Os 8 erros na gestão financeira da sua empresa

Por vezes, empreendedores só percebem que cometeram erros na gestão financeira da empresa tarde demais. Tratada com negligência, displicência e desleixo, eles não compreendem a importância que isso tem no futuro. Até que chega uma crise inesperada e eles, sem dinheiro, têm acesso a crédito negado.

É o fim!

É o famoso esqueleto no armário que vem para assombrar os empreendedores nos momentos em que eles menos esperam. De uma hora para outra a empresa se torna apenas mais um número na estatística do Sebrae sobre negócios que fecham as portas em poucos meses.

Por incrível que pareça ainda existem empreendedores que não fazem muita questão de realizar um planejamento financeiro, e nem manter o controle sobre ele.

Será que você é um deles que está cometendo esses 8 erros?

1. Desconhecer as operações da própria empresa;
2. Não realizar análise de desempenho;
3. Não analisar o fluxo de caixa atualizado;
4. Não manter controle de estoque;
5. Insuficiência do capital de giro;
6. Desorganização de documentos contábeis fiscais;
7. Misturar contas pessoais com contas da empresa;
8. Não utilizar um sistema ERP.

Vamos falar sobre cada um dos 8 erros neste artigo do Blog FoxManager com o intuito de fazer com que se evite cair em uma dessas armadilhas.

O bom desempenho financeiro de sua empresa só depende do seu gestor.

O que você entende por gestão financeira?

Em poucas palavras, vamos estabelecer que gestão financeira agrega práticas, procedimentos e ações que buscam gerar capital para manutenção da empresa, atrair investimentos e sustentar o crescimento do negócio por si próprio.

Ou seja, quando se fala em gestão financeira, é preciso compreender que existem uma miríade de processos e ações dependentes uns dos outros.

É comum micro empresas, e até PMEs, tropeçarem por desconhecimento que uma ação em local X leva a uma reação negativa e inesperada em local Y e Z.

Vamos repassar esses 8 erros um a um?

Desconhecer as operações da própria empresa

Você, empreendedor, que dá seu sangue diariamente para fazer seu negócio dar certo, mas nunca parou para refletir o que de fato acontece no fluxo de operações da empresa já começou errado.

Volte duas casas!

Desconhecer as operações da própria empresa gera uma dificuldade grande. São minúcias, detalhes e coisas que fazem a diferença.

O fluxo de operações diz respeito a tudo o que é necessário para que a empresa desempenhar a atividade para qual ela foi criada.

Por exemplo:

• Matérias primas mais utilizadas;
• Matérias primas menos utilizadas;
• Insumos mais utilizados;
• Insumos menos utilizados;
• O custo sobre a produção;
• O custo sobre a venda;
• O custo sobre a entrega;
• O custo de comercialização;
• O custo de divulgação e marketing;
• Recursos humanos necessários;
• Maquinário utilizado;
• Rotina de faturamento;
• Rotina de logística;
• A administração do negócio;
• As peculiaridades do negócio;
• Quem são seus fornecedores;
• Quem são seus clientes;
• Quem são seus clientes fiéis;
• A manutenção do negócio;
• Procedimentos de produção;
• Procedimentos de atendimento.

Tem certeza que você já adquiriu conhecimento suficiente sobre todos esses aspectos? 

Por mais que você delegue a pessoas competentes parte do fluxo de operações, o maior responsável é você mesmo.

Sendo assim, para alcançar o sucesso desejado dentro de uma estratégia de gestão, conhecer os detalhes sobre suas operações significa dispor de elementos que permitam: identificar, antecipar e lidar com problemas.

Não realizar análise de desempenho

Ao focar apenas em manter os registros necessários de informações sem realizar a análise de desempenho que cada registro representa é um erro.

Tudo se baseia em dados. Ainda mais quando vivemos na era digital onde tudo está conectado. Os dados apontam para indicadores importantes que permitem a correção de erros ou melhoria em processos.

Novamente, o empreendedor que manter registros financeiros sem observar o que os dados estão lhe dizendo está apenas guardando papel ou espaço no HD.

