fbpx

Finanças

Como redigir um modelo de carta de cobrança

Redação FoxManager
Escrito por Redação FoxManager em 02/12/2019
Como redigir um modelo de carta de cobrança

Entre para nossa lista e receba conteúdos exclusivos e com prioridade

Aprenda o que é e como redigir uma carta de cobrança faz parte da gestão financeira e é uma ótima maneira de entrar em contato com seus clientes inadimplentes.

Índice do artigo:

Esse modelo de cobrança é elegante e um instrumento amigável. Como o próprio nome já diz, ajuda o empresário a manter as finanças em ordem.

O principal objetivo da mensagem é lembrar o cliente sobre a dívida que ele possui com você. No entanto, nesse processo de cobrança ela não constrange ou ameaça em momento algum.

A ideia dessa modalidade é ser cordial, mas lembrá-lo de possíveis consequências jurídicas caso a dívida não seja sanada. Acima de tudo, elas são cartas de apresentação de cobrança de débitos que não devem deixar ninguém exposto ao ridículo.

O que é a carta de cobrança

A carta de cobrança é um instrumento administrativo extrajudicial utilizado por empresas para tratar com seus clientes inadimplentes sobre dívidas em aberto, e para que efetue o pagamento. Essa mensagem pode ser enviada pelo correio, por e mail, ou disparada por SMS ou Whatsapp.

Pode-se, desta forma, entender que a mensagem enviada é também como um lembrete onde você deixa claro que há um descumprimento no que foi acordado em contrato.

Procure um tom direto ao escolher as letras sem esquecer da polidez nas palavras ao escrever sua carta de cobrança
Redação FoxManager | Blog FoxManager | Conteúdo relevante e dicas para a gestão do seu negócio Na carta de cobrança procure um tom direto ao escolher as letras sem esquecer da polidez nas palavras

Entenda: Usar o sistema ERP online é a solução para quem precisa fazer a gestão completa e integrada da sua empresa. Conheça mais sobre essa tecnologia.

Mais importante, ao escrever uma carta cobrança, é necessário aliar o tom direto com a cordialidade.

É necessário ser direto, sem parecer seco. Ser curto sem parecer frio. Ser severo sem parecer grosseiro. Afinal, é uma cobrança amigável.

Entretanto, perceba que existe uma linha tênue entre o que você quer dizer, e o que você não quer parecer estar dizendo.

Portanto, é necessário que se leve isso muito a sério pois uma mensagem mal escrita pode causar sérios prejuízos como a perda do cliente, processos por constrangimento ilegal e cobrança indevida.

Há limites para a cobrança de dívidas. Não se pode cobrar:

  • No ambiente do trabalho;
  • Nos finais de semana;
  • Feriados;
  • Criando qualquer tipo de constrangimento;
  • Informar sobre o débito a conhecidos ou parentes do cliente.

Todos devedores devem receber uma carta de cobrança?

Por se tratar de um instrumento para manter seu faturamento em dia e as contas em ordem a resposta é sim. Todos os clientes inadimplentes devem estar cientes de que estão devendo.

O que é salutar lembrar é a diferença entre um cliente de anos e um cliente mais recente, que não possui uma história de pagamentos referentes com a empresa.

Com certeza todos os dois tipos de cliente são igualmente importantes de se manter. No entanto, o cliente mais antigo, de anos, pode se sentir melindrado em receber tal carta cobrança pedindo para realizar o pagamento.

Seus clientes em inadimplência que compram com boletos ou de maneira parcelada são importantes
Redação FoxManager | Blog FoxManager | Conteúdo relevante e dicas para a gestão do seu negócio Seus clientes que compram com boletos ou de maneira parcelada são importantes

Afinal, anos e anos como bom pagador não contam para nada? É claro que sim! É para continuar a deixar claro que se trata de alguém especial que a carta cobrança deve ser acompanhada de um telefonema de cortesia, explicando a situação.

A inadimplência

A inadimplência é o descumprimento de obrigação financeira de um uma pessoa com um serviço contratado ou produto adquirido pela mesma. Ou seja, quando não é realizado um pagamento previsto em contrato assinado até a data do seu vencimento. 

Quando não é realizado o pagamento de uma parcela de empréstimo ou de uma fatura do cartão de crédito, por exemplo.

A inadimplência também pode ocorrer com pessoas jurídicas. Em situações quando uma empresa não pagar uma conta ou imposto que era previsto em contrato.

