Usar o Excel é a Pior Maneira de Fazer Gestão Empresarial

Já parou para pensar no que é preciso para se ter um negócio de sucesso? Será que uma boa ideia e seu esforço são capazes de juntos fazer com que uma empresa cresça e se desenvolva de maneira sustentável a médio e longo prazo? A competitividade do mercado está mais acirrada do que nunca, e o advento cada vez maior de alta tecnologia em todos os processos envolvendo a gestão empresarial de um negócio dizem que não.

Nesse contexto é preciso ir mais além no que diz respeito aos ‘bastidores’ de sua empresa. O mundo digital requer ferramentas de gestão de verdade para tomada de decisões.

No post anterior fiz uma alusão sobre o uso ultrapassado de tabelas do Excel para a gestão de negócios de sua empresa. A verdade pode ser dura, mas ainda é a verdade. Se você é dono de uma microempresa, pequena empresa, e quiçá, média empresa, que ainda faz uso do Excel e é feliz, posso provar que você é vítima de trabalho em dobro. Em outras palavras, o ‘retrabalho’.

Tenho o Que Quero Com o Excel

“Ah, mas meu negócio não demanda tanto trabalho assim. O Excel é ótimo para o que eu faço”. Tudo bem. Pode até ser que isso seja verdade. Contudo, denota um pensamento resistente a mudanças, e esse é o caminho mais rápido para a estagnação e consequentemente desaparecimento gradual do seu próprio negócio no mapa do mercado.

Pois não se engane, seus rivais mais espertos, aqueles que possuem uma meta de firmar seu lugar como uma referência no que fazem, e além disso, que tem planos mais ousados de crescimento sólido e seguro, e buscam informações sobre algum tipo de software de gestão empresarial. O famoso Enterprise Resource Planning, ou ERP.

Seu primeiro Erro

Primeiramente, em qualquer aula de empreendedorismo você é esclarecido de que para iniciar um negócio, qualquer negócio, o primeiro passo é uma boa ideia. Isso ainda é uma verdade absoluta, e não pretendo diminuir a astúcia do empreendedor com sua ideia única para um negócio.

Sendo assim, você tem esse insight e inicia o desenvolvimento de um projeto único.

Em segundo, isso implica verificar a demanda de um produto ou serviço em um determinado local, pesquisa do perfil sócio econômico do seu possível cliente, consegue empréstimos para viabilizar seu sonho, investe em maquinário e treinamento.

Consequentemente você não quer arriscar mais do que já está arriscando, afinal, empreender no Brasil por si só já é um ato que envolve muitos desafios. É nesse momento do planejamento estratégico que você comente um grande equívoco ao optar por confiar no bom e velho Excel para te auxiliar. E esse foi seu primeiro erro como empreendedor.

Por Você Não Confiaria?

Logo, por que você não confiaria no Excel? Ele é praticamente uma instituição ‘viva’ do mundo empresarial, já está sendo utilizado há pelo menos três décadas, passa por atualizações no Microsoft Office , produz gráficos e faz cálculos difíceis. Mas é só.

O que parecia ser muito nas décadas de 80 e 90, todavia hoje é no mínimo insatisfatório.

Perspectiva Passada do Excel

Vamos olhar sob uma perspectiva mais ampla que a questão requer. O mundo digital entrou na realidade empresarial nessa mesma época. Todo o trabalho contábil, fiscal e financeiro antes era feito na ponta do lápis com um imenso volume de papel envolvido no processo.

Eram horas e horas de tempo empregado corrigindo dados, enviando correspondência com informações novas e esperando a resposta do seu contador e isso implicava muitas vezes em refazer todo o trabalho anterior.

O Excel acabou com isso ao digitalizar esses processos todos e coloca-los nas famosas tabelas que são conhecidas até hoje.

Bastava você lançar as informações e dados lá para simplificar o processo. Isso ajudou a área de gestão de pessoas e na parte contábil e fiscal de empresas por décadas. E isso foi verdade por muito tempo.