Na prática significa você observar, por exemplo, o gasto mensal com seu estoque, ou custo da operação de vendas atual.

Indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho são ferramentas capazes de medir os resultados das atividades estratégicas executadas na empresa por um período de tempo determinado.

O que se fez, quais métodos utilizados, quantas pessoas envolvidas, o quanto isso refletiu em vendas, a qual custo, o lucro, etc.

Ao falar especificamente de indicadores na gestão financeira, eles estão divididos em quatro categorias:

• Atividade;
• Estrutura de capital;
• Liquidez;
• Rentabilidade.

Se o empreendedor negligenciar esta importante etapa, ele jamais terá os elementos necessários para entender os processos que precisam ser melhorados.

Se você não pretende mais cometer este erro, aprenda a direcionar a análise de desempenho focada na gestão financeira, planejamento, controle e flexibilidade para implementar mudanças.

Não analisar o fluxo de caixa atualizado

Você acha que analisar o fluxo de caixa se limita a conferir o fechamento do caixa do dia? Achou errado.

A análise envolve a inspeção de todas as informações relacionadas à entrada e saída de dinheiro do caixa da empresa.

É dinheiro em espécie? Quanto?

Foi cartão de crédito? Quanto? Quais as bandeiras?

Pagamento em débito? O valor total? Quais as bandeiras?

Foi feito um depósito? De qual banco e em qual horário? Cai hoje ou amanhã?

O cliente realizou uma transferência? Ele incluiu a taxa cobrada pelo banco?

Quais os produtos tiveram maior saída?

Quais produtos tiveram menor saída?

A promoção deu certo?

Em qual horário vendemos mais?

Em qual horário vendemos menos?

Ao ter essas informações em mãos, o empreendedor sabe o quanto de recursos ele tem disponível para o dia seguinte. Mais importante, qual foi a receita gerada hoje.

Isso implica em ter conhecimento sobre seu lucro e a cobertura das despesas fixas e variáveis do negócio.

Deu para perceber que o fluxo de caixa vai muito além, não?

Ela é essencial para o acompanhamento da rotina financeira da empresa. Se usada de maneira estratégica, ela dispõe de dados - os dados, novamente -, para uma tomada de decisão mais precisa.

Controle do estoque inadequado

Primeiramente é preciso saber que tipo de controle de estoque é o mais adequado para a sua empresa.

Você pode clicar aqui e descobrir os 11 principais métodos para cada tipo de empresa.

Para determinar a quantidade  de produtos, levando em conta até uma margem para mais ou para menos, que suprem a demanda criada por um certo período, é preciso acompanhar os dados e informações gerados de maneira sistemática.

Uma empresa varejista não pode ter o mesmo método utilizado na gestão de estoque de uma indústria, ou de um restaurante, por exemplo.

Se você trabalha com produtos perecíveis, logo possui uma demanda completamente diferente de uma fábrica de componentes plásticos.

Qual é o produto que você comercializa? Trabalha com estoque consignado? Atualmente você opera com estoque mínimo ou máximo?

Se você possui um controle de estoque inadequado, com certeza está gerando prejuízo.

Se o estoque está muito cheio, você não está vendendo.

Se o seu estoque está vazio, você também não está vendendo e provavelmente existe algo de errado com seu fornecedor.

Há ainda segmentos da low touch economy que trabalham com estoque zero, cortando o custo com armazenamento.

Qual deles mais parece com o segmento do seu negócio?

Insuficiência de capital de giro

Uma empresa sem o capital de giro suficiente para o funcionamento de tarefas do dia a dia é um águia sem asas para voar.

O empreendedor deve ter em mente que o capital de giro é fundamental para manter as condições funcionais da empresa. Em outras palavras, permite que atividades sejam desempenhadas da maneira apropriada.

Aprenda aqui alternativas para aumentar seu capital de giro.

Desorganização de documentos contábeis e fiscais

Mais comum do que se imagina entre empreendedores, a falta zêlo com documentos contábeis e fiscais é o grande vilão da continuidade de empresas.

