Como a tecnologia melhora a gestão empresarial

Quem é dono do próprio negócio sabe que nem sempre gerir todas as variáveis que afetam a sua lucratividade é uma tarefa simples. É preciso ter atenção ao setor financeiro, controlar a emissão e o recebimento das notas fiscais, gerir corretamente o estoque, calcular impostos, realizar a contabilidade e muito mais.

Fazer esse controle manualmente é inviável nos dias de hoje, assim como ter um sistema separado para cada necessidade — que pode confundir o gestor e fazer com que ele não tenha uma visão ampla da sua empresa, pois os dados estariam desagregados.

Para resolver todas essas questões é que existe o software ERP.

Quer saber mais sobre ele e descobrir se essa é a solução que faltava no seu negócio? Continue a leitura!

O que é um software ERP?

O termo ERP vem do inglês Enterprise Resource Planning e pode ser traduzido como Sistema de Gestão Empresarial. O seu surgimento remonta ao final da década de 50, quando começaram a aparecer os primeiros sistemas para a gestão do estoque. De lá para cá, muita coisa mudou.

Além da possibilidade de controlar inúmeros outros recursos empresariais (como os financeiros, os recursos humanos, os canais de vendas e distribuição, entre outros), um dos grandes avanços quando falamos em sistemas ERP foi o armazenamento, em nuvem, através do surgimento dos Software-as-a-Service (Saas).

Trabalhando juntos, eles garantem muito mais segurança a todas as informações e dados do seu negócio, já que eles não ficam armazenados no seu computador, que poderá ter alguma pane um dia, mas “na nuvem”, um ambiente totalmente virtual, com capacidade infinita de armazenamento e muito mais seguro, com localização redundante, backups, etc.

Os softwares ERPs também passaram a aliar-se a outros tipos de tecnologias, como o Bussiness Intelligence (BI), permitindo a geração de relatórios sobre diversas áreas do seu negócio e melhorando a sua gestão e a tomada de decisões, que passa a ser mais embasada e de acordo com a sua realidade.

Dica para empresários

É importante buscar mecanismos tecnológicos para gestão consciente e planejada. Boas estratégias empresariais garantem aumento de lucros. O FoxManager é o mais completo dos ERPs disponíveis no mercado brasileiro. 

O sistema, que garante acesso grátis para até dois usuários, possibilita emissão de notas fiscais e boletos, controle contábil  e várias outras necessidades empresariais.

Como funciona um software ERP?

Os sistemas ERPs funcionam em módulos, de acordo com as áreas do seu negócio a serem geridas, como vendas, estoque, compras, financeiro, contabilidade e outros. Todos esses setores são interligados, o que permite que as informações fluam de uma área para outra, evitando a perda de dados importantes, evitando retrabalho e favorecendo a gestão.

Quanto mais informações forem inseridas no sistema, mais importante para o seu negócio ele se tornará, afinal, somente a partir desses dados você poderá operá-lo adequadamente e aproveitar os seus benefícios.

Essas informações ficam armazenadas em um banco de dados próprio do seu negócio (normalmente na nuvem), oferecendo mais segurança e agilidade para as suas demandas e evitando que algum problema técnico nos computadores da sua empresa faça com que as suas rotinas administrativas fiquem em risco.

Quer um exemplo mais prático? Vamos imaginar que você acabou de vender uma mercadoria X a um cliente. Ao finalizar a venda no seu sistema, automaticamente ele dará baixa na peça no estoque, incluirá as informações da transação na sua parte financeira, realizará a emissão da nota fiscal e fará os registros contábeis da operação.

Caso o sistema reconheça que a mercadoria X está em uma quantidade menor do que o adequado no seu estoque (estoque mínimo), ele emitirá um alerta, mostrando a você a necessidade de repor a peça. A nota fiscal emitida e os dados da transação são guardados no sistema.

No fim do dia, você poderá gerar diversos tipos de relatórios para analisar o seu fluxo de caixa, a quantidade de vendas gerais ou de um produto específico, o estado do seu estoque, e muitas outras funções.

Quais são os benefícios de contar com um software ERP?

Depois de ler o tópico acima, já deu para notar algumas vantagens importantes no uso de um sistema como esse, não é mesmo? Veja mais algumas:

Controle financeiro

Todo empresário sabe o quanto a gestão financeira é importante para que seu negócio cresça de maneira sustentável, por isso, ter um controle preciso do fluxo de caixa, das contas a pagar e a receber, da quantidade de vendas por dia, semana ou mês, dos tipos de pagamentos mais usados pelos seus clientes e de inúmeras outras variáveis é tão importante.

Muitos softwares ERPs ainda promovem a conciliação de pagamentos das suas maquininhas de cartões, por exemplo, facilitando ainda mais o seu controle e permitindo que todos os recebimentos sejam identificados de forma automática.

Controle do estoque

Saber quantos itens você ainda tem em estoque, qual a validade deles, qual o custo por peça e quais os melhores fornecedores, por exemplo, são informações vitais no dia a dia da maioria dos negócios, e tudo isso pode ser fornecido por um bom software ERP.

Através de um sistema automático, você não precisará mais perder tempo fazendo a conferência manual do seu estoque, já que todos os itens vendidos são, automaticamente, contabilizados.

Controle fiscal

A legislação fiscal no Brasil é complexa e ampla, sendo difícil cumpri-la corretamente quando todas as operações são feitas manualmente. Um bom software ERP pode ajudá-lo nesse sentido, já que muitas versões contam, por exemplo, com a possibilidade de gerar um arquivo SPED, fazendo a comunicação das notas emitidas com o Fisco.

Atendimento mais eficiente

Com um mercado cada vez mais competitivo, oferecer uma ótima experiência aos seus clientes pode ser um diferencial importante. Investindo na automação através de um software ERP, você consegue reduzir as filas, atendendo seus clientes de maneira mais rápida e segura.

Ainda é possível trabalhar com um cadastro de clientes junto ao seu sistema ERP, facilitando a definição de descontos, vendas a prazo e a comunicação com as pessoas importantes para o seu negócio.

Aumento da produtividade

Perder tempo em processos lentos e que não agregam nada ao seu negócio é coisa do passado. Com um software ERP, as suas principais funções serão automatizadas e você poderá “liberar” o tempo dos seus funcionários para que eles trabalhem no core business do seu negócio, aumentando a produtividade.

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Melhora na tomada de decisões

Graças à possibilidade de emissão de diversos relatórios, com um software ERP, você consegue ter muito mais controle de todas as áreas da sua empresa, entendendo, por exemplo:

• quais produtos têm mais saída;
• quais dias suas lojas têm mais movimento;
• quais lojas da sua rede vendem mais;
• qual a forma preferida de pagamento dos seus clientes;
• quais fornecedores têm melhor custo-benefício;
• e muitos outros dados.

Essas informações permitem que você entenda melhor a sua realidade e planeje metas e ações que realmente tragam benefícios ao seu negócio, melhorando a sua gestão em curto, médio e longo prazo.

Como você pode notar, um bom software de ERP é capaz de auxiliar o gestor em muitos pontos, sendo indicado para todos os tipos de negócios, de tamanhos e de ramos distintos. Contudo, é claro, na hora de escolher o melhor, analise a sua realidade, as funcionalidades do ERP e as vantagens que ele oferece para as suas necessidades gerenciais.

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