Certificado Digital: O que é e quando usar na sua empresa

Dentro do mundo empresarial, uma das coisas que mais traz dúvida aos empreendedores é o uso de certificado digital. Pensando nisso, resolvemos postar um artigo especificamente para tirar as dúvidas e explicar o que é um certificado digital e quando se deve utilizá-lo.

Saber como um certificado digital funciona pode ser muito útil para você ou para sua empresa. Ele é mais um dos instrumentos tecnológicos que garante automação de dados e segurança para quem decidiu criar um CNPJ.

Explicaremos abaixo o que é, quais são os tipos disponíveis hoje em dia e como adquirir um certificado digital. Boa leitura!

O que é o Certificado Digital?

O certificado digital é um tipo de validação que garante duas coisas: identificação e validade de assinatura.

A importância do certificado digital está no fato de garantir a identidade de uma pessoa física ou jurídica. Desse modo, contratos e notas fiscais eletrônicas ficam gravadas em certos tipos de certificados digitais.

O certificado garante que a sua “marca” ou nome fique assinado nos documentos. Tais documentos podem ser posteriormente verificados pelos órgãos fiscalizadores do estado. Eles checarão se os certificados nos documentos estão válidos ou não.

Caso você emita uma nota fiscal, por exemplo, é essencial validar todas as informações. O certificado digital ajuda você a fazer isso.

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Para a fiscalização dos municípios, os certificados digitais assumem um papel importante.

Em resumo, os certificados digitais garantem a segurança e gravam o nome da sua marca na hora de emitir notas fiscais ou outros documentos.

Apesar de nem todos os órgãos fiscalizadores requisitarem certificados digitais, é importante mantê-los na empresa.

Qual a função do certificado digital?

Os órgãos fiscalizadores podem confirmar que foi a sua empresa que emitiu uma nota fiscal por meio do certificado digital, que garante sua identidade.

As assinaturas são também autenticadas por meio do certificado digital. Por exemplo, se a sua empresa emite uma declaração, o certificado oferece um modo de validar tal assinatura.

De maneira geral, o certificado digital é violado caso o conteúdo autenticado seja alterado. Assim sendo, a segurança de tal documento é garantida. Documentos alterados não batem com documentos originais com certificados digitais. Assim sendo, as fraudes são facilmente detectadas.

É possível também assinar contratos com alguns aplicativos disponíveis hoje em dia.

Tipos de certificados digitais

Os certificados digitais, instalados em máquinas como computadores ou nos emissores de notas fiscais eletrônicas são chamados de certificados do tipo A1. A validade desses certificados é de um ano.

Outro tipo de certificado digital é o tipo A3. Ele é um dispositivo físico, uma espécie de token e tem uma validade que pode variar de um ano até três anos.

Um modelo de cartão também está disponível. Ele não é tão conhecido, porém, é bom conhecê-lo e saber que ele existe.

Existe um tipo melhor?

Cabe a cada empresa decidir qual tipo de certificado digital será mais adequado.

O tipo A1 de certificado digital parece ser um dos mais utilizados hoje em dia pela praticidade e facilidade. Ele é só um arquivo presente no computador que pode ser “anexado” aos documentos fiscais. Pode ser enviado por e-mail para outros dispositivos seus e acessados facilmente.

O modelo A3 pode ser fisicamente seguro, mas uma vez que você o acessa, é necessário utilizar uma senha. Caso alguém além de você precise autenticar uma ação, essa pessoa precisará saber a senha.

O modelo de certificado A3 é físico. Ou seja, você precisa carregá-lo para todos os lados enquanto quiser assinar documentos ou notas fiscais e garantir autenticidade.

Muitos aplicativos hoje em dia e softwares também trabalham melhor com este tipo de certificado. Ele pode ser anexado no programa e a sua senha digitada, pronto: você consegue criptografar os dados e notas fiscais com seu certificado digital.

Portanto, o tipo de certificado A1 costuma ser o mais utilizado. Tanto por sua facilidade quanto por sua segurança. Assim sendo, nós também recomendamos a utilização desse tipo de certificado.

Onde adquirir o meu certificado digital?

Geralmente, você encontrará várias empresas para obtenção do certificado digital. CertiSign, Correios e outras empresas oferecem a venda de certificados digitais. Além disso, os softwares para gerenciar os certificados e automatizar o seu uso também são vários. O mais completo (e com plano grátis) é o FoxManager. Conheça as funcionalidades.

Em resumo, os certificados digitais são importantes para trabalhar e autenticar todos os seus documentos da empresa. Além disso, estar em dia com os tributos e as notas fiscais garante não só um melhor funcionamento da empresa, mas um maior controle financeiro dela.

Ao utilizar certificados digitais, você garante que a sua empresa registre sua marca nos documentos eletrônicos e assim traz maior segurança para transações e questões financeiras, e também tributárias.