Para combatê-lo uma ótima ferramenta é a utilização de um sistema de gestão. Há vários disponíveis no mercado. Se você nunca ouviu falar em Enterprise Resource Planning, o ERP, é bom se atualizar a respeito.

Empilhar uma montanha de boletos, borderôs, contas, cupons fiscais e afins não é o mesmo que organizá-los. Quer dizer apenas que você é um acumulador de papéis.

Isso se você conseguir manter todos os registros intactos. Se pensarmos em uma empresa de médio porte, esses documentos podem passar pelas mãos de muitos colaboradores e há uma grande chance de perdê-los ao longo de um tempo.

Um ERP permite que você tenha todos os registros separados para consulta sempre que necessário.

Manter estes registros organizados significa que você tem uma gestão financeira saudável. Também pode ser o fiel da balança ao solicitar um empréstimo junto ao banco ou uma nova linha de crédito ao seu gerente.

E não estou nem falando na fiscalização de órgãos públicos competentes.

Como você vai provar que sua empresa tem saúde financeira o suficiente sem os registros contábeis e fiscais? Como você vai comprovar a arrecadação da sua empresa junto ao fisco?

Sem organizar tudo, você não vai. 

Misturar as contas pessoais com contas da empresa

Este é um assunto recorrente e que acontece rotineiramente em empresas. Principalmente quando são negócios de família.

Não é porque você é dono da empresa que você pode simplesmente meter a mão no dinheiro do caixa sem qualquer controle para pagar a sua conta da Netflix, a sessão de drenagem linfática da sua mulher ou as aulas de inglês do Júnior às custas da receita da empresa.

Uma coisa é a conta da empresa. 

Outra coisa separada é a sua conta pessoal.

O mesmo vale para o contrário, pois não é prudente tirar dinheiro do seu bolso para cobrir rombos da sua empresa.

Eu sei que é polêmico, mas a gestão financeira implica em permitir que sua empresa pague pelas despesas e custos que ela mesmo gera. 

Se há um problema em cobrir tudo, então é hora de verificar o que é possível cortar nas contas da empresa.

Esse tipo de situação pode criar um tipo de maquiagem financeira indesejável, bem como, comprometer o capital de giro da empresa.

Mas se você é dono da empresa, como tirar dinheiro dela? É importante estabelecer uma remuneração adequada para o empreendedor e seus sócios.

Já ouviu falar em pro-labore? É um tipo de remuneração apropriada para os donos, ou dono, do negócio.

Não se trata de salário, e possui suas próprias regras de recolhimento de impostos. O pro-labore tem de constar no orçamento da empresa.

Não utilizar um ERP

Já citamos acima que o ERP é um grande aliado para o empreendedor na tarefa de gestão financeira da empresa.

Eu sei o que você vai falar: “-Uso o excel e ele nunca me deixou na mão”. 

O excel tem seus méritos, é o melhor custo benefício pois você não paga nada por ele.

É o melhor para a gestão financeira? Não. Fazer uso dele é uma forma mais tradicional de gestão financeira que não está em compasso com as demandas do mundo digital e hiper-conectado da indústria 4.0.

Conclusões

Os efeitos de uma má gestão financeira se concentram na inviabilidade do seu negócio a médio e longo prazo.

Você pode ter a impressão equivocada de que, mesmo cometendo alguns erros citados acima, está tudo bem.

Ou ainda, abdicar de consertar alguns para se concentrar apenas em outros, vai por todo o processo de gestão a perder.

Os efeitos irão surgir mais cedo ou mais tarde. Receita cada vez menor, aumento de dívidas, portas fechadas para crédito e… falência.

Lembra-se que a gestão financeira é um conjunto de procedimentos, práticas e ações interligados.

O que parece muita coisa para dar conta se torna apenas rotina quando se desenvolve o planejamento correto para cuidar do todo.

Por fim, é preciso se debruçar para estudar seu negócio, dedicar tempo e dinheiro para realizar o investimento adequado.