Não se fica inadimplente somente com as instituições financeiras, empresas prestadoras de serviço ou lojas. Uma pessoa física, ou jurídica, pode ficar inadimplente com seu condomínio e até com o governo municipal, estadual e federal. É a chamada dívida ativa.

Procure saber o que aconteceu

Todavia é sempre importante lembrar que todos nós estamos sujeitos a complicações financeiras de qualquer natureza o que pode ocasionalmente afetar com compromissos de pagamento firmados anteriormente.

Tendo isso em vista, um telefonema pode ajudar a descobrir o motivo da não quitação dos débitos.

Essa aproximação possui o objetivo único de encontrar uma possível maneira de cliente inadimplentes quitarem o que devem.

Talvez, até mesmo encontrando novas formas de pagamento ou outros prazos.

Modelo de carta

Antes de tudo, para dar mais celeridade ao processo de envio de carta cobrança é prudente ter alguns modelos prontos em mãos onde se mude apenas os dados necessários. Assim, qualquer funcionário responsável pode preencher as lacunas sem quaisquer prejuízos.

Logo, é imprescindível que em sua mensagem de cobrança contenha as seguintes informações aos clientes devedores:

  • Data de vencimento;
  • Nome da empresa contratante e contratada;
  • Informações do produto/serviço;
  • Valor da fatura em aberto;
  • Meio de pagamento disponíveis.

Um Exemplo Prático:

Modelo básico de uma carta de cobrança pronta para o envio
Redação FoxManager | Blog FoxManager | Conteúdo relevante e dicas para a gestão do seu negócio Seus clientes que compram com boletos ou de maneira parcelada são importantes

Quando enviar

A utilização dessa forma de cobrança se dá somente quando o cliente de seu serviço ou produto passa a não honrar com os prazos preestabelecidos no ato da compra ou contratação de serviço.

Certamente a empresa deve definir datas para o envio automático da mensagem de cobrança caso não haja o pagamento dos débitos.

Por exemplo, as datas em questão devem ser organizadas por etapas bem definidas:

  • A partir de X dias após o vencimento do débito haverá a cessão, suspensão ou limitação do serviço contratado;
  • Após Y dias de vencimento do débito, o título irá para o cartório;
  • Depois de W dias sem quitação o caso é encaminhado para uma empresa terceirizada especialista em cobranças;
  • Não havendo solução em até Z dias, o caso segue para o setor jurídico da empresa e será cobrado em juízo.

cobrança abusiva e a possibilidade de reparação de eventual prejuízo causado ao consumidor. Diversas vezes nos deparamos com alguém que diz ter sido cobrado por telefone, ou uma carta de cobrança, ou até mesmo teve seu nome inscrito nos órgãos de proteção ao crédito.

Artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor.

Automatizar o Envio

Nem todo sistema ERP possui um módulo financeiro, bem como um dispositivo de disparo automático de carta de cobrança. Esse não é o caso do FoxManager. Dentre as muitas possibilidades de gestão está o envio automático de uma mensagem para um grupo específico de clientes já cadastrados.

É possível fazer o envio automático de sua carta de cobrança por meio de um ERP
Redação FoxManager | Blog FoxManager | Conteúdo relevante e dicas para a gestão do seu negócio É possível fazer o envio automático de sua carta de cobrança por meio de um ERP

Além disso, é possível dar baixa nas contas recebidas após o aviso é configurável no sistema.

Na crise, facilite!

Em momentos de crise econômica, muitos empregos podem ser perdidos, por isso é sempre prudente ter bom senso. Todos somos passíveis de ter períodos difíceis na vida.

Portando, sempre ventile a possibilidade aos seus clientes maneiras alternativas para que o mesmo consiga pagar o que lhe deve. Dentre muitas possibilidades de cobrança estão pagamento parcelado, a extensão de prazos, e a renegociação de parcelas (caso a dívida já seja fruto de pagamentos parcelados).

É preciso ter em mente que a ideia principal é não apenas ter seu dinheiro, mas que esses clientes inadimplentes possam continuar usufruindo dos seus produtos ou serviços.

Quando outra Empresa é a Devedora

O princípio de carta de cobrança aplicado à pessoa física é o mesmo aplicado a quem é pessoa jurídica. Ou seja, se sua empresa atua no ramo B2B (Business to Business) pode enviar mensagens de cobrança da mesma forma cordial.

