Escritório de contabilidade: Como reduzir falhas e ter mais lucros

Fazer a contabilidade de uma empresa é uma grande responsabilidade encarada por contadores em todo o país. Além de cuidar da saúde empresarial de clientes, quem é dono de um escritório de contabilidade ainda precisa gerir seu próprio negócio. Neste artigo mostraremos dicas para aumentar a produtividade, otimizar tempo e reduzir falhas na gestão contábil. Aplicar as ações corretas pode aumentar lucros.

O trabalho de contadores é crucial para empreendedores de qualquer segmento e porte. Sem uma boa contabilidade nenhuma empresa sobrevive. Porém, só a necessidade da atuação desses profissionais – tendo em vista um sistema tributário tão complexo como o brasileiro – não é garantia de que ao montar um escritório de contabilidade se terá a certeza de muitos clientes e altos lucros.  

Abaixo seguem algumas sugestões úteis para o dono de escritório de contabilidade que pretende melhorar a rotina de trabalho e fazer crescer a lucratividade do seu negócio.

Dicas para gestão de um escritório contábil 

Sabe o ditado: “casa de ferreiro, espeto de pau”? Se você é contador e pode empregar o dito popular ao exemplificar sua rotina, é bom repensar como anda tratando do seu próprio escritório contábil.

Não adianta ajudar a organizar a rotina de outros negócios e esquecer do bom andamento do seu. Por isso, além de buscar conhecimentos sobre técnicas de gestão empresarial e sobre a dinâmica contábil, é preciso:

• Acompanhar sempre as mudanças na legislação e tributação de impostos;  
• Definir bem os tipos de serviços que o escritório oferece; 
• Definir e implantar uma estratégia para prospecção e fidelização de clientes (como atrair e fazê-los permanecer);  
• Saber precificar os serviços oferecidos de modo correto;
• Revisar os preços de serviços e honorários com o passar do tempo;
• Padronizar tarefas e controlar o trabalho de sua equipe;
• Usar ferramentas de gestão para controle do fluxo de trabalho (como kanban, por exemplo); 
• Usar mecanismos tecnológicos – como sistemas ERP – para ter melhor controle de ações. 

Além de técnicas para administração do seu negócio e engajamento da equipe que atua no escritório de contabilidade, é possível melhorar os procedimentos e diminuir ações feitas manualmente com a automação de processos. 

A tecnologia pode (e deve) ser usada a favor do profissional da ciência contábil. 

O uso de um bom sistema ERP pode melhorar a lucratividade do seu escritório. A escolha desse tipo de software deve ser feita com cautela.

Tecnologia X contabilidade 

O uso de um sistema ERP é a chave para fazer uma contabilidade moderna e mais assertiva. Afinal, usar Excel, livros manuscritos, múltiplos sistemas e complicadas tabelas é coisa do passado. 

Utilizar as funcionalidades de um bom software ERP também reduz o risco de falhas e retrabalho, pode otimizar tempo e ainda possibilitar que o escritório consiga atender um número maior de clientes sem a necessidade de aumentar sua estrutura física ou de pessoal.

O mais completo e melhor ERP online do mercado é o FoxManager. O sistema conta com versão gratuita para até dois usuários e muitas funcionalidades para gestão de empresas, além de opções de customização de acordo com as necessidades de cada negócio. 

Como o ERP online FoxManager tem a contabilidade como a sua espinha dorsal, o sistema apresenta vantagens para os contadores. Ele gera integração de dados e contabilidade em tempo real, sem importações de arquivos textos e sincronizações com terceiros. Além do contador usar um bom sistema, é ideal que as empresas utilizem um ERP de gestão empresarial eficiente. 

Mais clientes e mais organização no escritório contábil

É comum que, com o passar do tempo, o contador ou escritório ganhe mais clientes. Se o aumento da clientela ocorre sem um devido planejamento e preparação do escritório contábil,  há possibilidade de algo que poderia ser lucrativo se transformar em dor de cabeça. Isso pelo fato de que a maior demanda pode resultar em falhas e insatisfação dos clientes. 

Em outras palavras,  o funcionamento fica comprometido se o escritório de contabilidade não adotar ferramentas e processos necessários. O trabalho com maior número de clientes pode não ser suprido com a mesma qualidade do que era realizado quando o número era reduzido. Por isso, é preciso se preparar para assumir os compromissos com novos clientes. Neste caso, nem sempre ter novos clientes é sinônimo de maior lucratividade. 

Ter novos clientes significa ter mais trabalho. Mais trabalho pode demandar mais funcionários. É preciso estruturar o escritório para que se atenda a todos os clientes com a mesma qualidade. As palavras-chave para isso são planejamento e organização.  Planejar metas, metrificar resultados, acompanhar processos, definir métodos e ferramentas de trabalho.

Para o escritório contábil crescer é preciso muito trabalho de gestão interna.    

Mais lucros e menos falhas no escritório de contabilidade 

Conclui-se que, como em qualquer outro tipo de negócio de prestação de serviços, o sucesso de um escritório de contabilidade estará diretamente relacionado com a existência de clientes e lucratividade. Para isso, é preciso criar um método de trabalho que integre sua equipe e resulte na conclusão das demandas de todos os clientes dentro do prazo estipulado. 

Para conseguir esse objetivo é indicado aplicar técnicas de gestão empresarial para aumentar a produtividade e controle, manter-se atualizado sobre a dinâmica contábil (acompanhar, principalmente, mudanças na legislação e tributos), e utilizar a tecnologia a seu favor.

O tripé gestão-atualização-tecnologia pode ser a chave para menos falhas e mais lucros dentro do seu escritório de contabilidade.