Controle de Estoque: principais métodos e ferramentas

Todo bom gestor empresarial sabe que precisa contar com bons métodos e ferramentas de estoque para otimizar os processos na empresa, reduzir prejuízos e tomar decisões acertadas. Seja em uma empresa de pequeno, médio ou grande porte, é necessário conhecer sobre controle de estoque para reduzir prejuízos, aumentar a lucratividade e ajustar processos logísticos do supply chain.

Índice:

1. ERP;
2. SRM;
3. Just in Time;
4. PEPs;
5. UEPs;
6. Custo Médio;
7. Ciclo PDCA;
8. Curva ABC;
9. Giro de Estoque;
10. Código de Barras;
11. Kanban.

Escolher a metodologia correta de organização e gerenciamento não é uma tarefa fácil.

Nesta postagem do Blog FoxManager, vamos apresentar as opções mais utilizadas. Além de auxiliar você na determinação da melhor ferramenta de gestão de estoque para a sua empresa.

O que é um bom controle de estoque

Até pouco tempo, o controle de estoque era, geralmente, realizado manualmente através de planilhas. Isso tornava o negócio passível a erros graves, que podiam comprometer seriamente o faturamento das empresas.

Entretanto, o surgimento de novas tecnologias, ferramentas computadorizadas e métodos de controle de estoque automatizados, tornou esse processo mais simples, seguro e completo.

O uso de softwares de controle de estoque, permite gerenciar equipamentos, produtos finalizados ou em processo de produção, movimentação e armazenamento de matérias-primas. Além de outras questões fundamentais para o bom andamento do processo produtivo.

• VEJA COMO A TECNOLOGIA PODE MELHORAR A GESTÃO EMPRESARIAL 

Através destes programas de controle de estoque, o empresário consegue agilizar a logística, facilitar o processo de inventário, bem como reduzir perdas e atrasos nas entregas e outros pontos fundamentais para o negócio.

Então, você gostaria de saber mais sobre esses métodos e compreender como eles podem ser colocados em prática para otimizar os métodos de controle de estoque em sua empresa? Continue lendo este artigo e descubra mais!

1. ERP

ERP significa Enterprise Resource Planning — o que, em tradução livre para o português significa algo como Sistema de Gestão Empresarial.

Essa ferramenta permite otimizar o fluxo de informações e integrar dados de todos os setores da empresa por meio de softwares específicos de controle de estoque, utilizados para analisá-los.

Com um ERP, o gestor consegue conduzir o negócio e tomar decisões estratégicas de maneira mais rápida, já que tem ao alcance de suas mãos todos os dados referentes a: Contas a pagar e contas a receber, faturamento, fluxo de caixa, fornecedores, recursos humanos, impostos.

Além disso, essa ferramenta conta com módulos de controle de estoque e permite que o gestor tenha visão facilitada de dados como:

• histórico de vendas;
• armazenamento de matéria-prima;
• cadastro de produtos;
• cálculo de preço e custo de mercadorias;
• produtos em fase de finalização ou já prontos para a venda;
• prazos de entrega dos fornecedores;
• entradas e saídas de estoque;
• nota fiscal eletrônica;
• períodos do ano com picos de vendas, entre outras informações.

Outrossim, utilizar um programa de gerenciamento de estoque ajuda na elaboração de inventários rotativos e gerais, reduzindo desvios e perdas.

Outras vantagens

É possível fazer análises individuais de desempenho de cada item vendido e, com isso, desenvolver ações e estratégias de marketing para alavancar a difusão do produto no mercado, desafogar o estoque, ou mesmo suspender temporariamente a produção.

Assim, se um item tiver um excelente resultado, podem ser tomadas medidas para aumentar a sua produção. Tendo todas essas informações, o gestor consegue definir os rumos que a empresa deve tomar.

Também é possível obter mais eficiência operacional com atualizações automáticas e em tempo real do estoque a cada venda, ou a cada mercadoria finalizada e pronta para ser entregue ao consumidor final.

Utilizar planilhas manuais ou diversos sistemas separados aumenta suas chances de erros. Logo, centralizar todo o fluxo informativo em um só banco de dados, utilizando um software ERP é a maneira mais acertada para manter um controle eficiente do seu negócio.

