Dentro do seu planejamento orçamentário escolher o budget que melhor oferece alternativas às atividades de sua empresa
O budget, forecast e rolling budget são instrumentos de KPI utilizados no planejamento financeiro empresarial, pois, são capazes de definir o dinheiro que pode ser gasto ou investido em diferentes setores da empresa durante o período de um ano.
Primeiramente, é desaconselhável um empreendedor gastar dinheiro com despesas e investimentos necessários para a empresa sem antes discriminar tudo em uma planilha. Em segundo, um empreendedor traça os objetivos que quer!
É necessário realizar um planejamento orçamentário adequado com base em sua receita e capital de giro.
Portanto coloque todos os fatores de demonstração de resultado do exercício: DRE, fluxo de caixa e balanço patrimonial em uma planilha e prepare-se para montar seu budget.
Para quem já trabalha como empreendedor, sabe que o KPI é uma grande ferramenta de planejamento. No entanto, se você é um empreendedor novato precisa estar a par do vocabulário.
A sigla significa: Key Performance Indicator, ou seja, um indicador-chave de desempenho.
Você deixa de tomar decisões equivocadas quando entende o que está passando, bem como analisa os resultados.
O KPI realiza uma medição do nível de desempenho e sucesso de uma empresa ou de um processo específico. Isso permite que os negócios saibam como estão os processos tomados por ela, melhorando seu planejamento estratégico.
Apesar dos termos serem em inglês, o budget refere-se a nada mais que o bom e velho orçamento. Ou seja, a parte de um planejamento estratégico financeiro que compreende a previsão de receitas e despesas futuras para a administração de determinado período de tempo.
Esse planejamento diz respeito a um período de longo prazo.
Já o forecast refere-se à previsão ajustada deste mesmo orçamento, como se fosse uma mudança de percurso que o empreendedor fará por conta de imprevistos ou gastos, para não sair do budget inicial.
Contudo, vamos explicar isso mais detalhadamente no decorrer do texto sobre o forecast. Por isso, leia até o fim.
Vale lembrar que a época do fim do ano é quando todos os setores capazes de tomar decisão em uma empresa. Eles geralmente se reúnem para discutir e determinar qual será o orçamento para o ano seguinte. Ou seja, o budget de trabalho.
Em linhas gerais, e dependendo do tamanho de sua empresa, pode-se determinar alguns fatores a ser levados em consideração para se chegar a uma cifra mais definitiva do seu budget anual:
Agora, imagine que cada uma dessas coisas tenha um budget definido para ser gasto ao longo do ano. Por exemplo, ficou estabelecido que o gasto com energia terá um budget de R$ 12 mil ao ano. Isso equivale exatamente a R$ 1 mil ao mês.
É isto o que budget estático significa.
E é por isso que ele é importante para o planejamento financeiro da empresa.
Já está estabelecido que a meta com os gastos para energia será X.
É com o valor X que a empresa irá trabalhar ao longo do ano.
Sendo assim, o forecast é o processo de revisar as projeções da empresa conforme sua atuação e condição de mercado. Isso é, por meio de análise da planilha do forecast.
Esta vai desenhar o resultado financeiro que mais pareça provável até o fim do período orçamentário. Dá-se o nome de forecast.
No caso de controle de gastos, o forecast pode vislumbrar um cenário onde o empreendedor seja obrigado a ‘apertar o cinto’. Visto que o mesmo já gastou mais do que estava previsto.
Também vamos voltar ao exemplo do budget de R$ 12 mil anual com gasto em energia. Dessa maneira, se eu chego no mês de abril e já gastei R$ 6 mil, então significa que já estourei R$ 2 mil a mais do que previa meu budget inicial.
Ou seja, para manter minha meta de gasto eu vou precisar gastar menos que R$1 mil mensais, bem como era previsto no início do ano nos oito meses que restam para terminar o ano.
Contudo, o forecast é apenas possível com a análise dos meses que já se passaram no ano, para aí sim, projetar a tendência até o fim e, se necessário, reajustar a rota orçamentária.
Vale ainda destacar que existe ainda a modalidade de rolling budget. Ele é indicado para empresas que necessitam de um orçamento mais adaptável de acordo com suas necessidades altamente voláteis.
Em outras palavras, podemos definir como sendo um orçamento flexível.
Ou seja, o rolling budget tem sua receita e seu gasto constantemente reajustados. Para um próximo período de tempo após um estudo detalhado do mesmo durante sua própria execução.
Se no budget tradicional existe um espaço de tempo estático que vale apenas para aquele período de 12 meses, o rolling budget pode fazer mudanças mais curtas.
Por exemplo, de forma mensal, bi mensal ou trimestral, sem prazo para o fim. Com o cuidado de realizar cada revisão ao final do período.
O fluxo de caixa é uma ferramenta que gere recursos financeiros. Em outras palavras: representam entradas e saídas de dinheiro propriamente dito, os valores em contas-correntes e as aplicações de curto prazo de uma empresa.
Além disso, em sua composição devem estar as entradas e as saídas de recursos.
Sendo assim, as entradas possuem ligação com os recebimentos de clientes e as saídas são relacionadas a pagamentos.
Os mais comuns são: fornecedores, impostos, salários de funcionários e outros necessários para as atividades rotineiras do negócio em determinado periodo.
O uso da tecnologia é necessário para a gestão de fluxo de caixa, o que reflete na saúde financeira do seu negócio em determinado periodo.
Uma plataforma adequada de ERP permite a separação entre filiais que a empresa possui. Além disso, permite o acompanhamento em tempo real da gestão financeira:
Isso evita o pagamento desnecessário de multas e juros pelo atraso de títulos. E também permite a cobrança pontual de títulos, evitando a inadimplência.
