Livro Razão: o que é e qual utilidade nas empresas?

O livro razão é um dos livros contábeis recomendado para toda empresa, mas obrigatório só para algumas. Ele permite o controle do movimento de contas contábeis de forma separada, isto é, por meio de dados cronológicos de todas as transações registradas.

Portanto, com esse livro é possível ver todo o histórico de uma determinada despesa ou venda e o resultado da situação do patrimônio.

É muito importante que o preenchimento seja feito corretamente para evitar problemas futuros.

Para aprofundar o tema Livro Razão, vamos abordar os seguintes tópicos neste artigo:

• O que é o livro razão?
• Quais empresas devem ter o livro razão?
• Livro Razão digital
• O que deve constar no livro razão?
• Como montar o livro razão
• Livro razão vs. Livro diário

O que é o livro razão?

Como já mencionado no início deste artigo, o livro razão consiste no registro de todos os dados transacionais.

Nesse sentido, ele é uma versão analítica do Livro Diário já que permite visualizar o impacto das principais contas contábeis no resultado do patrimônio da empresa.

É extremamente importante mantê-lo organizado e em dia para que seja possível monitorar tudo o que acontece na empresa em termos financeiros.

Além disso, a legislação recomenda guardar esses dados até 5 anos depois da transação caso seja necessário verificar registros anteriores de forma a evitar problemas.

Quais empresas devem ter o livro?

Em resumo, ele é obrigatório em qualquer empresa que tenha tributação do Imposto de Renda com base em lucro real. Portanto, se você é optante Simples Nacional, fique tranquilo.

Contudo, frisamos que ele é um livro indispensável independentemente do tipo de tributação. 

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O Livro Razão ajuda a ter uma visão analítica de como está indo sua empresa em termos financeiros.

Livro Razão digital

Antigamente, o Livro Razão só podia ser em papel. Ou seja, cada página continha uma conta: era uma pra caixa, outra para estoque, etc. Tudo isso o tornava 0% sustentável. Sem mencionar que isso abria margem para fraudes, perda de informações.

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Ao longo dos anos, essas páginas se tornaram “fichas razão”. Hoje, felizmente isso mudou e então, a lei não exige mais a atualização desses registros de forma manuscrita ou impressa.

Para facilitar o acesso, evitar fraudes e além disso, tornar a escrituração mais prática, o governo federal criou o Sistema Público de Escrituração (SPED). Desde 2007, tudo pode ser feito online por meio da ECD - Escrituração Contábil Digital.

O SPED agrupa todas as informações financeiras de sua empresa, diferente de antes, que eram divididas entre os órgãos fiscais do município, estados , bem como a união federal.

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Assim, tudo ficou menos burocrático já que toda transmissão e armazenamento é feita de forma automatizada.

O que deve constar no livro razão

Para que o livro seja considerado organizado e bem estruturado é preciso que ele contenha alguns elementos, como:

• Nome e código da conta;
• Data do lançamento: para que se possa identificar quando aconteceu a mudança do patrimônio da empresa.
• Valores debitados e creditados: ajudam a obter uma visão de quanto foi acrescido ou retirado da conta.
• Saldo: permite avaliar a diferença entre débitos e créditos das contas.
• A natureza do saldo devedor e credor (D/C);
• Histórico do lançamento: descreve a movimentação ocorrida;
• Contrapartida: conta que complementa o lançamento de outra conta.

Em uma empresa de grande porte, a lista de contas ou plano de contas pode ser bastante extensa, contendo diferentes tipos. Por isso, em casos assim, talvez seja interessante ter um conjunto de livros auxiliares.

Como montar 

Entenda, o Livro Razão é separado por contas. As transferências que você faz do Livro Diário para o Livro Razão são chamadas de lançamentos. Sempre que um lançamento é feito, fique atento à qual conta está sendo preenchida, mas também o que é necessário lançar. Erros do tipo acontecem com muita frequência.

Veja um modelo dessa tabela:

Atenção, uma boa notícia é que depois de preenchido, este livro dispensa autenticação porque entende-se que ele já é a cópia autêntica do Livro Diário.

Livro Razão x livro Diário

Diferentemente do Livro Razão, o Livro Diário deve seguir algumas formalidades como enumeração de folhas, mas também há a existência do termo de abertura e de encerramento, e também uma assinatura do empresário e do contador. É preciso também autenticá-lo na junta comercial.

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Além disso, o foco dele é lançar registros que modifiquem ou possam alterar a situação patrimonial da empresa segundo o art. 5 do decreto Decreto-Lei 486. Esse registro é feito tanto diariamente, como por reprodução ou por meio eletrônico.

Contudo, se existe um volume diário grande de operações ou contas feitas fora da sede, é permitido que a escrituração seja realizada de forma resumida desde que não ultrapasse o período de um mês.

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Mais que isso, outra diferença entre esses livros é que enquanto o Livro Diário registra todas as contas, o livro razão vai controlar o saldo das contas. Em resumo, um complementa o outro.

Enfatizamos que o livro razão é tão importante quanto o livro diário em termos de obrigatoriedade perante a lei.