Sendo que a solidariedade para receber seus vencimentos de quem lhe deve também deve ser estendida a outras empresas.

Quando o país passa por uma crise, por vezes, toda uma cadeia de produção fica comprometida.

Muitas empresas foram atingidas em cheio com o lock-down causado pelo coronavírus e algumas enfrentam um futuro incerto.

Na crise, todas as empresas são parceiras e se encontram na mesma situação financeira difícil
Redação FoxManager | Blog FoxManager | Conteúdo relevante e dicas para a gestão do seu negócio Na crise, todas as empresas são parceiras e se encontram na mesma situação financeira difícil

É aconselhável que empresas do ramo B2B dediquem tempo e esforço para analisar os desafios que seus clientes estão enfrentando nesse momento. Reflitam sobre qual é o resultado desejado, bem como eles podem ser ajudados fora das soluções já conhecidas e que são impossíveis de serem conseguidas atualmente.

Não se sabe o quanto uma empresa pode ser flexível até que haja um problema ao qual ela não vê escapatória. São nesses momentos que você pode ajudar seus clientes a driblar as dificuldades atuais e fornecer um modelo de cobrança solucionável para os problemas que venham a surgir.

Ao realizar uma conversa franca, os devedores fornecerão dados em troca de informações relevantes e oportunas fornecidas por meio de canais estabelecidos por ambas as partes.

Medida Provisória nº 899/2019

Febraban, Federação Brasileira de Bancos, anunciou que seus bancos associados estão abertos a estender por 60 dias o prazo para o pagamento de dívidas ativas de pessoas físicas, pequenas e médias empresas.

Enquanto isso, o Ministério da Economia autorizou a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional a buscar medidas de suspensão de atos de cobrança. O cliente pode ter facilitada a renegociação de dívidas adquiridas, por exemplo.

A decisão foi tomada com base na Medida Provisória nº 899/2019, ou seja, a Medida Provisória do Contribuinte Legal.

Empresários que possuam conta na Caixa, terão a opção de pedir uma pausa estendida de até duas prestações em seu financiamento imobiliários. Da mesma maneira que terão uma cadência de 60 dias em operações parceladas de capital de giro e renegociações.

De acordo com a Caixa, as micro e pequenas empresas terão redução de juros até 45% para capital de giro, bem como taxas a partir de 0,57% mensais.

Da mesma maneira, empresas que atuam no ramo de prestação de serviços terão acesso a linhas de crédito com até seis meses de carência.

Além disso, há a partir de agora uma linha de crédito especial para aquisição de máquinas as e equipamentos com prazo de 60 meses para seu pagamento.

Maior Tempo Para Empresas Devedoras

Segundo a MP, as seguintes medidas serão tomadas:

  • suspensão de atos de cobrança pelo período de 90 dias;
  • instauração de novos instrumentos de cobrança;
  • instauração de procedimentos de exclusão de parcelamentos em atraso.

Dessa forma, a disponibilização de modelo de cobrança facilitada para renegociação de dívidas de clientes inadimplentes inclui a redução da entrada para até 1% do valor da dívida, assim como o diferimento de pagamentos das demais parcelas por 90 dias.

Contudo, deve-se observar o prazo máximo de até oitenta e quatro meses ou de até cem meses. Isso vale para: pessoas físicas, microempresas ou empresas de pequeno porte.

Bem como as demais condições e limites estabelecidos na Medida Provisória nº 899/2019.

Conclusões

Possuir controle semanal desse cadastro de pagadores e clientes inadimplentes pode ser o ideal, contanto que a empresa possua alguém específico para fazê-lo.

Lembre-se que a ideia é cobrar o que é justo e devido, não ser importuno. Há limites e você pode ser alvo de processo. Se clientes inadimplentes já quitaram o que deviam a você, não continue a cobrança.

É importante manter atualizado o cadastro de bons pagadores e clientes inadimplentes de sua empresa para ninguém se sentir constrangido ou coagido pela mensagem.

Em resumo, uma carta de cobrança ao cliente inadimplente não será exposta a escrutínio público. A cobrança amigável é discreta!

Uma mensagem que deixe seu cliente submetido a qualquer tipo de ridículo nem será submetido ao crivo inicial de envio.

Ei! Comente.

O que você achou deste conteúdo? Conte nos comentários.

Entre para nossa lista e receba conteúdos exclusivos e com prioridade