OFX e Conciliação Bancária: Entenda

Se está entre as suas preocupações realizar um controle mais eficiente nas finanças e contabilidade da sua empresa, você definitivamente precisa considerar realizar a conciliação bancária. Essa conciliação consiste na comparação entre o saldo de uma conta bancária com todas as informações financeiras externas. Nesse sentindo, é possível, através dessas comparações, identificar as entradas e saídas do caixa da empresa e manter um controle de fluxo de caixa eficiente.

Mas não foi sempre assim. Antes da informatização das empresas e da praticidade dos softwares de gestão, as conferências das informações bancárias eram feitas manualmente. Nessa época, era necessário imprimir um extrato e conferir em uma planilha as saídas e entradas de dinheiro na conta.

Mas tudo isso mudou com o surgimento da possibilidade de importação do arquivo OFX. Dessa forma, este processo se tornou muito mais fácil e simplificado. Veja, nesse artigo que preparamos como isso funciona!

O que é a Conciliação Bancária

A Conciliação Bancária consiste na comparação entre o saldo de uma conta bancária e todas as informações financeiras externas. 

Não é nenhuma novidade que manter um saldo bancário correto é essencial para ter um bom controle financeiro.

Partindo dos extratos, é possível identificar todas as entradas e saídas do caixa da empresa. Além disso, a conciliação bancária possibilita conferir se há harmonia entre os dois, permitindo identificar possíveis fraudes ou problemas na conta bancária. 

Este  processo se torna especialmente importante em empresas que recebem pagamentos variados. Tais como pagamentos a partir de cartões de crédito, débito e boletos.

Dessa forma, é possível identificar os valores originados de vendas ou prestações de serviços que caem diretamente na conta bancária da pessoa jurídica. 

Ou seja, é a partir desta prática que o empreendedor coloca lado a lado despesas, recebimentos e o saldo disponível. Conferindo assim, se as movimentações previstas foram feitas e se os resultados que encontraram apresentam ou não divergências. Sendo assim, é possível evitar futuros prejuízos e obtendo lucro com as transações.

O que é o extrato bancário OFX?

O Open Financial Exchange é um formato de arquivo usado para armazenar informações financeiras utilizados pelos bancos. 

É precisamente o tipo de arquivo utilizado para exportar o extrato bancário de sistemas de internet banking. Além disso, é ele quem possibilita a visualização do extrato bancário da conta da sua empresa.

O arquivo no formato OFX contém somente informações sobre as movimentações bancárias, as mesmas encontradas ao imprimir o extrato bancário.  É considerado um arquivo seguro, pois não exibe senhas ou outras informações sigilosas.

São muitos os bancos brasileiros e operadoras de cartões de crédito que oferecem o OFX como padrão de exportação de extratos bancário online, são eles:

• Banco do Brasil;
• Caixa Econômica Federal;
• Bradesco;
• Itaú
• HSBC;
• Santander;
• Sicredi;
• Entre outros.

Para realizar o download do arquivo em formato OFX, não é difícil. É necessário apenas acessar a página do seu Banco ou da operadora de cartão de crédito, gerar um extrato bancário de um determinado período e exportá-lo em formato OFX.

Para que serve

O arquivo OFX possui relevância para a administração de empresas de todos os portes e segmentos de mercado. Afinal, é por meio dele que se pode fazer conferências essenciais das movimentações financeiras do seu empreendimento.

Além disso, o arquivo OFX apresenta as mesmas informações que são encontradas quando o extrato é impresso. Com esse formato digital é possível fazer tudo digitalmente. Ou seja, apenas com o uso do computador, evitando impressões desnecessárias.

Como usar

É muito simples usar o arquivo OFX. Ele pode fazer parte da rotina do escritório do seu empreendimento sem grandes dificuldades. Para isso, é necessária apenas uma pequena curva de aprendizado para as partes envolvidas. 

Além disso, por ser possível armazenar esse documento digital em formato XML e importar em seu sistema de gestão. Muitos softwares ERP já se modernizaram e utilizam esse tipo de arquivo para atualização das informações bancárias da empresa.

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Como a conciliação bancária ajuda sua empresa

Empresas que se preocupam em gerenciar as suas finanças com competência devem incorporar a conciliação bancária na rotina do seu negócio. E, conforme já explicamos antes, essa tarefa consiste em comparar as transações financeiras presentes no controle interno da empresa com o extrato bancário.

Nesse sentido, a conciliação bancária, ajuda quando permite a rápida  verificação de registros. Isso permite que se verifique se tudo ocorreu adequadamente no sistema da sua empresa. 

Embora este seja um procedimento de extrema relevância para empresas de todos os tipos e portes, em empresas de grande porte ele é fundamental. Isso porque nesses negócios há, todos os dias, muitos pagamentos, dessa forma apresentam um grande fluxo de caixa.

E com a conferência diária é possível verificar se todos eles foram feitos corretamente. Inclusive, quando os executam por meio de cartões de débito ou crédito, bem como boletos bancários.

Uma boa conciliação bancária garante que:

• Todas as movimentações financeiras do extrato bancário foram registradas no sistema;
• As movimentações financeiras tenham sido registradas corretamente, na data correta, com a classificação correta, e fazendo a baixa das contas a receber/pagar corretas;
• O saldo ao final do dia no extrato bancário e no sistema estejam iguais. 

Como eu baixo um arquivo OFX em meu banco?

Conforme explicamos, para baixar um arquivo OFX em seu banco e importar em seu sistema você deverá acessar a página do seu Banco ou operadora de Cartão de Crédito e realizar o download do arquivo OFX.

Caso este não possua essa opção entre em contato para verificar a possibilidade de disponibilização para que sua empresa possa realizar os lançamentos.

Na maioria dos bancos, no momento que você solicita visualizar o extrato bancário, aparece uma opção para salvar ou exportar esse extrato. Você deverá escolher o tipo OFX. 

Veja agora quais são os Itens que devem ser considerados  para a Conciliação bancária:

• Alteração da descrição da Receita ou Despesa;
• Selecione o Tipo de Entrada (Receita, Despesa, Transferência);
• Selecione sua Categoria Financeira e a conta de destino.

Dúvidas Frequentes sobre Conciliação Bancária:

Por que fazer a Conciliação Bancária?

A conciliação bancária está totalmente ligada à saúde financeira da empresa. Isso porque oferece a possibilidade de checagem e controle das operações realizadas, entradas e saídas. Nesse sentido, é possível averiguar se não houve erro e/ou fraude, prevenindo eventuais prejuízos para a empresa. 

E se os valores da conciliação bancária não baterem?

Se os valores não baterem, não se preocupe. Possivelmente foi algum erro de lançamento, ou algum outro erro humano. Neste caso, haverá necessidade de confrontar todos os títulos até descobrir onde ocorreu esta diferença de valores.

Conclusão

Como você pode ver, o arquivo OFX é um grande aliado da gestão financeira. Não só porque permite a conciliação bancária, mas também porque torna essa tarefa muito mais prática. Afinal, quando esse formato não existia, tudo era feito manualmente. Com isso, o arquivo OFX transformou ainda o procedimento mais seguro e com menor margem para erros.

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