Como fazer gestão financeira eficiente em empresas

Os pequenos e os médios empresários precisam ter uma gestão financeira bem estruturada para que possam ser competitivas no mercado. É importante manter as contas no positivo, haja vista que uma empresa com prejuízos não consegue se sustentar por muito tempo.

A ideia principal para ter uma boa gestão financeira e reduzir todo gasto supérfluo da empresa, seja ela micro, pequena ou grande. Os custos supérfluos precisam ser evitados e os recursos da empresa melhor aproveitados.

Neste artigo mostraremos os segredos dos pequenos e dos médios empresários para ter uma excelente gestão financeira.

É necessário planejamento

O planejamento faz parte de qualquer empresa, não há como escapar. O primeiro passo de toda gestão financeira eficiente é aquele que identifica as receitas e planeja todos os gastos e as despesas possíveis. O que pode ser feito é observar todos os gastos atuais e ver onde se pode cortar ou não, dependendo da importância e prioridade do gasto.

Quanto maior o planejamento e análise, maior o lucro e menores as despesas supérfluas que, principalmente os pequenos e médios empresários precisam evitar.

Esse segredo é direcionado às áreas financeira e contábil que devem examinar detalhadamente qualquer tipo de transação financeira, seja um corte de gasto ou uma alíquota de imposto aplicada, afinal, qualquer detalhe que passar despercebido pode acabar em um problema financeiro que comprometerá o sucesso da empresa.

No entanto, isso não significa que o planejamento seja fixo e não permita nenhuma flexibilidade.

Aumentar um gasto para testes, por exemplo, de aperfeiçoamento em algum investimento, não é proibido, desde que seja aprovado pela área financeira. As mudanças que buscam otimizar os resultados devem acontecer, sem dúvidas, mas sempre com a autorização e organização da área financeira da empresa.

No geral, organizar os gastos e planejar os passos do futuro da empresa é como viajar buscando o melhor trajeto para chegar ao destino final.

Acompanhe o fluxo de caixa e capital de giro

Após o planejamento, é importante para o controle financeiro acompanhar o fluxo de caixa, que trata-se das receitas e despesas de um período. É preciso estar constantemente atualizado sobre o fluxo de caixa estar positivo ou negativo, para saber se as receitas estão sendo suficientes para cobrir as despesas.

Assim como o fluxo de caixa, você pode também fazer o acompanhamento contínuo do capital de giro, que são os recursos disponíveis para utilização na empresa. Caso o capital de giro esteja com valor abaixo do esperado, você não poderá aplicar recursos em todas as áreas desejadas, sendo necessário fazer um planejamento mais restrito aos recursos disponíveis. Por isso a importância de acompanhar este valor.

A tecnologia é sua amiga [e da sua empresa]

A tecnologia é um item essencial hoje em dia. Empresas que não atualizam constantemente e utilizam softwares e outras ferramentas disponíveis, com certeza têm vantagens sobre as que ainda não aderiram a esses avanços. Remar contra a maré neste caso é inútil.

A tecnologia só traz benefícios: diminui os custos e aumenta a produtividade, bem como, se mostra prática nas análises financeiras.

Existem diversos softwares que auxiliam na gestão financeira, que atendem empresas de pequeno e médio porte, e que são ferramentas muito úteis para auxiliar na gestão.

Essa tecnologia permite não só que a empresa tenha um acompanhamento financeiro detalhado, mas dá a oportunidade de ter essas informações em nuvem, para que possam ser acessados por qualquer pessoa com autorização em qualquer lugar.

A integração entre os sistemas ou ERPs financeiros com a contabilidade evitam problemas e erros humanos que muitas vezes podem aparecer no caso do uso de planilhas, por exemplo. Além disso, os sistemas podem ser uma mão na roda quando se fala na obtenção de informações ou cálculos financeiros.

O melhor ERP do mercado é o FoxManager. Ele permite várias ações (como emissão de notas fiscais, boletos e ordens de serviço, além de ter módulos para controle de estoque, contábil, fiscal e financeiro).

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O ERP FoxManager tem planos online e conta com versão grátis para 2 usuários. Vale a pena conferir!  

Separe o profissional do pessoal

Separar as contas pessoais e empresariais é fundamental para empresas pequenas ou médias para que tenham clareza no andamento dos negócios.

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A gestão financeira do seu negócio se torna muito mais eficiente visto que é possível o conhecimento pleno dos recursos disponíveis e despesas necessárias voltados somente para as atividades da empresa.

A inclusão de contas pessoais causaria uma incompatibilidade de informações, eliminando a possibilidade de fazer análises financeiras coerentes para crescimento da empresa.

Faça o controle de estoque

O controle de estoque deve ser feito de forma contínua, de preferência com a utilização de um sistema ou ERP, que irão auxiliar no acompanhamento de entradas e saídas de produtos.

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A exatidão dessas informações sobre o estoque possibilita a redução de perdas. Evitam ainda que haja excesso de compras de materiais, o que pode atrapalhar o armazenamento físico ou aquisição de outros materiais essenciais, bem como, evitam a falta de algum material necessário para a manutenção dos processos.

Controle as vendas na empresa

Com a concorrência acirrada que se vê atualmente em todos os setores, é fundamental ter o acompanhamento das vendas.

Com os dados referentes às vendas realizadas, é possível fazer a previsão mensal de vendas a prazo corretamente.

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Permite ainda que se identifique os produtos com maior demanda e os que possuem pouca procura.

Com base nisso, é possível tomar decisões relativas a destinação dos recursos para cada produto ou eliminação dos que não estão tendo resultados satisfatórios.

Compreender o mercado para boa gestão financeira

Compreender o mercado significa estar por dentro de todas as notícias dentro do país relacionadas a ele. Saber o nível de crescimento do país, previsão de inflação, variações positivas ou negativas no mercado em que a empresa atua pode ser algo que interesse à gestão financeira para preparar suas estratégias futuras.

O nome do estudo de mercado é PFOA (Potencialidades, fraquezas, oportunidades e ameaças).

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Talvez você não esteja familiarizado com o termo, mas ele é essencial para que uma empresa se mantenha estável no mercado. Estudar novas oportunidades que possam trazer benefícios, bem como observar os problemas e as ameaças que podem vir a ocorrer, identificar as fraquezas e potencialidades da própria empresa fazem parte desta análise.

Qualquer tentativa de inovação ou de investimento sem uma boa análise de mercado pode ser um fracasso para pequenas e médias empresas.

Compreenda as leis para gestão financeira 

O Brasil é um dos piores países para se empreender, visto a quantidade de dificuldades existentes. Portanto, ao abrir uma empresa é necessário conhecer as leis sobre o mercado no qual você trabalha de forma aprofundada, principalmente as que envolvem finanças.

As pequenas e médias empresas possuem mais dificuldades em arcar com multas altas que podem acontecer por inúmeros motivos: descumprimento de leis ou até mesmo descuido na hora de pagar certos tributos, ou escolhas inadequadas de enquadramentos e alíquotas de impostos.

O correto, portanto, é buscar compreender as leis e, se possível, contar com o auxílio de um especialista na área.

Conclusão

Em suma, o empreendedor deve tentar manter o controle dos processos e estar sempre buscando novos conhecimentos e se aprimorando com relação a todos os itens que possam afetar o desenvolvimento da empresa, a fim de mantê-la competitiva e rentável. Isso facilitará a visão ampla do negócio e auxiliará nas decisões com relação aos diversos problemas a serem enfrentados no empreendedorismo atual.