A sigla DRE significa Demonstrativo do Resultado do Exercício e é importante para apuração da contabilidade e auxiliar na gestão financeira da empresa.
O DRE é um relatório com demonstrações contábeis que deve ser elaborado pelo contador da empresa.
Esse relatório é de fundamental importância em qualquer empresa, seja ela grande ou pequena, e pode ser solicitado também por terceiros, como investidores, bancos e até pelo governo.
O DRE é então, um relatório em que é possível avaliar a capacidade atual e real da empresa.
Esse relatório é elaborado de acordo com o balanço patrimonial da empresa. Ele descreve o resumo de operações financeiras que foram realizadas em um período utilizado como base de avaliação.
Dessa forma, o relatório tem como resultado um demonstrativo líquido.
Este informa prejuízos ou lucros da empresa de acordo com as operações que foram realizadas.
Esse demonstrativo é utilizado para a tomada de diversas decisões estratégicas. Tem como regra a elaboração por Regime de Competência.
O Regime de Competência preza que todas as movimentações de uma empresa devem ser demonstradas de acordo com o período em que ocorreram e não quando houve o pagamento ou recebimento da mesma.
Sabendo que o DRE é um demonstrativo da empresa, o seu objetivo é compor um resultado líquido referente a um período para confrontar resultados, despesas e receitas.
Além disso, esse relatório é utilizado como uma ferramenta de avaliação sobre o desempenho do seu negócio. Também pode ser usado como um comparativo para averiguar a eficiência dos gestores.
O balanço patrimonial é um demonstrativo financeiro elaborado por contadores com o objetivo de fazer uma análise mais profunda da situação financeira da empresa.
Todos os valores que constam no balanço patrimonial são de um determinado período estático. Isto é: um dia, uma semana, um mês ou até um ano. A data pode ser “selecionada” a partir da análise.
Os registros do balanço patrimonial são todos aqueles dados que estão no livro diário das empresas.
Os livros diários são, literalmente, diários contendo informações de transações, sejam elas de débito ou crédito. Eles são feitos diariamente e todas a movimentações contábeis são devidamente registradas.
O balanço patrimonial é o registro formal dessas contas para análise dentro de padrões em determinado momento.
O objetivo principal do balanço patrimonial, portanto, é mostrar toda a situação financeira e patrimonial da empresa no momento.
O estoque de antecipação é feito quando há oscilações de demanda de um determinado produto. Nesse caso, é comum ter tal produto armazenado na empresa, para fins de antecipação.
A ideia é que a empresa se previna e deixe sempre em estoque máximo armazenado os produtos que têm grande circulação na loja.
Esse tipo de estoque regulador é utilizado para resolver situações onde podem ocorrer falhas nos sistemas operacionais na empresa.
Ou seja, em uma indústria, por exemplo, é comum que haja um estoque de contingência, ou estoque inativo, com produtos guardados.
Isso evita que, quando uma máquina estraga ou a produção é interrompida por qualquer motivo, a entrega não seja feita aos clientes. Percebeu como isso é útil no rolling budget?
O estoque em trânsito, por exemplo, é um dos tipos de estoque que pode ser transportado de um local para outro.
É bastante comum que essa maneira de armazenar seja adotada nos centros de distribuição de logística. É quando os produtos são armazenados em caminhões que se deslocam, levando os materiais do local para o outro.
Existe também o estoque consignado, que pode ser observado quando uma empresa terceiriza o controle de estoque da organização.
Essa é a metodologia do cross-docking muito utilizada por empresas que possuem e-commerce.
Em alguns casos, não possuem os produtos que comercializam na sua sede, por exemplo.
Assim, atuam apenas como uma ponte entre o consumidor e o fornecedor.
Este último fica responsável por estocar e entregar os materiais para os clientes.
Em resumo, o estoque de segurança está entre os tipos utilizados por empresas que recebem pedidos inesperados frequentemente.
Ou seja, a ideia é ter produtos incluídos neste tipo de estoque de proteção para quando alguém fizer um pedido grande para empresa. Nesse caso, não haverá demora na entrega ao cliente.
A criação de meses, enumeração de despesas, revisão dos gastos passados, soma de despesas do mês, comparação de gastos da empresa, análise de finanças dentro da empresa, teto de gastos e, por fim, acompanhamento do desempenho geral da empresa.
São etapas que falaremos uma por uma para você a criar uma planilha de gastos para o rolling budget.
Acumule todos os documentos que ofereçam informações cruciais para a listagem de gastos da empresa dos últimos meses.
Os extratos bancários, contas de luz, água ou internet, servem para auxiliar o preenchimento da planilha.
Os valores dos gastos dos meses anteriores podem ser preenchidos em cada categoria de despesa listada anteriormente na primeira coluna.
Dessa forma, é fácil saber se a empresa está tendo lucro ou prejuízo. Caso os valores preenchidos na despesa estejam corretos. Agora, basta obter os valores das receitas da empresa. Claro que durante o mesmo período, e verificar a diferença entre entradas e saídas.
Em resumo, com suas despesas mensais mapeadas e somadas, fica muito mais fácil saber onde você está gastando mais ou menos do que deveria na sua empresa.
Assim, considerando que a empresa tenha um ganho de R$ 25 mil e descontando R$ 20 mil dos gastos, o lucro de R$ 5 mil aparecerá.
Por fim, seja com o budget, o forescast, ou o rolling budget, é importante ter o controle utilizando meios tecnológicos, bem como a ajuda de profissionais.
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