O que é Nota Fiscal e qual a sua utilidade?

Todas as empresas são obrigadas a emitir nota fiscal nas transações realizadas. Apesar da obrigatoriedade da emissão, ela ainda gera várias dúvidas para o empreendedor sobre a sua utilidade e do que ela se trata exatamente. Neste artigo abordaremos qual a sua utilidade e os tipos  existentes (entre eles: nota fiscal eletrônica, de serviços, transporte e consumidor).

O que é nota fiscal?

As notas fiscais, como o próprio nome cita, são documentos fiscais que garantem o registro da transferência de um item, bem ou patrimônio ou que registra uma atividade comercial/serviço que envolva uma pessoa jurídica.

Em outras palavras, a nota fiscal é um documento que registra transações de venda/serviço para os consumidores e os fornecedores da empresa.

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Apesar das atividades comerciais serem registradas por meio das notas, elas não são as únicas transações que podem estar presentes no documento. É possível ver notas fiscais em doações, empréstimos, prestações de serviços voluntários e em outros tipos de transações.

O documento também serve para que o governo fiscalize o pagamento de impostos e tributos das empresas. Os estabelecimentos que fornecem a nota contabilizam tanto os impostos federais quanto os estaduais na nota. Desse modo, as empresas que não emitem estão contra a lei e podem ser caracterizadas como sonegadoras de impostos.

Existem diferentes modelos?

Sim. Existem vários modelos de notas fiscais. Temos as notas fiscais eletrônicas, as notas fiscais de serviço eletrônicas, as notas fiscais do consumidor eletrônicas, conhecimento de transporte eletrônico. Explicaremos brevemente sobre cada uma delas a fim de permitir que você fique por dentro do assunto.

Nota fiscal eletrônica (NF-e)

A nota fiscal eletrônica pode ser vista em diferentes sites quando o consumidor realiza compras online. Vale lembrar que a nota fiscal eletrônica só registra transações de itens e mercadorias, e não serviços. Os itens registrados costumam ser produtos físicos como sapatos, computadores, roupas e semelhantes.

A NF-e está estritamente relacionada com o imposto sobre produtos industrializados, o IPI, e ao ICMS (Imposto sobre Mercadorias e Serviços). 

Se a sua empresa costuma vender computadores, por exemplo, ou roupas online, você emite a nota fiscal eletrônica para o usuário por e-mail e comprova que houve uma compra e venda.

A nota fiscal eletrônica foi criada para substituir a nota fiscal tradicional, em papel, permitindo que as notas geradas se mantenham armazenadas eletronicamente, facilitando o controle da empresa.

Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)

A nota fiscal de serviço eletrônica precisa ser utilizada na hora de comprovar a prestação de serviços dentro de uma empresa para outra empresa ou uma empresa para um consumidor. Ela serve para substituir a Declaração de Serviço, antiga obrigatoriedade das empresas para com os municípios.

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A nota precisa ser emitida com a prefeitura onde o CNPJ da empresa está registrado. Podemos ligar esse tipo de nota com o Imposto Sobre Serviço, o ISS. Pequenas e médias empresas brasileiras precisam emitir. Empresas que vendem videoaulas ou dão cursos presenciais, por exemplo, precisam emitir a NFS-e.

Essa nota fiscal também precisa ser emitida e é importante para os profissionais como médicos, publicitários, advogados, e para outros trabalhadores autônomos também

Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)

Este tipo de nota é destinada a empresas que comercializam suas mercadorias direto ao consumidor final, seja ele pessoa física ou jurídica não contribuinte do ICMS, como em restaurantes e drogarias, bem como vendas em domicílio.

Esta nota foi criada em substituição ao cupom fiscal e a nota de venda ao consumidor.

Existem alguns casos em que não há obrigatoriedade de emissão desta nota, como para microempreendedores individuais, atividade de transporte de passageiros, produtores agropecuários, entre outros.

Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

Criada para diminuir a quantidade de informações incorretas no que se refere a transporte de cargas, fretes, etc.

É utilizada para qualquer meio de envio de mercadorias, seja aéreo, ferroviário, rodoviário, entre outros.

Para este tipo de transação há a necessidade que a Sefaz do estado receptor da mercadoria realize a liberação da mesma.

É obrigatório emitir nota fiscal?

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O governo consegue, por meio da nota fiscal, acompanhar os gastos de impostos e verificar se há, ou não, débito da empresa para com o Estado. Simplificando, as notas fiscais servem para facilitar a fiscalização do pagamento de impostos das empresas brasileiras. Sem elas, não é possível acompanhar o pagamento de impostos da empresa diretamente.

Ou seja, não emitir notas fiscais é, de certa forma, uma inadimplência fiscal e pode configurar sonegação fiscal em alguns casos.

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Qual a utilidade e por que ela é tão importante?

De certa forma, a nota fiscal auxilia tanto a empresa quanto o governo, caso este já comentado. Para a empresa, a nota fiscal torna possível um controle fiscal bem mais concreto. As entradas, saídas, lucros, vendas e as estatísticas ficam todas registradas por meio da nota fiscal. Dessa maneira, a gestão financeira da empresa fica facilitada.

É possível dizer que a nota fiscal auxilia não só nos registros da empresa e no interesse próprio, mas também na legalidade judicial. Gerar a nota fiscal corretamente no estabelecimento significa que muitos problemas com a justiça foram evitados, afinal, é obrigatório fornecer a nota fiscal.

Benefícios da nota fiscal: eles existem?

Quando a empresa emite a nota fiscal, ela está de acordo com a legislação brasileira. Mas existem alguns outros benefícios que a nota fiscal traz para a empresa ou prestador de serviço  e são eles: confiança e facilidade na gestão financeira.

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Confiança para ao cliente

Ao utilizar as notas fiscais, o cliente fica ciente de que a empresa na qual ele consumiu está de acordo com a lei e não há o que esconder, afinal, a nota fiscal está sendo emitida. Desse modo, uma maior confiança do cliente com a empresa é desenvolvida.

Gestão fiscal

Ao emitir notas fiscais, a empresa obtém os dados para calcular corretamente os gastos, lucros e outros dados necessários para a gestão financeira e contábil. Isso facilitará também quando alguém ou alguma instituição necessitar analisar a empresa, os dados poderão ser encontrados de forma organizada e prontos para serem lidos.

Em suma, utilizar a nota fiscal traz apenas benefícios para empresa: uma melhor gestão e sensação de confiança para o cliente, assim como economia de espaço, visto que os arquivos são mantidos digitalizados para consulta a qualquer momento.

Além disso, existem vários tipos de notas fiscais que você conheceu neste texto. Agora é só selecionar um tipo de nota fiscal que se adeque ao seu negócio e iniciar sua emissão corretamente.

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