Dúvidas sobre nota fiscal eletrônica? Aprenda como emitir

Assim que o empresário abre a sua empresa, ele deve estar ciente de que precisará comprovar ao governo tudo o que compra e vende, ou seja precisa fazer a gestão financeira e fiscal do negócio. E uma maneira de documentar transações comerciais  é emitir nota fiscal eletrônica, um documento que também serve para recolher impostos e controle financeiro.

Por tudo isso, fica bem clara a importância da emissão da nota fiscal eletrônica, ou outros tipos de notas fiscais necessárias na rotina empresarial. Mas, você sabe os tipos, como emitir um documento fiscal e para que serve cada um deles? 

Se ainda tiver dúvidas, acompanhe este artigo até o final e entenda, de uma vez, tudo sobre esse documento que comprova seu faturamento. 

O que é uma nota fiscal?

Antes de seguirmos para o passo a passo, vamos entender o que é uma nota fiscal. Ela nada mais é, como dito acima, um documento que registra transações de venda de produto ou serviço entre empresas (pessoas jurídicas), ou entre uma empresa e uma pessoa física. 

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Vale destacar que quem deixar de emitir nota fiscal pode sofrer penalidades ou multas e pode comprometer a imagem do seu empreendimento. Mais que isso, se a empresa não emitir nota fiscal, poderá ser enquadrado como sonegadora,  situação considerada crime. 

Mas se você já emite, a situação é oposta. A emissão correta de notas dará mais credibilidade à sua empresa e contribuirá para o melhor controle financeiro. A emissão da nota fiscal está prevista na Lei Nº 8.846/94. 

Quem deve emitir?

Entenda, a emissão da nota fiscal deve ser feita por qualquer empresa que comercializa um produto ou serviço. É por meio dela que são recolhidos o ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços) ou o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). Já para quem é do Simples Nacional ou MEI (Microempreendedor Individual) essa ação é dispensada.

Em resumo, a nota fiscal é o comprovante de que seu empreendimento opera de forma legal, com o repasse de todos os tributos ao governo e com mercadorias legalizadas. 

Lembre-se que a nota fiscal também é um comprovante no qual o consumidor poderá requisitar como garantia do serviço. No caso de produto também serve para casos de troca ou devolução. 

Diferentes notas fiscais

Agora que já abordamos sobre a importância da nota fiscal, vamos citar alguns tipos de notas:

Nota Fiscal (NF): é utilizada para fazer o registro de compra e venda de produtos, além de outras operações como exportação, importação, remessa, devolução, retorno… Ela é bastante utilizada para negócios no atacado, varejo e no e-commerce.

Nota Fiscal de Serviços (NFS): é utilizada, como o próprio nome diz, para prestação de serviços. Podemos exemplificar com médicos, professores particulares e cabeleireiros, por exemplo.

Nota Fiscal do Consumidor (NFC): é uma nota que vem substituindo o cupom fiscal. Ela é emitida na venda direta ao consumidor como no varejo.

Nota Fiscal de Serviço (NFS): é aquela emitida pelo prestador de serviços. 

Tradicional ou Nota Fiscal eletrônica

Tradicional ou avulsa

É a nota fiscal emitida em papel e quando o preenchimento de todas as informações é feito manualmente. Esse modelo deve ser guardado fisicamente em arquivos e pastas. 

Nota Fiscal Eletrônica - NFe

Ela tem o mesmo valor da nota tradicional. A diferença é que sua emissão e armazenamento é feita somente pelo computador. Em vez de ter que preencher a mão cada informação, deve-se digitar os dados no programa emissor desenvolvido especialmente para esta finalidade.

Passo a passo para emissão de Nota Fiscal Eletrônica

Antes de mais nada, é preciso o empreendedor ter uma Inscrição Estadual. Isso você pode conseguir quando for abrir o Cartão CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) da sua empresa. 

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Verifique, de acordo com a legislação, se é obrigatório a emissão de notas fiscais para o seu negócio. 

Você precisa descobrir qual o tipo de nota fiscal que sua empresa emite ou vai emitir (para quem ainda vai abrir seu empreendimento).

Normalmente, ela se enquadra em três tipos são eles:

• Produto, que serve para bens e mercadorias e pode ser de compra e venda, remessa, retorno, devolução, importação e exportação;
• Prestação de serviços;
• Para o consumidor, com venda direta sem identificar o cliente. Nesse caso, usada no varejo, equivale ao cupom fiscal. 

Para emitir notas físicas, você precisa ter uma autorização para impressão de documentos fiscais. Mas se você trabalha com nota fiscal eletrônica (NFe), será necessário ser habilitado pela Secretaria da Fazenda de seu estado, além de um sistema para a emissão dos documentos.

Certificado Digital e Nota Fiscal Eletrônica

Procure adquirir um certificado digital para que suas notas eletrônica (se for usá-las também) tenha validade jurídica. Até porque essa assinatura digital permite as negociações on line e tem autenticidade garantida. 

