Nota fiscal de entrada: Empresários devem saber o que é e quando emitir

A nota fiscal é um importante documento para as empresas e para prestadores de serviço. Existem vários tipos de notas fiscais, mas uma delas em específico gera muitas dúvidas ao empresário: a nota fiscal de entrada, que é emitida quando uma mercadoria é adquirida por uma empresa. 

Vários empreendedores acabam não se importando com essa nota fiscal e desconhecem o quanto ela é necessária para cumprir as obrigações com o Estado. Quem se enquadra no Simples Nacional precisa registrar as entradas de mercadorias na empresa.

Quando se pensa em nota fiscal, que pode ser de entrada ou saída, é possível que não se pare para avaliar quantos tipos existem. Elas servem como espécie de recibo que documenta uma comercialização e registra os seus devidos tributos. São variados os modelos:

• Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
• Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e).

Existe tem o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANF-e), que é um tipo de versão simplificada da nota fiscal eletrônica e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), documento fiscal usado no transporte de cargas. 

Também é possível emitir nota fiscal sem empresa aberta.

Ajuda para emitir

Independente do tipo, a emissão e controle financeiro e fiscal das notas fiscais pode ser feito de modo otimizado com o uso de um software ERP. 

O mercado conta com opção gratuita e online para quem possui CNPJ e precisa realizar a missão de modo rápido.  

Diferença entre notas fiscais de entrada e de saída

A diferença crucial entre notas fiscais de entrada (quando a empresa compra) e saída (quando sua empresa vende) está na emissão:

• As notas fiscais de entrada são emitidas se algum produto foi obtido ou comprado pela empresa.
• As notas fiscais de saída são emitidas quando outra empresa ou pessoa física compra um serviço ou produto da sua empresa.

Outra diferença está no fato de que as notas fiscais de entrada são emitidas depois das operações e as notas fiscais de saída são emitidas previamente. Se o produto está no estoque, a nota fiscal dele já é emitida previamente, aguardando somente os dados do comprador, seja ele pessoa jurídica ou física. 

Em resumo, portanto, as notas fiscais de entrada são aquelas que a empresa emite quando produtos vão ao seu estoque e as notas de saída são emitidas por serviços e produtos que são oferecidos pela empresa. 

Quando emitir?

A emissão de nota de entrada pode ocorrer quando a empresa compra um produto importado, ou adquire um produto em leilão. Além disso, optar por tomar a responsabilidade de retirada e transporte da mercadoria obriga a empresa a fornecer o documento. 

Também é possível que clientes devolvam alguma certa mercadoria. Assim, uma nota fiscal de entrada precisa ser feita e o produto precisa ser registrado novamente no estoque. 

Outra situação em que se deve emitir a nota fiscal de entrada é se o produto foi retirado para um evento o fora da empresa. Assim, seu retorno deve ser registrado.

Como a nota é emitida?

Quando emitimos uma nota fiscal, podemos realizar a importação ou emissão dela. O ato de importar uma nota fiscal ocorre quando uma empresa vende uma mercadoria e fornece a nota fiscal eletrônica. Assim, esse documento é registrado por meio do arquivo XML fornecido pela nota. 

No caso de emissão, no momento em que uma mercadoria é recebida, a nota fiscal precisa comprovar o recebimento da mercadoria na sua empresa. Assim, a nota fiscal de entrada pode ser emitida da mesma maneira que uma nota fiscal de saída. Não há segredo.

É importante fazer o uso da nota fiscal eletrônica de entrada e baixá-la depois de emitida. Cada compra que é realizada pela empresa terá de ser notificada por meio de uma nota fiscal. Isso ajuda tanto nos balanços e operações da empresa quanto para a questão tributária ser mais justa. Consultas mensais podem ser feitas no caso de empresas menores. 

A emissão de notas fiscais, o controle financeiro, de faturamento, estoque e vendas da sua empresa podem ser facilitados com investimento em tecnologia. 

O uso de sistema ERP virou uma realidade nos principais negócios que se mantêm competitivos no mercado. O mais completo deles, o FoxManager, permite gestão integrada e online, diminuindo os riscos de falhas e auxiliando no aumento de lucratividade das empresas usuárias do sistema.

Com o sistema, além de notas fiscais, é possível emitir relatórios, ordens de serviço, boletos, etc. O plano para até dois usuários é gratuito. Basta fazer o cadastro e utilizar. Dúvidas sobre as funcionalidades são disponibilizadas em um site de suporte.

Notas fiscais de entrada e fraudes

Quando a nota fiscal de entrada é baixada, a empresa tem um modo de proteger-se contra fraudes envolvidas em participações comerciais as quais a empresa inicialmente não participou. A comunicação de quais documentos fiscais foram lançados pela empresa e por terceiros assim é estabelecida. 

Por fim, destacamos que a emissão da nota fiscal de entrada não só é necessária como também serve de medida de segurança para que todas as atividades comerciais funcionem corretamente.