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Recibo de pagamento: Como emitir e quais as vantagens

Por Redação FoxManager
Publicado em Empreenda
19 de janeiro de 2021
8 minutos de leitura
Recibo de pagamento: Como emitir e quais as vantagens

Índice

01
O que é recibo de pagamento?
02
Quando emitir o recibo de pagamento?
03
Recibo x Nota fiscal
04
Quais são as vantagens de emitir recibo de pagamento?
05
Modelos de recibo de pagamento
06
Como utilizar os recibos de pagamento de forma correta?
07
É importante guardar os recibos de pagamento?
08
Conclusão

Milhares de compras são realizadas todos os dias, estas se originam em transações financeiras como forma de adquirir um bem ou um serviço necessário, e ter um recibo delas é essencial.

Para que este tipo de compra seja registrada, pagando todos os tipos de impostos corretamente, é preciso que exista um documento fiscal a fim de fazer uma fiscalização, este documento é o recibo de pagamento. 

Para que você entenda melhor, no texto de hoje eu conversarei com você recibo de pagamento, como você pode emiti-lo e as suas vantagens, para que você entenda os seus benefícios para a empresa. 

O que é recibo de pagamento?

O recibo de pagamento, ou simplesmente recibo, é um documento que está presente em diversas empresas e tem como principal objetivo comprovar a transação que foi feita, contendo os valores pagos por itens e de maneira totalitária. 

Sabemos que podem acontecer problemas com clientes sobre a quitação da dívida feita no seu estabelecimento e este documento é responsável por manter você resguardado, pois tem esta finalidade.

Quando emitir o recibo de pagamento?

Utilize recibos para comprovar pagamento.
Utilize recibos para comprovar pagamento.

Utilize recibos para comprovar o pagamentos de produtos e serviços.

É comum que o administrador de empresas ainda tenha dúvidas sobre a emissão do recibo de pagamento, podendo se prejudicar ou perder oportunidades por conta disto. 

Para que você entenda melhor como funciona e quando deve ocorrer a emissão do recibo de pagamento, veja o exemplo a seguir.

Suponha que a sua empresa está pagando um fornecedor de matéria-prima, o pagamento foi feito, mas depois de um tempo o fornecedor ao qual você pagou volta a te cobrar o valor dizendo que não recebeu. 

Esta situação seria resolvida de forma muito rápida, caso o recibo de pagamento estivesse em mãos, comprovando que o valor referente a entrega já havia sido pago. 

Portanto, opte por emitir o recibo de pagamento sempre que uma venda for feita, para que não haja dores de cabeça posteriores, podendo fazer até com que você perca recursos financeiros. 

Recibo x Nota fiscal

É comum encontrar muitas pessoas que confundem recibo de pagamento com nota fiscal, mas é imprescindível destacar que eles não são a mesma coisa. 

A primeira coisa a ser destacada é que o recibo de pagamento só pode ser emitido por profissionais que são autônomos ou liberais, já a nota fiscal é emitida por empresas. 

A nota fiscal serve para comprovar que o produto ou serviço deixou de ser da empresa e passou a ser do cliente, que com esta transação feita e através dela impostos foram pagos, regularizando a situação. 

Quais são as vantagens de emitir recibo de pagamento?

Recibos podem ser utilizados para maior controle financeiro.
Recibos podem ser utilizados para maior controle financeiro.

Recibos podem ser utilizados para maior controle financeiro.

O recibo de pagamento é um documento de muito valor e tem as suas vantagens, a seguir você entenderá um pouco mais sobre elas. 

Controle financeiro

Os profissionais liberais e autônomos podem vir a sofrer com a falta de controle financeiro, causando dívidas e colocando seu pequeno negócio em risco. 

Com o recibo de pagamento é possível que o profissional tenha maior controle financeiro, administrando ainda melhor o seu negócio. 

Informações corretas

Mesmo em relação aos prestadores de serviço autônomos e profissionais liberais, é preciso prestar contas do que é vendido ao fisco e o recibo de pagamento ajuda neste processo. 

Com ele o controle é feito de forma correta, fazendo com estes profissionais não tenham problemas com a lei. 

Velocidade

Muitas vezes, para elaborar um documento, é necessário enfrentar muita burocracia, fazendo com que este seja um empecilho para a emissão. 

Com o recibo de pagamento, as informações do cliente e do próprio profissional são preenchidas de forma rápida, adiantando assim o processo, fazendo com que este seja emitido de forma rápida. 