2. SRM

O SRM — Supplier Relationship Management é um software de gestão do relacionamento com fornecedores — é uma das ferramentas para controle de estoque mais estratégicas. Partindo de um conjunto de ações que otimizam a relação da empresa com os fornecedores, permite a tomada de decisões baseadas no fluxo de entrada e saída de determinados produtos.

Um software SRM torna mais fácil controlar os processos relativos aos inventários, materiais utilizados e aquisição de bens e serviços.

O resultado disso é a redução dos custos e o aumento da qualidade do produto final. Afinal, o SRM permite um melhor relacionamento com fornecedores, servindo para negociações mais eficientes e, até mesmo, meios de repassar esses diferenciais para o cliente final.

3. Just in time

Essa expressão em inglês pode ser traduzida para “no momento exato”. Trata-se de um método de controle de estoque que tem por premissa produzir, armazenar ou comprar insumos estritamente alinhado às necessidades, visando os custos ao mínimo necessário. Isso mantém o estoque ao menor nível, sendo ainda capaz de suprir as demandas.

Gigantes do mercado de vendas online como Mercado Livre e Amazon trabalham com o conceito de Just in Time.

Se feita imprudentemente, a metodologia pode ser muito prejudicial, pois a perda do controle de estoque pode, inclusive, fazer com que a empresa tenha a credibilidade do mercado afetada, atrase entregas e perca vendas. Já aplicada de maneira segura, e por gestores experientes, essa técnica pode gerar muita economia, pois reduz significativamente custos com estoque.

Assim, a metodologia só funciona caso a empresa tenha, ao seu lado, bons fornecedores, uma equipe preparada para trabalhar sob demanda, bem como contar com ferramentas que auxiliem no monitoramento, controle do estoque, solicitações e pedidos de compras.

4. PEPS

O PEPS é a sigla para “Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair”. Se baseia no conceito de que as mercadorias mais antigas no estoque devem ser vendidas como prioridade perante às mais recentes.

Atualmente, essa metodologia é muito utilizada em setores alimentícios, por diversas razões. Primeiro, ela permite maior controle da qualidade dos produtos, já que a questão do prazo de validade é respeitada. Segundo, otimiza o ciclo de vida das mercadorias permitindo uma reposição mais rápida.

Além disso, com o PEPS, uma mercadoria não ficará muito tempo esquecida no estoque. Afinal, ao efetuar uma venda de um produto X, o item fabricado há mais tempo será enviado ao consumidor. Dessa forma, é gerada uma rotatividade saudável e importante para a garantia de entrega de produtos novos.

Para auxiliar neste processo, ter um bom programa de gerenciamento de estoque é uma ótima opção, pois a maioria já possui essa funcionalidade disponível e alguns, inclusive, emitem relatórios e sugestões de produtos com prazos de validade reduzidos.

5. UEPS

O UEPS é a sigla para “Último a Entrar, Primeiro a Sair”. Contraria a lógica do PEPS explicada anteriormente.

Assim, é indicada apenas para empresas que não atuam no segmento de produtos perecíveis, para não se correr risco de prejuízos com perdas por prazo de validade.

Nessa metodologia, as últimas unidades que entram no estoque são consideradas para o cálculo do valor total de mercadorias armazenadas. Por isso, para empregar o UEPS, os gestores devem ficar muito atentos à rotatividade dos produtos.

6. Custo médio

Esse método consiste em identificar o valor dos produtos vendidos e os que estão em estoque, tornando conhecido o valor de sua mercadoria.

Consiste em dividir o saldo financeiro pelo físico. Exemplo:

No início de um determinado período, que neste exemplo usaremos a forma mensal, o estoque de produtos em uma empresa consistia em 100 produtos comprados por R$ 300,00.

Durante o mês a empresa adquiriu mais 200 peças do mesmo produto com um preço diferenciado de R$ 750,00.

Vamos ao cálculo do custo médio: soma-se os valores pagos nas compras durante o mês (R$ 300,00 + R$ 750,00), totalizando R$ 1.050,00. Soma-se então o número de produtos comprados (100+200) totalizando 300 produtos.

