Contabilidade com papel é passado, ERP é o futuro

Há muito já está ultrapassada aquela imagem do profissional de contabilidade como a pessoa atrás de uma mesa, com uma calculadora em sua frente e rodeado por pilhas e mais pilhas de papel. 

Com a evolução da tecnologia, em busca de melhores resultados, a calculadora foi substituída por programas de computador. 

No entanto, dificuldade para acessar rapidamente dados específicos, duplicidade de informações e muitas horas desperdiçadas em retrabalho são alguns dos problemas enfrentados ainda hoje por muitas empresas.

A falta de organização pode ser um fator determinante para o sucesso – ou não – de um empreendimento. Neste artigo, provamos o quão importante é o controle de contas para a sua empresa. 

Assim, é inevitável que os gestores eliminem a burocracia e a complexidade desnecessária, levando para dentro das empresas a gestão do futuro, através de um sistema automatizado e inovador como o ERP.

Não faz ideia do que estamos falando? Continua com a gente que no Blog FoxManager você vai aprender tudo o que precisa saber sobre essa ferramenta!

ERP é presente e futuro

ERP ou PIR, é uma sigla que vem do inglês e significa Enterprise Resource Planning ou Planejamento Integrado de Recursos, em português. É um software que agrega dentro dele próprio, diversos outros sistemas.

O ERP gratuito visa automatizar a gestão empresarial, desde níveis iniciais até os mais estratégicos. 

O sistema é dividido em módulos e os mesmos são integrados. Dessa forma, os dados são compartilhados dentro do sistema, fornecendo assim informação em tempo real e evitando a duplicidade dessas informações.

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Existem atualmente diversos tipos de sistemas ERP gratuitos e podem ser utilizados por empresas de diversos tamanhos, desde as micro e pequenas empresas até grandes conglomerados.

Por que adotar o software de gestão?

Com ele é muito mais fácil controlar diversas atividades inerentes a uma companhia, como emissão de notas fiscais, obrigações legais, contas a pagar e a receber, gestão de pessoas e qualquer necessidade da empresa.

O ERP também é uma boa alternativa com o crescimento exponencial do e-commerce e lojas virtuais, já que ele auxilia no monitoramento das vendas e no acompanhamento dos pedidos.

Além disso, ele torna muito mais rápida e prática a relação com os fornecedores. 

Algumas das vantagens que o sistema fornece são:

• Unificação das informações em um só sistema;
• Agilidade na obtenção e compartilhamento de informações;
• Diminuição do uso do papel;
• Segurança ao acesso dos dados;
• Automatização dos processos;
• Redução de custos;
• Ganho em produtividade;
• Tomadas de decisões estratégicas;

O erro de continuar a fazer contabilidade manual

Você já deve estar cansado de saber que tempo é dinheiro e num mercado cada vez mais competitivo e informatizado, o investimento em tecnologia pode ser o diferencial para sair na frente da concorrência. 

A principal desvantagem da contabilidade manual é o tempo que se gasta. Além de estar mais propenso a erros, a rotina puramente operacional pode desmotivar o funcionário e diminuir sua produtividade.

A contabilidade informatizada dá ao colaborador a oportunidade de gerir melhor seu tempo e utilizar suas qualidades para pensar estrategicamente, o que só vai gerar melhores resultados para a empresa. 

Os empreendedores que ainda vêm o gasto em tecnologia como despesa, ficarão para trás. Nesse texto explicamos porque investir em tecnologia é um bom negócio. 

Adotar um ERP além otimizar o tempo da equipe, por todas as vantagens já mencionadas acima, pode facilitar também na gestão diária em relação a produtos e fornecedores.

Por exemplo, no caso de uma empresa de varejo que tenha diversas filiais em diferentes lugares. O ERP pode informar o momento certo de repor um item específico antes que o mesmo termine no estoque em determinada loja. 

Assim, vários problemas são evitados antes mesmo de existirem: o cliente encontra o produto desejado, a loja não perde a venda e todos os envolvidos têm uma boa experiência.