Modelos de recibo de pagamento

É possível criar modelos de recibo de pagamento adequado à sua atividade.
É possível criar modelos de recibo de pagamento adequado à sua atividade.

É possível criar modelos de recibo de pagamento adequado à sua atividade.

Existem alguns modelos para recibo de pagamento que podem te ajudar a controlar as finanças da sua empresa, comprovar compras e ainda ter todas as taxas do fisco sob controle, veja mais a seguir. 

Modelo de recibo de gráfica

Este é considerado um modelo bem comum, o seu ponto positivo é que nele existem dados essenciais que podem ser preenchidos de maneira rápida e simples. 

O seu ponto mais negativo é que ele não é tão prático quanto o modelo de recibo digital. 

Nele você colocará o número do recibo e o valor na parte superior, abaixo o nome do vendedor, a quantia do que foi vendido e o produto que foi vendido.

A seguir, coloque o dia, mês e ano, além de identificar a cidade do acordo. Não esqueça de assinar o seu nome, colocar o endereço e o número do seu CPF ou RG.

Modelo de recibo próprio

Existem pessoas que não desejam utilizar o documento já pronto, estas optam por elaborar o que será escrito, criando um texto com alguns elementos obrigatórios.

O ponto mais positivo é que, este tipo de recibo fica com a cara da empresa, entretanto, pode ser trabalhoso de ser elaborado. 

Saiba quais são os itens que não podem faltar no seu modelo de recibo próprio:

  • Número do recibo;
  • Nome da pessoa ou do negócio que realizou o pagamento;
  • Valor que foi pago; 
  • Formato do pagamento; 
  • Serviços ou produtos que foram adquiridos;
  • Data e local;
  • Assinatura do recebedor; 
  • RG ou CPF do recebedor; 

Primeiramente coloque o título no documento, este identifica do que se trata o documento, você pode intitulá-lo como recibo de pagamento ou declaração de pagamento, por exemplo. 

Caso você vá construir o texto, opte por deixar os espaços para que os pontos citados acima sejam preenchidos, deixe o máximo de espaço que você conseguir. 

Não esqueça de ter cuidado no momento de preencher o recibo, pois qualquer dado errado pode invalidar o documento e isso pode não ser bom para você e para a sua empresa. 

Por fim, não esqueça de assinar ou carimbar o documento, comprovando assim que foi emitido por você ou pela sua empresa, além de colocar o estado, dia, mês e ano.

Com este preenchimento completo, você passa a ter um documento cuidadosamente elaborado e completo, além de ter uma estrutura maleável e mutável, pois foi criado pela sua empresa. 

Sabendo que os itens apontados acima são essenciais, você pode elaborar um texto, com a formatação justificada, espaçamento de 1,5, fonte Arial 12, para que seu texto tenha uma aparência mais séria e organizada. 

Se desejar pode incluir itens como o CNPJ da empresa que vendeu e da empresa que comprou, profissão do comprador e estado civil. 

Modelo de recibo Online automatizado

Com a facilitação que o advento da internet trouxe para o nosso dia a dia, muitas funções ficaram mais fáceis de serem executadas e uma delas é o modelo de recibo online automatizado. 

Alguns sites deram este modelo de recibo, para isso é necessário que você faça um cadastro. Alguns destes sites cobram pelo serviço, por isso veja se o valor compensa para o seu negócio. 

O ponto mais positivo é o fato de que, com este modelo de recibo, os dados podem ser preenchidos de forma mais rápida, sem que haja o desgaste que os outros modelos têm 

Nele estarão escritos o nome, o CNPJ endereço completo, CEP, telefone e e-mail da pessoa que está fazendo a venda, além do número do recibo e do valor da compra. 

Como utilizar os recibos de pagamento de forma correta?

Os recibos devem ser utilizados corretamente para garantir a legalidade.
Os recibos devem ser utilizados corretamente para garantir a legalidade.

Os recibos devem ser utilizados corretamente para garantir a legalidade.

Esta é uma dúvida que muitas pessoas podem ter, mas para que você utilize os modelos dados anteriormente da melhor forma, veja as dicas de como utilizá-los corretamente abaixo. 

Tenha sempre a segunda via 

Qualquer documento, é comum que tenhamos uma segunda cópia, por questão de segurança, pois é uma maneira de preservar e garantir a existência deste. 