Descompasso com a Realidade Empresarial Atual

Contudo, o que antes era sua maior força, hoje se tornou sua maior fraqueza. Apesar de todas as suas funções, o Excel carece do fator humano para funcionar. Sim, ele precisa que alguém sente à frente do computador e lance um volume grande de dados sobre qualquer coisa para que ele faça seu trabalho.

Acontece que lançar dados em tabelas se tornou obsoleto e contra produtivo em uma realidade onde todos os agentes do mercado também estão digitalizados.

Ou seja, o seu banco, seu contador, seus clientes, seus fornecedores, o Serasa e a Receita Federal também utilizam algum tipo de softwares de gestão.

Utilizar tabelas em Excel para realizar operações empresariais com esses outros atores é o mínimo que eles esperam de você. Não há mais nenhum diferencial facilitador nisso, muito pelo contrário.

Preso a Tabelas

Com certeza as partes interessadas no funcionamento de sua empresa, em outras palavras, seus stakeholders, querem algo a mais. Isso significa, um borderô bem confeccionado, folhas de pagamento precisas, rapidez na construção de contas a pagar e a receber, relatórios claros, seu imposto renda contendo todas as suas obrigações, uma catalogação de estoque com rastreabilidade, enfim, uma miríade de novas demandas.

Como você pode ser um ator competitivo nesse cenário quando você está preso a tabelas no Excel, gastando tempo apenas lançando dados?

Eu respondo: você não é.

Ao optar por não investir em um sistema ERP você fica preso a velhas formas de se realizar controle financeiro e contábil, por exemplo.

Se você empreendedor, realiza a gestão da vida financeira e contábil por meio de Excel, seja honesto: Quantas dores de cabeça você não deu ao seu contador por conta de um valor errado na planilha?

Dessa maneira, também já parou para pensar no quanto você deixou de receber, ou pagou a mais por falta de um controle mais adequado?

Adicione isso ao dia a dia corrida da empresa, inúmeras responsabilidades com funcionários e clientes, a busca pela excelência no que você oferece, a falta de tempo com a família, e todos os problemas inerentes à atividade empreendedora. Admita, vale a pena?

Enquanto Outros Investem

Ao passo que um empreendedor que investe em um software de gestão empresarial obtém sobretudo informações mais precisas sobre sua empresa, tem em mãos a interpretação clara de dados gerados, reúne diferentes operações em um só local, organiza sua carteira de clientes, mapeia seu estoque e consegue enxergar onde deve cortar gastos.

Mais ainda, o tempo economizado pode ser empregado em outras áreas importantes, ou seja, com desenvolvimento de novas estratégias e a recolocação de sua empresa em outro patamar.

Percebeu que se o mercado empresarial for encarado como uma guerra, e sua arma for o Excel, você já perdeu?

Automação de Informações

Um sistema ERP melhora a relação da empresa com os stakeholders provendo dados e informação de qualidade. Desse modo, consegue fazer isso automatizando uma série de processos em diversas áreas como: financeira, estoque, loja, serviços, faturamento, estoque e contábil.

Imagine melhorar a comunicação entre diferentes partes de sua empresa, permitir que seu contador acesse dados e os corrija as informações incorretas antes que ela seja enviada para instituições financeiras, bancos ou órgãos de controle.

Isso permite mais tempo livre ao empreendedor para se dedicar a assuntos estratégicos de sua empresa que antes poderiam estar sendo negligenciados, ou mesmo proporcionar qualidade de vida melhor com a família, uma vez que ele não iria mais perder tanto tempo fazendo lançamento de informações em tabelas de Excel.

ERPs no mercado

Em resumo, existem hoje inúmeras opções no mercado quando o assunto é sistemas de gestão empresarial. Nessa cadeia de valor, muitas empresas optam por atender nichos específicos de mercado como ERP para o varejo, ERP para empresas de comunicação, ERP para empresas de tecnologia, ERP para indústria farmacêutica.

Portanto, na tomada de decisão faça uma pesquisa sobre o software de gestão empresarial que melhor atende as suas necessidades. Por fim, se livre de vez do barato que sai caro que as tabelas de Excel representam.