Recibo de pagamento: Como emitir e quais as vantagens

Milhares de compras são realizadas todos os dias, estas se originam em transações financeiras como forma de adquirir um bem ou um serviço necessário, e ter um recibo delas é essencial.

Para que este tipo de compra seja registrada, pagando todos os tipos de impostos corretamente, é preciso que exista um documento fiscal a fim de fazer uma fiscalização, este documento é o recibo de pagamento. 

Para que você entenda melhor, no texto de hoje eu conversarei com você recibo de pagamento, como você pode emiti-lo e as suas vantagens, para que você entenda os seus benefícios para a empresa. 

O que é recibo de pagamento?

O recibo de pagamento, ou simplesmente recibo, é um documento que está presente em diversas empresas e tem como principal objetivo comprovar a transação que foi feita, contendo os valores pagos por itens e de maneira totalitária. 

Sabemos que podem acontecer problemas com clientes sobre a quitação da dívida feita no seu estabelecimento e este documento é responsável por manter você resguardado, pois tem esta finalidade.

Quando emitir o recibo de pagamento?

É comum que o administrador de empresas ainda tenha dúvidas sobre a emissão do recibo de pagamento, podendo se prejudicar ou perder oportunidades por conta disto. 

Para que você entenda melhor como funciona e quando deve ocorrer a emissão do recibo de pagamento, veja o exemplo a seguir.

Suponha que a sua empresa está pagando um fornecedor de matéria-prima, o pagamento foi feito, mas depois de um tempo o fornecedor ao qual você pagou volta a te cobrar o valor dizendo que não recebeu. 

Esta situação seria resolvida de forma muito rápida, caso o recibo de pagamento estivesse em mãos, comprovando que o valor referente a entrega já havia sido pago. 

Portanto, opte por emitir o recibo de pagamento sempre que uma venda for feita, para que não haja dores de cabeça posteriores, podendo fazer até com que você perca recursos financeiros. 

Recibo x Nota fiscal

É comum encontrar muitas pessoas que confundem recibo de pagamento com nota fiscal, mas é imprescindível destacar que eles não são a mesma coisa. 

A primeira coisa a ser destacada é que o recibo de pagamento só pode ser emitido por profissionais que são autônomos ou liberais, já a nota fiscal é emitida por empresas. 

A nota fiscal serve para comprovar que o produto ou serviço deixou de ser da empresa e passou a ser do cliente, que com esta transação feita e através dela impostos foram pagos, regularizando a situação. 

Quais são as vantagens de emitir recibo de pagamento?

O recibo de pagamento é um documento de muito valor e tem as suas vantagens, a seguir você entenderá um pouco mais sobre elas. 

Controle financeiro

Os profissionais liberais e autônomos podem vir a sofrer com a falta de controle financeiro, causando dívidas e colocando seu pequeno negócio em risco. 

Com o recibo de pagamento é possível que o profissional tenha maior controle financeiro, administrando ainda melhor o seu negócio. 

Informações corretas

Mesmo em relação aos prestadores de serviço autônomos e profissionais liberais, é preciso prestar contas do que é vendido ao fisco e o recibo de pagamento ajuda neste processo. 

Com ele o controle é feito de forma correta, fazendo com estes profissionais não tenham problemas com a lei. 

Velocidade

Muitas vezes, para elaborar um documento, é necessário enfrentar muita burocracia, fazendo com que este seja um empecilho para a emissão. 

Com o recibo de pagamento, as informações do cliente e do próprio profissional são preenchidas de forma rápida, adiantando assim o processo, fazendo com que este seja emitido de forma rápida. 

Modelos de recibo de pagamento

Existem alguns modelos para recibo de pagamento que podem te ajudar a controlar as finanças da sua empresa, comprovar compras e ainda ter todas as taxas do fisco sob controle, veja mais a seguir. 

Modelo de recibo de gráfica

Este é considerado um modelo bem comum, o seu ponto positivo é que nele existem dados essenciais que podem ser preenchidos de maneira rápida e simples. 

O seu ponto mais negativo é que ele não é tão prático quanto o modelo de recibo digital. 

Nele você colocará o número do recibo e o valor na parte superior, abaixo o nome do vendedor, a quantia do que foi vendido e o produto que foi vendido.

A seguir, coloque o dia, mês e ano, além de identificar a cidade do acordo. Não esqueça de assinar o seu nome, colocar o endereço e o número do seu CPF ou RG.

Modelo de recibo próprio

Existem pessoas que não desejam utilizar o documento já pronto, estas optam por elaborar o que será escrito, criando um texto com alguns elementos obrigatórios.

O ponto mais positivo é que, este tipo de recibo fica com a cara da empresa, entretanto, pode ser trabalhoso de ser elaborado. 

Saiba quais são os itens que não podem faltar no seu modelo de recibo próprio:

• Número do recibo;
• Nome da pessoa ou do negócio que realizou o pagamento;
• Valor que foi pago; 
• Formato do pagamento; 
• Serviços ou produtos que foram adquiridos;
• Data e local;
• Assinatura do recebedor; 
• RG ou CPF do recebedor; 

Primeiramente coloque o título no documento, este identifica do que se trata o documento, você pode intitulá-lo como recibo de pagamento ou declaração de pagamento, por exemplo. 

Caso você vá construir o texto, opte por deixar os espaços para que os pontos citados acima sejam preenchidos, deixe o máximo de espaço que você conseguir. 

Não esqueça de ter cuidado no momento de preencher o recibo, pois qualquer dado errado pode invalidar o documento e isso pode não ser bom para você e para a sua empresa. 

Por fim, não esqueça de assinar ou carimbar o documento, comprovando assim que foi emitido por você ou pela sua empresa, além de colocar o estado, dia, mês e ano.