Então divide-se o valor total pago R$ 1.050,00 pela quantidade de produtos 300, obtendo-se R$ 3,50. Este é o custo médio do produto no mês.

Esse cálculo pode ser realizado em outros períodos determinados e pode ser obtido facilmente na maioria dos softwares para controle de estoque.

Obtendo o custo médio de cada produto, é possível saber o valor real do estoque no período, facilitando sua gestão.

7. Ciclo PDCA

Esta metodologia se baseia em 4 palavras em inglês que constituem a sigla PDCA: Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Checar) e Act (Atuar).

É utilizada para a solução de problemas específicos que dificultam a gestão, por exemplo, estoque acumulado sem saída, pedidos feitos em atraso, quantidades conferidas na entrada não batem com a quantidade de itens disponíveis, entre outros.

Identifica-se qual dos problemas tem alcance mais negativo na gestão de estoque e a partir daí se aplica o método PDCA, indicando o que está causando este problema, traçando um plano para sua solução (Plan), executando este plano (Do), checando as consequências (Check) e por fim aplicando a solução na empresa (Act).

Ao final deste processo, caso o resultado seja positivo e o problema seja solucionado, aplica-se o método em um novo problema. Porém, caso o mesmo não tenha sido resolvido na sua totalidade ou teve outras consequências negativas, aplica-se o método novamente no mesmo problema, até que esteja integralmente solucionado.

8. Curva ABC

A curva ABC é um método de classificação dos itens de acordo com o seu grau de importância, definindo-os nas categorias: A, B e C.

Baseado no princípio idealizado por Vilfredo Pareto, esta classificação indica que 80% dos efeitos desejados são obtidos a partir de 20% das causas ou ações empregadas em prol de determinado objetivo. Na prática, isso significa dizer, que de todo seu estoque, 20% dos itens serão os que representarão 80% da sua lucratividade.

Baseado nisso, a maioria dos softwares para controle de estoque emitem um relatório de Curva ABC, classificando os itens da seguinte forma:

• A: Produtos que correspondem a 20% de valor;

• B: Produtos que correspondem a 30% de valor, após os produtos de classificação A;

• C: Restante dos produtos que correspondem a 50% de valor.

Os valores utilizados para o cálculo do valor podem ser os mais variados, de acordo com a necessidade da empresa, porém o mais indicado é a lucratividade mensal do produto, ou seja, ter um foco maior em uma pequena quantidade de produtos que correspondem a 20% do faturamento mensal da empresa.

Essa estratégia ajuda a garantir a oferta constante de produtos mais lucrativos. Isso evita a acumulação de produtos com rentabilidade insignificante, protegendo assim o patrimônio da empresa.

9. Giro de estoque

O cálculo de giro de estoque proporciona ao gestor saber exatamente quantas vezes o estoque foi renovado no período de um mês ou se ainda há produtos que não tiveram saída.

É calculado de forma simples, somando-se a quantidade de itens vendidos e dividindo-se pela média de estoque.

A média de estoque pode ser obtida somando-se: estoque inicial + estoque final / 2.

Exemplo para facilitar a compreensão:

No início do mês o estoque teve a entrada de 10 tablets.

Na primeira quinzena do mês 5 tablets foram vendidos e foi providenciada a compra de mais 10 tablets para recompor o estoque.

No decorrer do mês houve a venda de mais 5 tablets.

O mês finalizou com 10 tablets vendidos.

Para resultado do giro de estoque, soma-se a quantidade de itens vendidos no mês, que foram 10, e divide-se pela quantidade média do estoque que também é de 10 produtos visto que iniciou e terminou o mês com esta quantidade, o que na fórmula de média de estoque mostrada acima configuraria 10 produtos inciais + 10 produtos finais / 2.

Obtém-se de resultado de giro de estoque 1, o que significa que o estoque foi renovado uma vez durante o mês, ou seja os produtos que estavam em estoque no início do mês tiveram saída, e houve a compra da mesma quantidade de produtos.

10. Código de barras

O código de barras, ou EAN, é uma representação que pode ser numérica, ou mesmo um QR Code, de todas as informações necessárias para controle do produto. Podem ser incluídas informações de altura, peso, cores, data de validade, lote, entre outras informações.

