Nota Fiscal Eletrônica e o ERP: veja como ele pode ajudar!

Já pensou se existisse um programa capaz de facilitar a vida da sua empresa? Capaz de te auxiliar com a parte administrativa, com a emissão da nota fiscal eletrônica e com toda a burocracia? Pois bem, ele existe. Esse tipo de programa se chama ERP.

Se você possui um negócio compreende a dificuldade que é a administração de uma empresa. Desde a busca por clientes, passando pela manutenção do estoque, trâmites de venda, entrega, burocracias… Não é fácil.

Percebendo essa dor no mercado, surgiu um produto voltado para solucioná-lo. Os ERP são softwares que têm por objetivo auxiliar o empresário na manutenção de seu negócio. Eles organizam diversas atividades de forma a facilitar a sua vida. 

Desde gerência de estoques, passando por integração com diversos setores do e-commerce, até a administração das dívidas, tudo é possível de ser realizado por meio de apenas uma ferramenta: o ERP. 

E o principal: é possível emitir notas fiscais, sem muita dificuldade, utilizando ERPs. Quer aprender mais sobre isso? Pois então basta continuar a leitura. 

A importância de se emitir NFE

Toda empresa precisa se submeter à regulamentação estatal. É necessário se atentar à toda a burocracia do Estado para abrir o seu negócio, caso contrário você pode sofrer consequências graves no futuro. 

Para isso, é sempre importante contar com a ajuda de um contador. Ele irá auxiliar com a maior parte da burocracia, evitando que a empresa caia no famoso pente fino e termine com prejuízos consideráveis no caixa.

Um dos aspectos essenciais para qualquer empreendedor é a emissão de nota fiscal. Esse documento é exigido pelo Governo como uma forma de acompanhar a movimentação de cada empresa e, consequentemente, o pagamento dos tributos devidos. 

Na nota fiscal constam diversas informações a respeito da empresa e da operação que foi realizada. A informação mais relevante para o governo, claro, é quanto custou o produto e quanto foi descontado em impostos. 

O interessante é perceber que a nota fiscal para ser emitida necessita de um equipamento que a gere. Esse equipamento vai gerar tanto um documento físico, o DANFE, quanto um documento virtual, um XML. 

Porém, além da regularização de contas perante o Estado, a nota fiscal traz outro benefício: a segurança do consumidor. Comprar um produto com nota fiscal passa uma imagem de segurança e confiabilidade, o que atrai o cliente a fechar a compra. 

Esta é a principal diferença entre uma nota fiscal e um cupom fiscal. O cupom geralmente possui muito menos informações a respeito da empresa e do cliente, ao contrário da nota, que deixa todas essas informações registradas. 

Uma grande inovação a respeito das notas fiscais aconteceu em 2008. Foi nesta época que foram implementadas as notas fiscais eletrônicas (NF-e), que facilitaram muito o processo e permitiram uma maior segurança para as operações. 

Como emitir uma NFE?

Como já foi apresentado, para emitir uma nota fiscal será necessário um equipamento adequado. Este equipamento é um software que permite a criação das notas. São muitas as possibilidades no mercado, e sempre existe a possibilidade de emitir a nota pelo SEFAZ. 

Porém, antes de buscar o software mais recomendado para a sua empresa (ou seja, aquele mais simples e com as funcionalidades que você precisa), há alguns passos que são necessários antes. 

O primeiro deles é garantir que a sua empresa esteja regularizada junto à Receita Federal e à Secretaria da Fazenda. É importante que todas as taxas de abertura estejam pagas, de forma que a empresa não possua nenhum débito trabalhista ou afins. 

Depois, é importante emitir o tipo de nota que a empresa pretende emitir. Isso é importante porque há alguns critérios diferenciados de emissão de nota. Um grande exemplo é o MEI, que só é obrigado a emitir notas fiscais uma vez ao mês. 

Por fim, é interessante que a empresa adquira um certificado digital. Isto vai dar acesso a algumas páginas do governo voltadas para a empresa, ficará mais fácil de acompanhar as pendências fiscais e, de quebra, ainda serve como um assinador digital, para assinar contratos eletronicamente. 

Pois bem, ultrapassados esses primeiros passos, podemos partir para a emissão da nota. Para isso, precisamos falar sobre o SINTEGRA, ou Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços. 

Como funciona o SINTEGRA? 

O Sintegra é uma plataforma criada pelo governo com o objetivo de facilitar e aumentar a segurança a respeito do pagamento do ICMS por parte das empresas. 