Diferente dos papéis, além de centralizar as informações necessárias em um único ambiente, ter um ERP também significa investir em segurança.

Facilidade para lidar com a LGPD

Em voga devido à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) ter entrado em vigor, a segurança de dados também é um fator importante quando se trata de sistemas de informações. 

A LGPD se aplica a todos os tipos de empresa, independente do porte ou segmento. 

Isso acontece porque todas elas, em algum momento, captam informações pessoais de seus clientes ou usuários, como nome, CPF, telefone e endereço.

A lei visa a proteção dos cidadãos quanto a vazamentos e usos indevidos de suas informações. 

Para estar de acordo com a LGPD, e evitar multas, as organizações terão que garantir o sigilo e a correta utilização dos dados pessoais.

Portanto, ter todas as informações reunidas em um único lugar, é muito mais fácil e prático fazer o gerenciamento desses dados. 

Segurança em primeiro lugar

Dentro de um sistema ERP todos os dados ficam armazenados e podem ser compartilhados para diferentes tipos de transação. 

No entanto, é possível criar barreiras de proteção para que essas informações não sejam utilizadas indevidamente.

O ERP é completamente seguro. Toda a informação contida no sistema é criptografada, então, mesmo que alguém o invada, não terá acesso ao seu conteúdo.

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Além da criptografia, o ERP também utiliza firewalls, que identificam qualquer tipo de acesso malicioso, como o de hacker, por exemplo.

Também é possível criar permissões que delimitam o acesso em níveis específicos, garantindo que apenas pessoas com determinada credencial consigam consultar os dados, de forma completamente controlada. 

Se a empresa quiser aumentar ainda mais seu nível de segurança, pode investir em um link dedicado de internet, ou seja, uma linha exclusiva para abrigar seus dados e informações.

Retrabalho é o inimigo da produtividade

A frase “comunicação é alma no negócio” é bastante conhecida, no entanto dentro das organizações os ruídos de comunicação ainda são um problema constante e que deveria chamar a atenção dos gestores. 

Sistemas fragmentados e defasados podem contribuir para a criação de ruídos indesejados, como dados que não batem, duplicidade de informações ou até mesmo não conseguir encontrar o dado desejado.

Por reunir todos os dados no mesmo sistema, o ERP facilita a comunicação entre os setores da empresa, oportuniza o acesso a informações de forma rápida e prática. 

Assim, os colaboradores evitam o retrabalho, otimizam seu tempo e aumentam a sua produtividade.

Melhores resultados representam custos menores

De acordo com estudo divulgado pela PwC as empresas que conseguem extrair valor a partir de informações obtidas em sua cadeia produtiva, conseguem ampliar seu lucro e reduzir custos.

Em um ambiente altamente competitivo, isso é fundamental!

Segundo a pesquisa, a análise de dados impacta despesas em diversos setores como operações, desenvolvimento de produtos, marketing, vendas, atendimento ao cliente e outros.

Ter um sistema que automatize os processos, otimiza o tempo dos gestores para aquilo que importa: tomar decisões estratégicas com base em insights trazidos através de análise de dados.

E é exatamente isso que o ERP pode fazer pela sua empresa!

Conclusão

Agora que você já conhece quais são as vantagens em adotá-lo, precisa saber também que ele pode ser a solução ideal independentemente do porte da sua empresa.

Existem diversos tipos de ERP no mercado. É preciso escolher o certo para potencializar melhores resultados para o seu negócio. O FoxManager, por exemplo, atende empresas de todos os portes e segmentos.

Além de lhe fornecer total controle sobre as operações do seu negócio – seja  ele uma microempresa ou uma grande rede de lojas – a FoxManager também oferece planos que cabem na sua realidade.

Por fim, somos referenciados como uma das melhores opções disponíveis pelos especialistas. Confira este video abaixo, faça sua conta agora mesmo e comprove!