Essa certificação pode ser conseguida em uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP), como a Caixa Econômica Federal, Serasa Experian e Receita Federal do Brasil. Mas no site ICP-Brasil também há uma lista com empresas autorizadas para comercializar o certificado digital.

Faça seu cadastro fiscal perante ao governo e obtenha a autorização do órgão responsável. Para uma empresa de comércio, por exemplo, terá que fazer o cadastro na secretaria de fazenda do estado e, assim, emitir notas fiscais. 

Para as prestadoras de serviços, terá que fazer um cadastro junto à prefeitura para emitir a NFS-e. Mas isso é possível, normalmente, pelo sites das prefeituras, os quais indicam os documentos necessários.

Com a autorização, o passo seguinte é escolher um software emissor de nota fiscal eletrônica, se for o caso. Você pode utilizar o emissor da secretaria da fazenda ou da prefeitura. Mas você também pode optar por utilizar um emissor próprio integrado ao sistema do governo. Neste último caso, você automatiza processos, e ganha tempo para a sua empresa. 

Com certificado digital, autorização do governo e emissor, você pode iniciar a emissão de notas fiscais. E não esqueça de checar no sistema se todos os dados estão corretos: CNPJ, razão social, inscrição municipal, tributos da empresa e atividade.  

Emitir como pessoa física (CPF)

Para você que não tem CNPJ e quer ou precisa emitir notas fiscais é possível conseguir o documento com apenas o seu CPF (Cadastro de Pessoa Física). Mas é necessário dirigir-se até a prefeitura de sua cidade e fazer um cadastro como autônomo. 

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Depois do cadastro, você paga uma taxa de serviço terá um número de registro para poder imprimir as notas fiscais em gráficas ou de forma eletrônica. Lembre-se: seja uma Nota Fiscal Eletrônica-NF, Nota Avulsa, Nota Fiscal de Serviços Eletrônica-NFS-e ou outro tipo de NFS e emitidas, é preciso lembrar que a nota é um documento fiscal.  

Principais campos

Antes de listarmos os campos, é importante esclarecer que emitente é a empresa que vence o produto/serviço e, consequentemente, fornece a nota fiscal. É de suma importância que não tenha erros na sua identificação. O destinatário é o cliente e seus dados também precisam estar sem erros.

Dados do emitente e destinatário

• Nome da empresa ou da pessoa;
• Endereço da empresa ou pessoa;
• CNPJ ou CPF;
• Inscrição estadual, caso tenha.
• Forma de pagamento (à vista ou à prazo)

Descrição dos produtos na Nota Fiscal Eletrônica

É importante que o preenchimento com o nome correspondente oa produto esteja certo, além de todos os outros detalhes. Não há uma maneira ideal de descrever uma mercadoria vendida, por exemplo. Porém, é preciso ser claro do que se tratou a venda. 

Unidade e quantidade

O tipo de volume vendido para o produto é a unidade. Se a empresa vende meias, a unidade é o par. Se for refrigerante, a unidade é o litro.

Já em relação à quantidade é o volume vendido. Ou seja, é a soma de todas as unidades, como 600 pares de meia. 

Preços unitário e total

Preço unitário é quando é cobrado por unidade (os pares de meia do exemplo acima). No caso do preço total é o valor unitário multiplicado pela quantidade.

NCM

Os países que fazem parte do Mercosul possuem a sigla NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul). É o um número que identifica cada produto existente em diversos países da América do Sul. Esse código é obrigatório e deve ser o correto de cada mercadoria da nota. Até porque não se pode usar apenas um para todos do mesmo documento.

CFOP

O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é obrigatório por lei na nota fiscal. É ele que  indica qual é a finalidade do documento que está sendo emitido. O código da revenda de produtos pode ser o 5.102 ou o 5.405, por exemplo, dependendo do tipo de produto e de como funciona seu ICMS. Já a devolução de uma compra utiliza o CFOP 5.202.

Dados do frete

Você precisa colocar na nota todas as informações sobre o transporte do produto vendido. Confira quais são: 

• nome da pessoa ou da empresa transportadora;
• código da responsabilidade do frete
• placa e estado do veículo;
• CPF ou CNPJ do transportador;
• endereço do transportador;
• Inscrição Estadual do transportador, caso seja uma empresa;
• quantidade de volumes transportados;
• tipo de volume, como caixas ou pallets;
• peso da carga.

Dados adicionais

As informações que não podem ser colocadas em outros campos entram nos dados adicionais. 

Sistema para emissão de notas 

Em resumo, uma boa estratégia para quem precisa emitir notas fiscais é usar um bom sistema ERP, que possibilita a gestão integrada - além da emissão das notas. Por fim, esse tipo de tecnologia é possível fazer várias ações (como, por exemplo: emitir boletos, controlar estoque, fazer a gestão contábil, etc). 

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