Com um leitor de código de barras é possível identificar o produto ou mercadoria, classificá-lo, também indicar o local onde será estocado, como fileira, prateleira, etc.

A utilização desse tipo de código garante que os produtos que estão sendo manuseados serão adequadamente registrados no sistema. Isso previne a ocorrência falhas humanas, como digitar o código do produto incorretamente, por exemplo.

Além disso, operações que envolvem uma grande quantidade de produtos são agilizadas com a utilização do leitor.

11. Kanban

Processo que faz parte da metodologia Just in Time. Consiste na criação de uma espécie de mural, atualmente pode-se utilizar um sistema, que poderá ser visualizado por todos os colaboradores da empresa. Nele haverá as seguintes divisões:

• To do: tarefas a realizar;

• Doing: tarefas que estão em processo de execução;

• Done: tarefas concluídas.

Essas são as divisões essenciais para o funcionamento desta metodologia, porém podem haver variações de acordo com a necessidade da empresa.

O objetivo é criar um controle de produção rígido. Ele terá reflexo no estoque, em que um processo só será feito após a conclusão de outros processos dependentes. Isso evita o acúmulo de peças ou tarefas obsoletas no momento. Consequentemente o gerenciamento de estoque não terá acúmulo de produtos desnecessários.

Enfim, como podemos ver, existem mesmo muitos métodos e ferramentas para controle de estoque no mercado, cada um com suas particularidades.

Logo, para escolher o melhor para o seu negócio e desenvolver um planejamento estratégico para atuar no varejo, você deve levar em consideração os custos e benefícios oferecidos por cada um deles. Saber escolher o melhor sistema faz toda a diferença no mercado, e possibilita que a empresa conquiste cada vez mais espaço, atendendo melhor os seus clientes.

Como escolher o melhor controle de estoque?

Pode soar bastante óbvio, mas, basicamente, o melhor método de controle de estoque é aquele que, na prática, funcionará para a sua empresa. Muitos gestores cometem o erro de monitorar o armazenamento sem levar em conta o modelo de negócio, fluxo de entrada e saída de mercadorias e, principalmente, a demanda dos produtos.

Um varejista tem necessidades totalmente diferentes de um fabricante, por exemplo. Portanto, a metodologia que melhor se encaixa para o primeiro, provavelmente, será diferente do segundo.

Assim como, dentro do mesmo setor de atuação, o tipo de produto também é fator para se considerar. Um varejista de artigos de vestuário tem necessidade de estocar seus produtos de uma forma. Diferente de quem vende equipamentos de informática ou alimentos.

Para determinar qual a melhor opção, recomendamos:

• Avaliar o modelo de negócio da sua empresa;
• Observar com quantos fornecedores você lida;
• Levantar o fluxo de entrada e saída das mercadorias;
• Monitorar o tamanho do espaço físico necessário;
• Calcular quantas lojas têm e como é feito o abastecimento delas;
• Considerar quem fará a conferência e como é a disponibilidade de tempo dessa pessoa;
• Ponderar o quanto o estoque é importante para a satisfação dos clientes.

No quesito ferramenta, por exemplo, o sistema ERP é um dos mais completos e utilizados atualmente. Ele otimiza todo o fluxo de informações e integra os dados, auxiliando o gestor nas tomadas de decisão. Atualmente existem sistemas ERP online que podem facilmente atender às necessidades da sua empresa.

Pequenos empreendedores podem contar também com sistemas ERP gratuitos, que apesar de, geralmente, apresentarem funcionalidades reduzidas, podem contribuir significativamente com a gestão do empreendimento.

Conclusões

Administrar qualquer empreendimento não é uma tarefa fácil e demanda muito trabalho por parte do gestor. Felizmente, existem no mercado diversas metodologias que auxiliam neste processo.

Além disso, o empreendedor também pode contar com sistemas integrados de gestão que concentram todas as principais informações cruciais para manter a saúde financeira da empresa e ainda aumentar a lucratividade.

Outrossim, é importante destacar que as ferramentas para controle de estoque servem como diferencial competitivo. Por meio delas, o gestor otimiza tarefas mais operacionais e, dessa forma, fica livre para liderar, criar estratégias de atuação, pensar em formas de inovação e rendimento do seu negócio.