Administração

9 vantagens de contar com um sistema de gestão online

Redação - FoxManager
Escrito por Redação - FoxManager em 25/01/2018
9 vantagens de contar com um sistema de gestão online

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Com o rápido desenvolvimento da tecnologia, a administração de todas as empresas de sucesso passou a ser por meio de um sistema de gestão online. Não é novidade que a informatização reduz a burocracia, custos e tempo gasto em escritórios, consultórios e em empresas de forma generalizada.

Porém, os benefícios de se utilizar sistemas de gestão empresarial conhecidos como softwares ERP vão ainda além. Eles são a solução mais econômica para alavancar seu faturamento, reduzir falhas, proteger seu negócio de eventuais crises econômicas e até mesmo se tornar referência no mercado.

Se você deseja saber como esse programa proporciona esses benefícios, basta acompanhar a leitura desta publicação. Aqui nós listamos as 9 principais vantagens práticas obtidas ao fazer uso desse serviço. Confira!

1. Aumento da produtividade

Esse primeiro tópico trata do aumento da eficiência operacional, benefício que se estende a todos os setores da companhia, englobando as tarefas de todos os colaboradores.

O sistema automatiza diversas operações puramente burocráticas, com a eliminação dessas etapas. Cada funcionário poderá focar em suas atividades principais, economizando tempo, aumentando a qualidade do serviço, potencializando sua produtividade e, consequentemente, aumentando a lucratividade de forma geral.

Por exemplo, imagine que o vendedor esteja diante de um cliente e precisa calcular rapidamente um desconto sobre um produto de forma que a empresa ainda lucre. Tudo poderá ser realizado com poucos cliques na tela de seu dispositivo ou pode até mesmo estar previamente calculado.

Da mesma forma, um administrador não se estressará com questões rotineiras e concentrará seus esforços no planejamento estratégico. O programa gera automaticamente diversas planilhas e dados úteis como:

  • comissões;
  • condições de pagamentos;
  • orçamentos;
  • preço por clientes;
  • margem de negociação;
  • promoções condicionais;
  • tabela de preços;
  • modelos de contratos;
  • documentos.

Cumulativamente, isso garante um controle financeiro eficaz e transparente, pois nenhum dado passará despercebido e tudo será feito de forma organizada.

2. Proporciona um bom controle de estoque

O controle de estoque também é um elemento chave para qualquer empreendimento, pois uma estocagem desorganizada acarreta impactos negativos excessivamente prejudiciais, como perda de mercadoria, gastos desnecessários ou produtos encalhados.

Com o sistema, o manejo do estoque será completo, flexível e preciso, pois, após o registro de informações relevantes das mercadorias, como quantidade de cada item, custo de produção, de armazenagem e transporte, você saberá exatamente onde estão os maiores gastos, como reduzi-los e, caso haja empecilhos, poderá detectá-los facilmente.

Um excelente software ainda garante benefícios diferenciados, como o gerenciamento da rotatividade, demonstra a validade dos produtos e permite controle simultâneo de múltiplos estoques, depósitos ou lotes.

3. Cria métricas para acompanhar vendas

Para que o utilizador saiba se o software está sendo vantajoso ou não, o sistema traz consigo ferramentas que comparam as vendas, lucratividade e eficiência ao longo do tempo. Após algumas semanas ou meses, você identificará como o aplicativo melhorou as vendas.

Essa função também é excepcionalmente útil para que você perceba os pontos fortes e fracos de seu negócio, quais produtos levam mais tempo para venda, quantos clientes efetivam suas compras, etc.

4. Diminui o retrabalho

Normalmente, despende-se bastante tempo enviando e-mails para os colaboradores de cada área, corrigindo, revendo planilhas e a contabilização do patrimônio para verificar se não há erros. Vários gestores reservam uma hora diária exclusiva para analisar os registros e repassar informações.

