Como redigir um modelo de carta de cobrança

Aprenda o que é e como fazer uma carta de cobrança faz parte da gestão financeira. Além disso, é uma ótima maneira de entrar em contato com seus clientes inadimplentes.

O principal objetivo da mensagem é lembrar o cliente sobre a dívida que ele possui com você. No entanto, nesse processo de cobrança ela não constrange ou ameaça em momento algum.

A ideia dessa modalidade é ser cordial, mas lembrá-lo de possíveis consequências jurídicas caso a dívida não seja sanada. Acima de tudo, elas são cartas de apresentação de cobrança de débitos que não devem deixar ninguém exposto ao ridículo.

O que é a carta de cobrança

A carta de cobrança é um instrumento administrativo extrajudicial utilizado por empresas para tratar com seus clientes inadimplentes sobre dívidas em aberto, e para que efetue o pagamento. Essa carta de cobrança pode ser enviada pelo correio, por e mail, ou disparada por SMS ou Whatsapp.

Pode-se, desta forma, entender que a mensagem enviada é também como um lembrete onde você deixa claro que há um descumprimento no que foi acordado em contrato.

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Mais importante, ao escrever uma carta cobrança, é necessário aliar o tom direto com a cordialidade.

É necessário ser direto, sem parecer seco. Ser curto sem parecer frio. Ser severo sem parecer grosseiro. Afinal, é uma cobrança amigável.

Portanto, é necessário que se leve isso muito a sério pois uma mensagem mal escrita pode causar sérios prejuízos como a perda do cliente, processos por constrangimento ilegal e cobrança indevida.

Há limites para a cobrança de dívidas. Não se pode cobrar:

• No ambiente do trabalho;
• Nos finais de semana;
• Feriados;
• Criando qualquer tipo de constrangimento;
• Informar sobre o débito a conhecidos ou parentes do cliente.

Todos devedores devem receber uma carta de cobrança?

Por se tratar de um instrumento para manter seu faturamento em dia e as contas em ordem a resposta é sim. Todos os clientes inadimplentes devem estar cientes de que estão devendo.

O que é salutar lembrar é a diferença entre um cliente de anos e um cliente mais recente, que não possui uma história de pagamentos referentes com a empresa.

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Com certeza todos os dois tipos de cliente são igualmente importantes de se manter. No entanto, o cliente mais antigo, de anos, pode se sentir melindrado em receber tal carta cobrança pedindo para realizar o pagamento.

Afinal, anos e anos como bom pagador não contam para nada? É claro que sim! É para continuar a deixar claro que se trata de alguém especial que a carta cobrança deve ser acompanhada de um telefonema de cortesia, explicando a situação.

A inadimplência

A inadimplência é o descumprimento de obrigação financeira de um uma pessoa com um serviço contratado ou produto adquirido pela mesma. Ou seja, quando não é realizado um pagamento previsto em contrato assinado até a data do seu vencimento. 

A inadimplência também pode ocorrer com pessoas jurídicas. Em situações quando uma empresa não pagar uma conta ou imposto que era previsto em contrato.

Não se fica inadimplente somente com as instituições financeiras, empresas prestadoras de serviço ou lojas. Uma pessoa física, ou jurídica, pode ficar inadimplente com seu condomínio e até com o governo municipal, estadual e federal. É a chamada dívida ativa.

Modelo de carta

Antes de tudo, para dar mais celeridade ao processo de envio de carta cobrança é prudente ter alguns modelos prontos em mãos onde se mude apenas os dados necessários. Assim, qualquer funcionário responsável pode preencher as lacunas sem quaisquer prejuízos.

Logo, é imprescindível que em sua mensagem de cobrança contenha as seguintes informações aos clientes devedores:

• Data de vencimento;
• Nome da empresa contratante e contratada;
• Informações do produto/serviço;
• Valor da fatura em aberto;
• Meio de pagamento disponíveis.

Um Exemplo Prático:

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Quando enviar

A utilização dessa forma de cobrança se dá somente quando o cliente de seu serviço ou produto passa a não honrar com os prazos preestabelecidos no ato da compra ou contratação de serviço.

Certamente a empresa deve definir datas para o envio automático da mensagem de cobrança caso não haja o pagamento dos débitos.

Por exemplo, as datas em questão devem ser organizadas por etapas bem definidas:

• A partir de X dias após o vencimento do débito haverá a cessão, suspensão ou limitação do serviço contratado;
• Após Y dias de vencimento do débito, o título irá para o cartório;
• Depois de W dias sem quitação o caso é encaminhado para uma empresa terceirizada especialista em cobranças;
• Não havendo solução em até Z dias, o caso segue para o setor jurídico da empresa e será cobrado em juízo.

A cobrança abusiva e a possibilidade de reparação de eventual prejuízo causado ao consumidor. Diversas vezes nos deparamos com alguém que diz ter sido cobrado por telefone, ou uma carta de cobrança, ou até mesmo teve seu nome inscrito nos órgãos de proteção ao crédito.

Artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor.

Automatizar o Envio

Nem todo sistema ERP possui um módulo financeiro, bem como um dispositivo de disparo automático de carta de cobrança. Esse não é o caso do FoxManager. Dentre as muitas possibilidades de gestão está o envio automático de uma mensagem para um grupo específico de clientes já cadastrados.

Além disso, é possível dar baixa nas contas recebidas após o aviso é configurável no sistema.

Quando outra Empresa é a Devedora

O princípio de carta de cobrança aplicado à pessoa física é o mesmo aplicado a quem é pessoa jurídica. Ou seja, se sua empresa atua no ramo B2B (Business to Business) pode enviar mensagens de cobrança da mesma forma cordial.

Sendo que a solidariedade para receber seus vencimentos de quem lhe deve também deve ser estendida a outras empresas.

Quando o país passa por uma crise, por vezes, toda uma cadeia de produção fica comprometida.

Muitas empresas foram atingidas em cheio com o lock-down causado pelo coronavírus e algumas enfrentam um futuro incerto.

Não se sabe o quanto uma empresa pode ser flexível até que haja um problema ao qual ela não vê escapatória. São nesses momentos que você pode ajudar seus clientes a driblar as dificuldades atuais e fornecer um modelo de cobrança solucionável para os problemas que venham a surgir.

Ao realizar uma conversa franca, os devedores fornecerão dados em troca de informações relevantes e oportunas fornecidas por meio de canais estabelecidos por ambas as partes.

Conclusões

Possuir controle semanal desse cadastro de pagadores e clientes inadimplentes pode ser o ideal, contanto que a empresa possua alguém específico para fazê-lo.

Lembre-se que a ideia é cobrar o que é justo e devido, não ser importuno. Há limites e você pode ser alvo de processo. Se clientes inadimplentes já quitaram o que deviam a você, não continue a cobrança.

É importante manter atualizado o cadastro de bons pagadores e clientes inadimplentes de sua empresa para ninguém se sentir constrangido ou coagido pela mensagem.

Em resumo, uma carta de cobrança ao cliente inadimplente não será exposta a escrutínio público. A cobrança amigável é discreta!

Uma mensagem que deixe seu cliente submetido a qualquer tipo de ridículo nem será submetido ao crivo inicial de envio.