DANFE Online: o que é e qual a sua utilidade?

Como já é de conhecimento geral, a Nota Fiscal é um documento de suma importância na administração tributária. No entanto, há outros termos que precisam ser conhecidos. Você sabe o que é DANFE Online?

Visto a importância desse documento fiscal, é fundamental que se conheça cada termo agregado, bem como sua utilidade. Isso inclui sua forma digital, o DANFE online.

Neste artigo do Blog FoxManager falaremos sobre o que é DANFE, como gerar DANFE online, como emitir e qual a importância para a sua empresa, que é responsável pela emissão da NFSe.

• Leia também: POR QUE SUA EMPRESA PRECISA EMITIR NOTA FISCAL

O que é DANFE online?

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, denominado DANFE, é uma junção de todas as informações da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) pelo leitor de código que será aceito pela Receita Federal.

Apesar de representá-la, a impressão do DANFE não substitui as notas fiscais eletrônicas. Esse documento auxiliar, na verdade, poderá ser utilizada na representação gráfica das notas fiscais. Ele serve para que consultas sejam realizadas no Portal da Fazenda (ou no Site da SEFAZ).

O DANFE tem três funções muito claras e distintas entre si. A primeira é facilitar o acesso às informações disponíveis das notas fiscais eletrônicas. Por meio de um código com 44 dígitos. Ou seja, por essa chave numérica é possível acessar dados das notas fiscais eletrônicas, bem como realizar consulta e baixa, e ainda fazer o download do documento.

A segunda é acompanhar o trânsito uma mercadoria desde o horário de saída até o destinatário com informações específicas durante o transporte, como nomes, valores e outras informações. E a última função mas não menos importante, é a de auxiliar no registro de operações.

O DANFE costuma ser impresso antes mesmo do transporte e circulação de uma mercadoria.

Informações sobre transporte de mercadorias

Assim, todo o conjunto de informações relacionado ao deslocamento e transporte da mercadoria pode ser visualizado. Nele deve conter informações obrigatórias.

Se o destinatário não é um contribuinte nas emissões de NF eletrônicas, o DANFE consegue ajudar na escrituração de operações das notas fiscais eletrônicas. Além disso, ele também é usado para que o destinatário assine e comprove a entrega de mercadorias ou de serviços.

A legislação tributária pode exigir o uso de vias adicionais para notas fiscais de modelo 1.

O contribuinte precisa imprimir o DANFE de acordo com a exigência da legislação sobre documentos fiscais.

O DANFE deve deve ser impresso em papel comum utilizado para documentos.

Sistemas ERP e o DANFE online

A configuração do sistema precisa ser realizada diretamente no software  ERP online grátis, que possibilita a geração da nota fiscal eletrônica.

Mais informações sobre Notas Fiscais podem ser consultadas no portal da nota fiscal eletrônica.

Quando falamos em DANFE online é na verdade de um gerador online do DANFE que estamos falando. Ele gera, pela internet, um documento DANFE a ser utilizado por você na sua empresa.

Entretanto, existe um modo muito mais fácil de emitir o DANFE: com um emissor próprio. A eficiência na hora de gerar o documento é o que torna melhor a utilização desse modo de emissão. Entretanto, nesse caso é necessário possuir certificado digital A1 ou A3.

O sistema de gestão empresarial ERP completo não só emite o DANFE e outros documentos necessários, mas ele funciona como um administrador de atividades dentro da sua empresa. Emitir boletos, controlar estoque e finanças é especialidade desses softwares chamados de ERP.

DICA

O FoxManager é o mais completo dos ERPs disponíveis no mercado brasileiro. O sistema, que garante acesso grátis para até dois usuários.

Ele possibilita emissão de notas fiscais e boletos, controle contábil  e várias outras necessidades empresariais.  

Informações contidas no DANFE online

O documento pode contar com elementos gráficos. A única restrição é que esses elementos não podem prejudicar a leitura dos dados e informações, bem como a do código de barras ou QR code pelos leitores ópticos. Destacar o comprovante de entrega também é uma opção permitida.

Os carimbos precisam ser posicionados no verso do DANFE. E nele também poderão conter informações relacionadas a quem emitiu o documento. Um espaço de 10 cm por 15 cm precisa ser liberado para que informações complementares possam ser acrescentadas ao documento.

Em casos especiais, a Secretaria da Fazenda pode autorizar a alteração do layout do DANFE pelos contribuintes. Isso tem o intuito de facilitar as operações que são realizadas através do documento.

Layout padronizado

O layout padronizado fica disponível no Manual de Integração, no Portal da Nota Fiscal Eletrônica que é oferecido pelo Ministério da Fazenda.

Os campos obrigatórios da nota fiscal eletrônica ainda precisarão constar no documento, apesar das alterações. Esses campos são, a saber:

• Dados de quem emite;
• Razão social;
• CNPJ;
• Inscrição estadual;
• Inscrição estadual de substituto tributário;
• A expressão “DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica”;
• Número e a série da nota fiscal eletrônica, o tipo de operação e folhas do documento;
• Chave de acesso;
• Leitura do código de barras ou QR code.

A emissão do DANFE pode ser feita a partir do mesmo portal utilizado para emitir notas fiscais eletrônicas.

O Ministério da Fazenda sugere que isso seja feito para que não haja incompatibilidade entre dois documentos que se referem aos mesmos gastos/serviços.

Para facilitar os trâmites relacionados com a impressão de notas fiscais e controle de documentos, as empresas fazem a gestão integrada por meio do uso do sistema de gestão empresarial.

Não confunda arquivo XML e DANFE

Existe uma distinção entre DANFE e o arquivo XML.

Essa confusão existe por tratar-se de dois documentos “espelhos” da Nota Fiscal. Ambos contém todos os dados referentes a operação, mas com utilidades diferentes na emissão de NF.

Conclusões

Em resumo, o DANFE é um documento auxiliar, sem valor fiscal, que é apenas como demonstrativo da transação e serve para acompanhamento do produto até o destino final.