A importância de um controle de contas para sua empresa

setembro 6, 2018

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Financeiro

Controlar os gastos da própria empresa pode ser o diferencial entre falir ou continuar sobrevivendo no mercado. Gastos supérfluos e despesas que são totalmente desnecessárias ou não programadas fazem com que a sua empresa sempre esteja impedida de investir em novas áreas e, portanto, pode acabar ficando para trás na concorrência. Neste artigo enfatizaremos a importância de um controle de contas para a empresa, bem como explicaremos as principais formas de ter um bom controle financeiro.

Por que ter um bom controle de contas na empresa?

Conforme dito anteriormente, controlar os gastos da empresa é o que diferencia uma empresa que se mantém competitiva de uma empresa que irá à falência em pouco tempo. No geral, o controle de gastos é também o que permite um investimento a longo prazo ou a inovação de uma empresa.

É comum que os empresários que estão lucrando comecem a utilizar o dinheiro de forma imediata, mas isso é um erro crucial que comentaremos mais para frente no texto. Além de disso, a gestão financeira eficiente dentro de uma empresa pode ser essencial para melhorar ou investir em novas sedes ou otimizar os processos, por exemplo.

Formas de fazer um controle de contas eficiente na sua empresa

Abordaremos as principais formas de fazer uma boa gestão financeira e controle de contas dentro da sua empresa, bem como as maneiras de evitar os erros comuns de empresários que ainda acontecem hoje em dia.

Calcule o seu capital inicial

O capital inicial da sua empresa precisa ser calculado levando em conta vários fatores: as máquinas, a matéria-prima, o aluguel do local da sua empresa e a decoração do ambiente. Tudo isso faz parte do planejamento da empresa e é gasto.

Use seu dinheiro que está guardado, e evite empréstimos no início. O capital inicial deve vir do seu bolso, ao menos mais de 90% dele. É comum vários pequenos empresários que iniciam sua jornada com empréstimos e anos depois começam a sentir o efeito dos altos juros dos bancos. Dessa maneira, evitar o empréstimo pode ser um peso a menos para carregar no futuro da empresa, ou até mesmo evitar o fracasso dela por conta de dívidas e problemas do tipo. Além disso, uma empresa demora para “se pagar” e o retorno ou lucro costuma vir depois de anos de trabalho e suor.

Uma parte do capital inicial precisa ir para o que chamamos de capital de giro. O capital de giro é todo aquele dinheiro que irá para a despesas nos primeiros meses. Essa quantia precisa ser definida no início e pode ser crucial para o futuro da empresa

Separe o pessoal do profissional

Pode-se notar que muitos empresários sempre coemtem um erro bastante problemático: misturar contas pessoais com as profissionais e vice-versa. Utilizar um cartão de crédito pessoal para repor os estoques da empresa é um erro muito comum e que pode acabar criando uma distorção entre os gastos e lucros da empresa. Dinheiro com uso inútil pode sair da empresa, bem como um dinheiro pessoal essencial pode ir para a empresa.

Devido a esse problema, o mais certo a se fazer para manter o controle de contas dentro da empresa é separar o pessoal do profissional.

Faça uma estimativa tributária na sua empresa

No Brasil, infelizmente, os empreendedores sofrem para abrir suas pequenas empresas e se estabelecerem no mercado devido ao imposto alto. Por conta disso, o empreendedor que inicia agora precisa calcular seus gastos e perceber o quão alta pode ser a carga tributária da sua empresa, dado que seus lucros influenciam neste caso.

Isso precisa contar no planejamento da empresa, inclusive no que se refere a funcionários. Para contratar pessoas, o empresário precisa contar com todas as obrigações trabalhistas como o FGTS, o INSS e muitos outros impostos presentes na CLT e na contratação dos funcionários.

Podemos dizer que a empresa precisa calcular os gastos tributários e colocá-los no planejamento, pois eles também são grandes custos.

Faça um controle de contas a pagar e  a receber

Para que o fluxo de caixa tenha a fluidez necessária para cobrir as despesas da empresa é importante ter ciência de todos os pagamentos e recebimentos a curto e longo prazo. Com essas informações sobre as contas é possível ter uma estimativa real de entradas e saídas, evitando que haja desfalques de alguns dias no caixa pela falta de controle.

As contas a pagar são todas as despesas programadas que serão desembolsadas como energia, salários, etc. Registre as contas, considerando as variações que algumas terão em alguns meses de acordo com o tipo de conta, para facilitar o controle e poder ter as contas todas pagas em dia.

As contas a receber são os valores a serem recebidos de clientes ou outros meios. Visto que a inadimplência é inevitável, estabeleça um índice a ser aplicado para que a empresa esteja preparada para esta possibilidade. Este controle facilita identificar os clientes inadimplentes e realizar a cobrança devidamente. Pode  ser utilizado também para oferecer descontos a quem realizar o pagamento antecipadamente.

Controle o financeiro e as vendas

Uma empresa mal controlada pode causar inúmeros problemas: perda de lucro, falta de recursos para investir em ideias novas e, de uma forma mais radical, a falência de empresa. Antes que aconteça esses problemas de gestão, o empresário deve investir tempo para corrigir preventivamente todos esses problemas que são causados por uma má organização.

Organizar documentos, comprovantes, contratos e relatórios é a primeira coisa a se fazer. É preciso organizar por data ou até mesmo utilizando planilhas ou sistemas. É possível escanear todos os documentos e guardar em banco de dados através de softwares. Perder documentos é um problema recorrente e precisa ser evitado por todo empresário que quer ter sucesso.

Além disso, hoje em dia a tecnologia permite que a gestão de empresa seja feita quase toda por softwares. Dessa maneira, perda de dados podem ser evitadas pura e simplesmente através do investimento em sistemas operacionais e de gestão.

Conclusão

Essas são as principais formas de se manter o controle de contas da empresa. A ideia é que os empresários bem-sucedidos se planejem o suficiente e controlem suas contas para que elas facilitem seus investimentos, bem como suas inovações tecnológicas. A partir disso, tudo fica mais fácil, pois o cálculo do capital gasto nos tributos e na gestão em geral da empresa, quando exposto de forma organizada e correta, traz um controle geral e monitoramento da situação da empresa. Pode-se dizer que a gestão de gastos dentro da empresa é crucial: se não há controle de gastos, não há planejamento. Portanto, toda empresa precisa de um controle de contas não só para que funcione, mas para que não vá à falência.

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