Monitorar os gastos e compreender para onde está indo o dinheiro da empresa é necessário para qualquer empresário que queira manter sua empresa sem maiores prejuízos. Para controlar os gastos e monitorá-los, um dos passos é fazer uma planilha de gastos para acompanhar a vida financeira da empresa.
Neste artigo comentaremos o quanto manter uma planilha de finanças é importante, como ela pode ajudar o empresário a obter o conhecimento básico de educação financeira com o controle das despesas e ensinaremos passo-a-passo a fazer uma planilha de gastos.
Por que ter uma planilha de gastos?
Controlar os gastos é essencial para o futuro da empresa, além disso, através desse controle o empresário sabe exatamente em quais despesas o dinheiro está sendo aplicado, se os gastos condizem com o esperado, se há possibilidade de redução de despesas, se a receita é suficiente para cobrir os gastos e até fazer uma previsão de custos para os próximos meses.
Montar uma planilha de controle de gastos é algo que parece ser muito simples, e alguns empresários acham fácil de se calcular de cabeça, no entanto, sem o registro visual há grande possibilidade que algo passe batido ou seja esquecido. Dessa forma, criar uma planilha de gastos é a melhor saída para lembrar desde as menores despesas que, a longo prazo, podem ser vitais para o sucesso da empresa.
Existem vários modelos de planilhas na internet que você pode utilizar, basta pesquisar, mas nós ensinaremos você a criar, passo-a-passo, uma planilha de gastos para sua empresa neste artigo.
Como crio minha planilha de gastos?
Começaremos mostrando os programas que podem ser usados na hora de criar sua planilha de gastos e passaremos para a criação da planilha em si.
A criação de meses, enumeração de despesas, revisão dos gastos passados, soma de despesas do mês, comparação de gastos da empresa, análise de finanças dentro da empresa, teto de gastos e, por fim, acompanhamento do desempenho geral da empresa são etapas que falaremos uma por uma para ajudar você a criar uma boa planilha de gastos.
Escolha o seu programa para controle financeiro
Você pode iniciar a sua planilha de gastos escolhendo em qual programa você a fará. As melhores planilhas e mais utilizadas são o Google Planilhas e o Microsoft Excel. Esses dois são pioneiros quando falamos de planilhas e fica a critério da empresa escolher qualquer um deles.
Eles contêm as mesmas funções e as mesmas características e só se diferem em poucos pontos, mas nada que afete o seu uso geral e, principalmente, o uso específico dessa planilha.
Enumere os meses e as despesas desses meses
A empresa tem gastos mensais a serem contabilizados e iniciar enumerando os meses é o primeiro passo na criação da planilha. Todos os meses podem ser descritos tanto na coluna, de forma vertical quanto nas linhas, de forma horizontal. É preferível, no entanto, que os meses fiquem nas colunas e é essencial que se pule a primeira coluna.
Em seguida, as despesas categorizadas podem ser descritas em linhas, na primeira coluna (por isso é necessário pular a primeira coluna na enumeração dos meses). Despesas como aluguel, água, energia e internet, entre outros podem e devem ser todas colocadas separadas. Depois de todas as categorias serem colocadas, é necessário listar todos os gastos dos meses anteriores.
Liste os gastos dos meses anteriores e some-os
Acumule e pegue todos os documentos que ofereçam informações cruciais para a listagem de gastos da empresa dos últimos meses. Extratos bancários, contas de luz, água ou internet, são bem-vindas para auxiliar no preenchimento do conteúdo da planilha. Os valores dos gastos dos meses anteriores podem ser preenchidos em cada categoria de despesa listada anteriormente na primeira coluna.
Na última linha das despesas, de cada mês, o total contendo a soma das despesas de cada um dos meses pode ser colocado, pois servirá para cálculos futuros. Tanto o Excel quanto o Google Planilhas têm fórmulas específicas de soma que podem servir para fazer este cálculo.
Compare os gastos com as receitas e lucros da empresa, analisando-os
É fácil saber se a empresa está tendo lucro ou prejuízo, caso os valores preenchidos na despesa estejam corretos. Basta, agora, obter os valores das receitas da empresa durante o mesmo período e verificar a diferença entre entradas e saídas.
Com suas despesas mensais mapeadas e somadas, fica muito mais fácil saber onde você está gastando mais ou menos do que deveria na sua empresa. Considerando que a empresa tenha um ganho de R$ 25 mil e descontando R$ 20 mil dos gastos, o lucro de R$ 5 mil aparecerá.
No entanto, é possível observar se esse lucro é o máximo que a empresa pode ter. Alguns gastos podem ser considerados supérfluos para a atuação da empresa, o que não é favorável para o planejamento financeiro. É comum que a empresa gaste um pouco mais em algumas categorias e a planilha serve exatamente para esse controle de gastos. Se a luz veio um pouco mais alta em alguns meses com o aumento do gasto, talvez o empresário possa conscientizar sua equipe para economizar a energia, afinal, qualquer alteração de despesa afetará o desempenho da empresa no geral. Isso se chama análise das finanças.
Sabendo o quanto a empresa gasta mensalmente e sabendo onde as despesas podem ser diminuídas, criar um teto de gastos para a empresa pode ser importante para um planejamento a fim de aumentar o capital. Procurar fornecedores mais baratos, por exemplo, pode ser uma boa alternativa para manter um teto de gastos e aumentar o lucro. Reduzindo os gastos e fazendo uma gestão financeira da empresa, fica tudo mais fácil.Crie um teto de gastos e observe o desempenho da sua empresa com esse teto
Esse teto de gastos definido na planilha servirá para comparar com os gastos reais e é possível observar onde está o excesso, se houver algum, e onde se pode diminuir ainda mais os gastos e as despesas gerais. Vale lembrar que é importante respeitar o teto de gastos, mas lidar com a realidade é a prioridade neste caso. É comum que hajam imprevistos e o teto de gastos possa ser excedido, no entanto, isso deve acontecer em exceções.
Por fim, vale destacar que a planilha de gastos é importante não só para controlar e observar os gastos, mas também como uma forma de observar a oportunidade de investir em outras categorias e despesas que podem ser úteis para o futuro da empresa. Portanto, toda empresa deveria ter uma planilha para controle financeiro e ter uma gestão mais eficiente.
Gestão financeira eficiente
Para a gestão financeira de empresas não basta fazer planilhas e controlar gastos manualmente.
O trabalho do bom gestor de empresas exige o conhecimento sobre vários temas. Veja alguns deles nos links abaixo:
- SPED Fiscal
- Código de barra (EAN)
- CRM para gestão de clientes
- Como emitir nota fiscal
- Contabilidade básica
- Como fazer fluxo de caixa
- Como gerir e calcular capital de giro
- Gestão patrimonial
- O que é software ERP
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