Escritório de contabilidade - dicas para abrir o seu

A contabilidade é uma área que está em constante crescimento e, por isso, o escritório de contabilidade é uma oportunidade para quem está pensando em começar um novo negócio. Pensando nisso, você precisa estar atento a algumas dicas para abrir o seu escritório de contabilidade agora mesmo.

Além disso, abrir esse tipo de negócio na área contábil pode dar a chance de você ser autônomo e tirar as suas ideias do papel. Vamos lá?

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Dicas para abrir um escritório de contabilidade

Saber o que fazer para começar a montar um escritório de contabilidade é a chave para alcançar o sucesso desse novo negócio. Veja as dicas abaixo:

- Planejamento

Como você já deve saber, tudo começa pelo planejamento.

O planejamento de um escritório de contabilidade começa com a descoberta do tipo de negócio que você vai iniciar.

Dessa forma, é preciso definir:

• Serviços que serão prestados;
• Público que deseja atingir;
• Qual o diferencial com relação aos concorrentes;
• Proposta que vai lançar no mercado;
• Tipo de publicidade/divulgação a ser utilizada;
• Qual o investimento inicial necessário.

Para que tudo isso aconteça da melhor forma, é preciso realizar uma pesquisa de mercado visando identificar as demandas dos futuros clientes e quais os problemas não estão sendo solucionados, por exemplo, a falta de escritórios capazes de realizar auditorias mais complexas.

- Burocracia

A parte burocrática é uma das partes mais chatas e também complicadas de qualquer negócio e, por isso, deve ser preparada anteriormente a qualquer abertura de negócio.

Por isso, faça um check list de todas as burocracias necessárias para abrir o negócio, como a documentação para abertura de empresa, definição do tipo de empresa e regime tributário adequado, obtenção de alvará de funcionamento, etc.

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Além dos procedimentos iniciais, posteriormente é necessário estar atento aos acessos aos Órgãos para execuções de procedimentos, consultas e envio de declarações dos clientes. Alguns tipos de cadastros são necessários para processos online ou por aplicativos, outros necessitam de entrega de documentos e cadastro presencial, por exemplo, o Certificado Digital. Fique atento a todos os cadastros necessários.

Além disso é necessário que os profissionais e a empresa estejam devidamente registrados no Conselho Regional de Contabilidade.

- Localização

A localização de um escritório de contabilidade é um fator importante para que o negócio realmente funcione.

Por isso, é preciso pensar bem onde será localizado o seu escritório, em uma área estratégica da cidade.

Para escolher a melhor localização, é preciso ter em mente o público alvo que quer atingir.

A regra mais simples para esse negócio dar certo é preferir a proximidade aos centros comerciais, onde há mais possibilidades de conseguir uma clientela maior.

Também deve ser considerada para essa escolha a facilidade de acesso aos Órgão Públicos que deverão ser constantemente visitados para processos diários.

- Espaço

Sabendo onde deseja montar o seu escritório de contabilidade, é preciso definir o espaço que você vai usar.

Além disso, é preciso pensar na estrutura que precisa montar e nos gastos que vai ter com isso.

Para isso, é preciso delimitar o espaço que realmente vai utilizar, número de colaboradores, equipamentos que pode precisar e salas extras para reuniões.

O espaço deve ser suficiente para que haja a devida interação entre os setores, bem como espaço para arquivo e atendimento confortável ao cliente.

- Equipe

Essa dica para montar o seu escritório de contabilidade depende de uma série de fatores como o tamanho do escritório e os parceiros de negócio.

A equipe deve ser pensada com cuidado para não prejudicar o desenvolvimento do seu escritório e promover um ambiente agradável.

Pensando nisso, devem-se observar diversos fatores como interesses, compatibilidade, orçamento e confiança.

Geralmente os escritórios de contabilidade prestam outros tipos de assessoria que complementam a contabilidade em si, como a área fiscal, RH, jurídica, auditorias, entre outras. Selecione uma equipe com conhecimentos amplos em cada área de atuação.

- Tarefas

Uma dica para montar um escritório de qualidade é a padronização de tarefas e organização dos atendimentos.

Para isso, é preciso criar um método de trabalho junto com um calendário de rotinas que possam otimizar o fluxo de tarefas, priorizando as entregas de todas as tarefas no prazo ou antes dele.