Com este preenchimento completo, você passa a ter um documento cuidadosamente elaborado e completo, além de ter uma estrutura maleável e mutável, pois foi criado pela sua empresa. 

Sabendo que os itens apontados acima são essenciais, você pode elaborar um texto, com a formatação justificada, espaçamento de 1,5, fonte Arial 12, para que seu texto tenha uma aparência mais séria e organizada. 

Se desejar pode incluir itens como o CNPJ da empresa que vendeu e da empresa que comprou, profissão do comprador e estado civil. 

Modelo de recibo Online automatizado

Com a facilitação que o advento da internet trouxe para o nosso dia a dia, muitas funções ficaram mais fáceis de serem executadas e uma delas é o modelo de recibo online automatizado. 

Alguns sites deram este modelo de recibo, para isso é necessário que você faça um cadastro. Alguns destes sites cobram pelo serviço, por isso veja se o valor compensa para o seu negócio. 

O ponto mais positivo é o fato de que, com este modelo de recibo, os dados podem ser preenchidos de forma mais rápida, sem que haja o desgaste que os outros modelos têm 

Nele estarão escritos o nome, o CNPJ endereço completo, CEP, telefone e e-mail da pessoa que está fazendo a venda, além do número do recibo e do valor da compra. 

Como utilizar os recibos de pagamento de forma correta?

Esta é uma dúvida que muitas pessoas podem ter, mas para que você utilize os modelos dados anteriormente da melhor forma, veja as dicas de como utilizá-los corretamente abaixo. 

Tenha sempre a segunda via 

Qualquer documento, é comum que tenhamos uma segunda cópia, por questão de segurança, pois é uma maneira de preservar e garantir a existência deste. 

Além do que, qualquer recibo deve estar em mãos de quem comprou o produto ou serviço, para servir como garantia, assim como nas mãos de quem vendeu.

Portanto, não esqueça de fazer um canhoto, tirar xerox ou imprimir a segunda via, pois é de extrema importância para ambas as partes. 

Se atente aos dados

Seja o modelo online, de recibo próprio ou o de gráfica, você precisará preencher alguns dados e para que a sua compra seja feita da forma correta, é fundamental que estes dados estejam certos. 

Ao preencher números ou dados errados, seja seu ou do cliente, isso faz com que o seu documento seja invalido, pois contém informações que não são verídicas, podendo levar a problemas contábeis, por exemplo. 

Portanto, é imprescindível que você tenha o máximo de atenção ao preencher os recibos, sejam eles online ou manuscritos. 

Preserve os recibos em segurança

É importante que os recibos, como o documento importante que são, sejam guardados em segurança. Eles podem servir como garantia de compra e de venda, além de servir para fiscalizações e equilíbrio das finanças. 

A dica que te dou é que, para a preservação dos documentos físicos, opte por ter um arquivo bem protegido, além de cópias digitalizadas, pois com o tempo é comum que o documento se deteriore. 

Para quem tem os recibos em formato digital, é indicado que você opte por fazer o backup de segurança em uma nuvem, pois caso o seu computador tenha algum problema, os seus recibos estarão disponíveis apenas acessando a nuvem. 

Opte pelo melhor sistema

Esta é uma dica para as empresas e empresários que preferem trabalhar com o modelo de recibo online ou digital. 

Opte sempre pelo melhor sistema para a emissão, o que tenha uma boa velocidade, para que o processo de emissão não se torne maçante e demorado. 

É importante guardar os recibos de pagamento?

Algumas pessoas têm o hábito de guardar recibos de compras, mas outras não dão tanta importância a este documento e costumam se livrar deles, jogando-os fora ou até mesmo perdendo. 

Entretanto, o recibo de pagamento deve ser guardado por diversos motivos, alguns deles é a possibilidade de controle interno das finanças e também para caso aconteça fiscalizações. 

Existe uma lei do ano de 1966, Lei nº5.172 que diz que, as notas fiscais e documentos devem ser guardados por, pelo menos, 5 anos após ser gerado, pois assim a empresa pode comprovar vendas e compras, além de estar disposta para tirar qualquer tipo de dúvida do Fisco. 

Para que os seus documentos durem o tempo correto e você esteja sempre compatível com a lei, a seguir te darei algumas dicas de como guardar os seus recibos. 

Longe da umidade

O papel é sensível à umidade, podendo dar mofo, ajudando no processo de deterioração, além de manchar a tinta da impressão. 

Portanto, tenha um local livre de umidade, para que assim estes possam durar mais tempo. 

Organização

Para uma empresa que faz muitas vendas, muitos recibos são gerados e caso não haja a organização, perdê-los pode ser extremamente fácil. 

Por isso, organize periodicamente os seus recibos, podendo separá-los por mês ou até mesmo por ano, de uma maneira que simplifique para que você e a sua equipe encontrá-los quando necessário. 

Tenha cópias online 

Sabemos que, com a chegada da tecnologia tudo passou a ser mais simples, por isso é importante que você aproveite estas ferramentas e facilite a sua vida. 

Por tanto, digitalize os recibos que você tem e arquive-os em uma conta como o google drive ou o OneDrive, mas utilize o e-mail da empresa para que ele esteja realmente vinculado a ela. 

Sobre o modelo de recibo online, salve uma cópia e não esqueça de colocá-lo na nuvem também. 

Conclusão

No texto de hoje eu conversei com você sobre recibo de pagamento, para que você entenda mais sobre eles, sabendo a sua importância e aprendendo a armazená-los da melhor maneira. 

Ter o recibo de pagamento bem preenchido e armazenado, isenta a sua empresa de problemas com a fiscalização, além de ajudar no controle e comprovando vendas feitas. 

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