar a cartela de clientes, reduzir custos, manter um faturamento constante, aumentar lucratividade, entre outras.

Quais os Principais Benefícios do Sistema de Gestão Integrada Dentro das Empresas?

As funcionalidades explicadas anteriormente asseguram inúmeras vantagens para que a empresa alcance seus objetivos e se destaque no mercado — seja ela pequena, média ou grande e de qualquer ramo comercial. Entenda quais são os principais benefícios nos tópicos seguintes.

Informações Reais

Informações sobre o orçamento, finanças, vendas, estoque, receitas, despesas e outros elementos impactantes são absolutamente reais. Isso se dá devido ao fato de que não ocorrerão falhas matemáticas, como também não faltarão dados de algum setor, pois todos eles estarão unificados em um único sistema.

Melhor Tomada de Decisão

Com a transparência das informações, o administrador tomará decisões mais assertivas e corretas, pois ele sabe que os dados são reais e que nenhum detalhe foi omitido. Ele poderá requisitar diferentes relatórios instantaneamente, como o de número de vendas no último semestre ou ano, por exemplo. Tudo para obter uma análise mais concreta do negócio e do mercado.

Aumento da Produtividade

Com a automação dos procedimentos, os colaboradores e administradores poderão se concentrar na sua atividade principal. Por exemplo, o vendedor se preocupará menos com contas e cadastros e focará mais na venda dos produtos aos clientes.

Outra situação é o setor contábil: o contador despenderá menos tempo realizando cálculos e terá mais espaço para elaborar um planejamento tributário. Como o sistema beneficia todos os departamentos, a produtividade de toda a empresa será amplificada de modo exponencial.

Economia de Tempo

Como a automação de processos e redução da burocracia permitem uma grande economia de tempo. Aliadas ao aumento da produtividade as tarefas serão finalizadas muito antes do esperado. Isso permite que as metas possam ser estipuladas em um prazo mais curto.

Maximização da Lucratividade

A minimização de falhas humanas e multas fiscais, aliadas às vantagens previamente explicadas, farão com que gastos sejam reduzidos.  Além disso, as vendas podem aumentar, a clientela se diversifica e entre outras ocorrências que aumentam a lucratividade.

Com o uso do ERP também serão reduzidos os gastos com impressoras, tintas, papéis e impressões em geral. Isso porque todos os dados serão inseridos na plataforma. Essa economia maximizará ainda mais a retenção dos lucros.

É inegável que um Sistema de Gestão Integrada é imensamente benéfico à companhia. Todavia, visto que a sua importância vai muito além de uma simples facilitação do trabalho e consiste em uma essencialidade para garantir a sobrevivência no negócio perante o mercado. Com o barateamento da internet e computadores em geral, investir nesse software se tornou acessível para qualquer empresa.

Por fim, entre em contato conosco para conhecer o Sistema de Gestão Integrada e aproveite as vantagens da tecnologia!