O sistema de gestão elimina completamente a necessidade desse retrabalho, e uma das razões é porque os computadores não erram cálculos como humanos. Além disso, toda a informação estará sincronizada e disponível em uma única plataforma, não havendo necessidade de enviar vários e-mails para transferir informações aos demais envolvidos.

5. Garante acesso remoto em qualquer local

A cada dia os aparelhos móveis, como tablets, telefones celulares e notebooks, estão se tornando mais potentes e acessíveis, portanto, não há razões para que o gerenciamento seja limitado aos computadores de mesa.

Por este motivo os ERPs são adaptados para serem usados nesses dispositivos. Com o acesso remoto você pode controlar os elementos das empresas, comunicar-se com seus colaboradores, atender clientes e conferir dados de qualquer localidade, esteja você fora ou dentro da sala dedicada à administração do negócio.

6. Permite fácil emissão de documentos

Você já deve ter conhecimento ou ouvido falar dos documentos eletrônicos que fazem parte do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED. Trata-se de uma atualização do governo que permite a declaração de informações por uma via completamente digital.

Aproveitar essa tecnologia pode ser bastante frutuoso à empresa, pois você não gastará capital com papelada, economizará tempo com cálculos e todo o processo será automatizado pelo software de gestão, eliminando falhas humanas e atrasos. Entre os documentos que podem ser emitidos pelos ERPs estão:

  • nota fiscal eletrônica NF-e;
  • nota fiscal fiscal de serviço eletrônica  NFS-e;
  • conhecimento de transporte eletrônico CT-e;
  • cupom fiscal;
  • declarações de impostos e contribuições;
  • informações que devem ser enviadas ao fisco.

7. Tem baixo custo

O programa é disponibilizado por meio de uma mensalidade paga à empresa que o criou e normalmente o valor não é custoso, pois o custo-benefício desse serviço é excepcionalmente vantajoso. Se utilizado corretamente, a economia garantida sempre será maior que a mensalidade paga e, por essa razão, as empresas oferecem um suporte prático de como utilizá-lo.

Também é possível que a empresa ofereça uma versão gratuita. Caso ela o faça, não deixe de utilizá-la, você poderá aproveitar dos benefícios sem custos e, caso goste, entenderá suas vantagens práticas.

Além de trazer todas as funções citadas nos itens anteriores, as empresas também podem oferecer serviços de consultoria, customização do aplicativo, migração de dados, treinamento ou até arquitetar projetos para auxiliar no crescimento de seu negócio.

8. Auxilia no planejamento estratégico

Conforme explicado, o administrador terá acesso instantâneo e completo a informações cruciais para o negócio. Graças a isso, ele será capaz de colocar em prática todos os ajustes necessários para potencializar ganhos.

Além dos dados sobre as vendas e mercadorias, você também poderá analisar a produtividade de cada colaborador, pois o programa registra a data de entrega de tarefas, quando foram realizadas modificações e qual projeto ele está interligado.

Será possível apontar onde eles estão tendo dificuldades, quais projetos são mais complicados e suscetíveis a erros e, sabendo disso, você pode eliminar barreiras que estão limitando os trabalhadores ou realocá-los conforme a necessidade.

Tudo isso permite uma tomada de decisões mais inteligente e realista,  evocê pode descobrir que a direção em que a empresa deve se encaminhar é completamente diferente do trajeto previamente traçado.

9. O sistema de gestão online se mantém em constante evolução

Os criadores do ERP também aprimoram o aplicativo constantemente, conforme surgem novas tecnologias e novas ideias para funcionalidades úteis, o aplicativo passará por atualizações benéficas, tudo sem qualquer custo adicional para o utilizador.

O sistema de gestão online é um instrumento que aumenta a produtividade e eficiência de qualquer empreendimento, e isso fará com que seu negócio se destaque perante os concorrentes e se torne líder de mercado. Além disso, reduzirá o trabalho burocrático e falhas, eliminando eventual medo de multas fiscais e dores de cabeça.

Ficou interessado no serviço? Então entre em contato com a FoxManager e entenda como funciona o sistema de gestão online mais completo do mercado!

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