Além do que, qualquer recibo deve estar em mãos de quem comprou o produto ou serviço, para servir como garantia, assim como nas mãos de quem vendeu.

Portanto, não esqueça de fazer um canhoto, tirar xerox ou imprimir a segunda via, pois é de extrema importância para ambas as partes. 

Se atente aos dados

Seja o modelo online, de recibo próprio ou o de gráfica, você precisará preencher alguns dados e para que a sua compra seja feita da forma correta, é fundamental que estes dados estejam certos. 

Ao preencher números ou dados errados, seja seu ou do cliente, isso faz com que o seu documento seja invalido, pois contém informações que não são verídicas, podendo levar a problemas contábeis, por exemplo. 

Portanto, é imprescindível que você tenha o máximo de atenção ao preencher os recibos, sejam eles online ou manuscritos. 

Preserve os recibos em segurança

É importante que os recibos, como o documento importante que são, sejam guardados em segurança. Eles podem servir como garantia de compra e de venda, além de servir para fiscalizações e equilíbrio das finanças. 

A dica que te dou é que, para a preservação dos documentos físicos, opte por ter um arquivo bem protegido, além de cópias digitalizadas, pois com o tempo é comum que o documento se deteriore. 

Para quem tem os recibos em formato digital, é indicado que você opte por fazer o backup de segurança em uma nuvem, pois caso o seu computador tenha algum problema, os seus recibos estarão disponíveis apenas acessando a nuvem. 

Opte pelo melhor sistema

Esta é uma dica para as empresas e empresários que preferem trabalhar com o modelo de recibo online ou digital. 

Opte sempre pelo melhor sistema para a emissão, o que tenha uma boa velocidade, para que o processo de emissão não se torne maçante e demorado. 

É importante guardar os recibos de pagamento?

É importante armazenar os recibos adequadamente.
É importante armazenar os recibos adequadamente.

É importante armazenar os recibos adequadamente.

Algumas pessoas têm o hábito de guardar recibos de compras, mas outras não dão tanta importância a este documento e costumam se livrar deles, jogando-os fora ou até mesmo perdendo. 

Entretanto, o recibo de pagamento deve ser guardado por diversos motivos, alguns deles é a possibilidade de controle interno das finanças e também para caso aconteça fiscalizações. 

Existe uma lei do ano de 1966, Lei nº5.172 que diz que, as notas fiscais e documentos devem ser guardados por, pelo menos, 5 anos após ser gerado, pois assim a empresa pode comprovar vendas e compras, além de estar disposta para tirar qualquer tipo de dúvida do Fisco. 

Para que os seus documentos durem o tempo correto e você esteja sempre compatível com a lei, a seguir te darei algumas dicas de como guardar os seus recibos. 

Longe da umidade

O papel é sensível à umidade, podendo dar mofo, ajudando no processo de deterioração, além de manchar a tinta da impressão. 

Portanto, tenha um local livre de umidade, para que assim estes possam durar mais tempo. 

Organização

Para uma empresa que faz muitas vendas, muitos recibos são gerados e caso não haja a organização, perdê-los pode ser extremamente fácil. 

Por isso, organize periodicamente os seus recibos, podendo separá-los por mês ou até mesmo por ano, de uma maneira que simplifique para que você e a sua equipe encontrá-los quando necessário. 

Tenha cópias online 

Sabemos que, com a chegada da tecnologia tudo passou a ser mais simples, por isso é importante que você aproveite estas ferramentas e facilite a sua vida. 

Por tanto, digitalize os recibos que você tem e arquive-os em uma conta como o google drive ou o OneDrive, mas utilize o e-mail da empresa para que ele esteja realmente vinculado a ela. 

Sobre o modelo de recibo online, salve uma cópia e não esqueça de colocá-lo na nuvem também. 

Conclusão

No texto de hoje eu conversei com você sobre recibo de pagamento, para que você entenda mais sobre eles, sabendo a sua importância e aprendendo a armazená-los da melhor maneira. 

Ter o recibo de pagamento bem preenchido e armazenado, isenta a sua empresa de problemas com a fiscalização, além de ajudar no controle e comprovando vendas feitas. 

Gostou do texto de hoje? Deseja saber mais sobre este assunto ou assuntos semelhantes? Para isso, não deixe de continuar me acompanhando aqui e de me seguir nas redes sociais. 

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