São diversas as exigências de declarações e impostos, como SPEDs, Rais, CAGED, entre outros, necessitando atenção especial para uma rotina eficaz para que tudo seja atendido no prazo estipulado, evitando complicações.

- Foco no Cliente

O início de qualquer negócio é marcado pela vontade de conseguir uma grande clientela e, por isso, a dica para abrir o seu escritório é focar na realidade.

Para funcionar, é preciso construir um negócio sólido e reconhecer a capacidade do seu escritório.

Por isso, você precisa ficar de olho no padrão de qualidade que está oferecendo e se concentrar na quantidade de clientes e na forma como administra o seu negócio.

Então, foque nos clientes que você já tem e trabalhe para aumentar a confiança  e fidelização.

É importante manter os clientes informados de todos os serviços que serão realizados, para que eles possam acompanhar adequadamente a situação de sua empresa, sem surpresas.

É de extrema importância também que todas as conversas e acertos entre o escritório e clientes sejam registrados por algum meio, para que diferenças futuras possam ser sempre confirmadas, passando a devida confiança ao cliente.

- Marketing

O marketing e divulgação do seu negócio é uma ferramenta importante para conseguir resistir a épocas de crise e também aumentar o número de clientes.

Por isso, é preciso manter o negócio em constante crescimento e também divulgar as atividades que você oferece.

Então, a dica é montar uma boa estratégia de marketing e investir nessas atividades que podem te dar algum retorno financeiro.

A divulgação depende do público que você deseja atingir e o investimento que pode fazer. Entre os meios mais comuns estão as redes sociais, panfletos, comerciais, etc.

Outra forma de atrair a atenção de potenciais clientes é a manutenção de blogs com artigos diversos, ou ainda o oferecimento de cursos que atraiam pessoas com interesses na área.

- Oportunidades

A dica de ouro para abrir um escritório é nunca perder as oportunidades que podem aparecer, seja por medo ou por estar acomodado com a situação na qual está.

Por isso, tenha sempre um posicionamento no mercado e evite a estagnação financeira.

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Para que isso funcione, busque sempre novas parcerias de negócio, participe de eventos da cidade e região em que está e busque novas formas de crescimento no mercado.

-Segurança

Atualmente é possível encontrar no mercado diversas ferramentas que otimizam a rotina e garantem a transparência de informações entre os escritórios e os clientes, evitando acúmulo de documentos e informações incorretas.

Uma dessas ferramentas é o ERP FoxManager, em que as informações financeiras digitadas pelos clientes são automaticamente integradas ao setor contábil, não sendo necessária uma segunda digitalização pelo contador. Isso evita que haja trânsito de documentos e garante a integração de informações de forma simplificada.

O ERP FoxManager também realiza esta integração com outros setores, por exemplo o estoque, em que a baixa de uma mercadoria também se converte automaticamente em lançamento contábil, em tempo real, com acesso online de qualquer lugar, evitando troca de arquivos.

O sistema tem acesso grátis para até dois usuários. Fazer o login é simples e rápido.

Para uma segurança eficaz dos dados a empresa deve realizar backups diários e proteger seus computadores com as ferramentas disponíveis de firewalls, bloqueio de acessos a determinados tipos de sites, restrição de acesso ao servidor, e outros procedimentos similares.

Além da segurança de dados, se for possível, é importante que o escritório faça um seguro financeiro para proteção contra execuções que possam ocorrer por erro em cálculos de impostos e afins, visto que se trata de uma área de prestação de serviço envolvendo capital intelectual, e erros podem ocorrer no futuro.

- Atualização

Para finalizar, você deve sempre estar atualizado sobre o que tem de novo no mercado para acabar não ficando para trás.

A dica é estar sempre atento a qualquer atualização referente a cursos, palestras, novas oportunidades, novas ferramentas a utilizar, novos nichos a serem atingidos, etc.

Sabendo todas essas dicas sobre como abrir um novo escritório de contabilidade, você pode começar agora mesmo a fazer o planejamento da sua nova vida financeira e também a organizar melhor as suas oportunidades.

Conclusão

Agora que você já sabe tudo sobre como criar um escritório de contabilidade, comece agora mesmo a providenciar tudo o que você precisa. Assim, vai ficar mais fácil você começar a organizar os seus investimentos e a fazer o seu planejamento de acordo com todas as oportunidades disponíveis, com o devido conhecimento do que é essencial. Então, chega de perder tempo e corra para montar o seu escritório!