Mensalmente, todas as empresas são obrigadas a encaminhar para a Sintegra um documento resumindo todas as operações interestaduais que foram realizadas, com a informação do quanto foi pago em impostos. 

Esse registro é fundamental para atestar a regularidade da empresa em relação ao Fisco e é uma exigência da maioria dos marketplaces disponíveis no mercado. 

As regras para o cadastramento no Sintegra variam de acordo com cada estado da Federação. Isto porque a regulamentação parte da Secretaria da Fazenda, um órgão municipal ou estadual. 

Mais uma vez, um contador pode te auxiliar a respeito desta documentação. Determinadas atividades devem ser registradas na Secretaria da Fazenda Municipal, como por exemplo, a prestação de determinados serviços. 

Isto ocorre porque sobre a prestação de serviços, via de regra, incide o ISS – Imposto Sobre Serviço, e o recolhimento deste imposto cabe ao Município. Quando envolve alguma circulação de bens, o imposto é o ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, que é de responsabilidade do Estado. 

De qualquer maneira, é importante estar cadastrado no Sintegra. É uma garantia de que a empresa está regular com suas obrigações e abre portas para os mais diversos meios de venda disponíveis online. 

Como um ERP pode te ajudar com a emissão de NFE?

Nós já falamos dos benefícios de um bom ERP e que eles podem te ajudar na emissão de NFEs, mas não entramos em detalhe sobre como isso acontece. É o que faremos agora. 

O software do ERP, ao emitir a nota fiscal, já calcula todos os impostos devidos e, assim, evita erros processuais que poderiam ter consequências danosas para a empresa. 

Ainda, ERPs eficientes conseguem criar o arquivo XML, ou seja, a versão virtual da nota fiscal, e assim conseguem facilitar a comunicação com a Secretaria da Fazenda, evitando alegações de falta de transparência da empresa. 

Porém talvez o principal benefício do ERP seja a organização que o sistema traz à empresa. Esqueça pastas e mais pastas a respeito de notas fiscais, e horas a fio procurando a nota em caso de qualquer contestação por parte do cliente. 

Estamos na era das notas fiscais eletrônicas (NFE). Essas notas podem ser armazenadas em um sistema sem muita dificuldade. O grande benefício do ERP é organizá-las de forma a facilitar a consulta.

Isso pode parecer bobagem, porém quando estamos tratando com a burocracia governamental, que exige a apresentação de livros fiscais e, em caso de auditoria, prestação de contas, a organização pode ser o diferencial. 

Além do mais, a organização em relação às NFEs garante que o pagamento dos impostos seja adequado, além de permitir contestações em caso de cobranças a maior por parte do Estado. 

E para diminuir drasticamente a quantidade de erros gerados na emissão das notas, o ERP já faz os cálculos dos impostos. A nota é gerada da maneira adequada, visando o pagamento de cada ente estatal com a quantia devida. E depois é organizada de forma a prestar contas quando necessário.

Conclusão

Um bom ERP pode facilitar a sua vida. Talvez você só entenda o quanto o seu trabalho pode ficar mais fácil quando começar a usar o software no seu dia a dia – e a partir de então vai começar a se questionar como conseguia viver sem isso antes. 

Uma boa opção de ERP é a FoxManager. Este software cumpre todas as funções necessárias para um empresário se organizar da maneira correta. Além de calcular os impostos e auxiliar na emissão de notas fiscais, a FoxManager oferece uma série de serviços contábeis aos seus assinantes. 

O ERP permite um ponto de venda, integrado com o estoque da empresa. Além disso, possui uma função de controle do estoque, permitindo que o empresário não mantenha estoques inúteis, que acabam gerando prejuízos desnecessários ao empreendimento. 

Além do mais, o ERP permite um acompanhamento adequado das contas a pagar e a receber, facilitando a comunicação com os clientes e fornecedores e, assim, tornando a comunicação mais fluida e produtiva para ambas as partes. 

E o melhor: é possível cadastrar até dois usuários gratuitamente. Então se você é MEI ou uma pequena empresa, pode começar a utilizar os serviços do software gratuitamente. No final, caso queira evoluir para um modelo mais completo, os preços são acessíveis, custando a partir de R$ 99,90 ao mês. 

Se quiser conhecer mais sobre o site e sobre a forma como os ERPs funcionam e podem ajudar no cotidiano do empresário, não deixe de acompanhar o blog da FoxManager. Tenho certeza que quanto mais você souber das vantagens do ERP, mais vai entender o quanto isso é essencial para a saúde de sua empresa.