Ordem de Serviço – saiba o que é e como fazer

Quem presta ou contratou algum tipo de serviço já deve conhecer sobre um tipo de documento comum no mundo dos negócios: a Ordem de Serviço, ou simplesmente OS. Neste artigo vamos explicar do que se trata, quais suas aplicações e mostrar como a tecnologia, por meio do sistema de gestão ERP pode ajudar quem precisa emitir uma ordem de serviço online.  

O que é ordem de serviço?

A Ordem de Serviço, ou OS, é um tipo de documento muito utilizado nas empresas. Com ela é possível formalizar o trabalho a ser realizado para um determinado cliente. 

Trata-se de uma espécie de autorização e comunicado com informações para a correta prestação de serviço contratado.

Em outras palavras, as ordens de serviço são documentos de suma importância para o processo interno de trabalho da empresa. No caso, se inicia na formalização da tarefa de start, passa pelos responsáveis da execução e pelo controle da atividade.

Na ordem de serviço que reúne todos os aspectos que estão relacionados a um determinado trabalho: quem, o que, quanto, onde, em qual quantidade, quando e onde.

Mais ainda, uma ordem de serviço bem elaborada é capaz também  de oficializar o início do projeto, contendo todas as informações necessárias para que os colaboradores da empresa executora e responsáveis pela atividade possam dar cabo de suas responsabilidades sem que haja quaisquer dúvidas durante seu trabalho. Outro aspecto importante é que as ordens de serviços devem sempre ficar disponíveis para consulta.

Quais informações devem conter uma ordem de serviço?

A OS deve conter informações básicas e importantes como: 

• dados gerais do cliente;
• datas do serviço (início, fim);
• valores;
• especificações técnicas;
• prazo do serviço;
• detalhamento de tipos de serviços a serem prestados.

Com a ordem de serviço em mãos é possível saber quais materiais e qual logística deve ser empregada. 

A utilização de OS também colabora com a gestão de estoque e, por conseguinte, impacta na qualidade do serviço prestado e no faturamento.

Exercer o papel de liderança de uma equipe externa é uma função de extrema responsabilidade. Dessa forma, a liderança necessita de qualidade de informações solicitadas ao gestor ou responsável na sede para realizar suas tarefas.

Esta é a real importância da ordem de serviço em todo o processo. Tanto para a notificação, controle e aplicação do trabalho que será realizado pela equipe em campo.

Se a empresas que contam com técnicos especializados para o conserto de um aparelho precisam também ter documentadas todas as atividades que precisarão ser realizadas no local visitado, por exemplo.

São informações práticas: quem será o cliente visitado, qual o endereço, qual o material necessário, qual o conserto?

Assim, é responsabilidade do gestor desse time ter em mãos uma ordem de serviço detalhada.

Informações importantes na OS

Cada ramo de atividade e tipo de negócio tem suas especificidades. Por isso, não há um único tipo de ordem de serviço padronizado. Embora cada empresa deva incluir os dados de acordo com suas necessidades, alguns tópicos são fundamentais, entre eles:

• numeração do documento;
• funcionário responsável pela emissão ou vendedor;
• dados do produto ou serviço;
• valor cobrado e desconto;
• forma de pagamento;
• dados do cliente;
• período de vigência.

O controle de todas essas informações exige uma integração entre setores diferentes da empresa. Uso de uma ordem de serviço pode movimentar o setor de vendas, estoque, logística, financeiro, contábil, por exemplo. 

Para ter o controle em tempo real de tudo isso o indicado é recorrer ao uso de software ERP. 

Tecnologia é a melhor opção para gestão empresarial

O sistema ERP integra em um só sistema a gestão da empresa. O mais completo do mercado é FoxManager. Ele conta com planos online (entre eles um grátis para até 2 usuários) e a opção de customização, isto é, pode ser ajustado de acordo com necessidades específicas de cada empresa.

Com uso desse sistema é possível otimizar o trabalho dentro da empresa e integrar ações entre setores variados. Entre as funcionalidades do ERP online estão:

• emissão de relatórios, ordens de serviço, emitir notas fiscais e outros;
• controle de estoque;
• cadastro de produtos e clientes;
• gestão contábil em tempo real;
• controle de metas de orçamento;
• controle de contas a pagar e receber.

Entre as vantagens de usar um ERP para emissão de OS e outros documentos necessários para o trabalho nas empresas estão: 

• economia de tempo
• diminuição de falhas
• Melhor controle de estoque e ações
• Melhor controle financeiro.

Por meio do ERP FoxManager é possível é possível criar uma ordem de serviço fazendo o detalhamento do serviço no banco de dados para um determinado departamento, o período previsto do serviço e quais tipos de serviços e produtos para a execução da OS.  

Conclusões

A utilização de ordem de serviço é uma necessidade para quem realiza a prestação de serviços. É preciso ter delimitadas as informações de clientes e tipos de serviços a serem prestados. O uso de OS ajuda na rotina de trabalho e sua emissão pode ser realizada de modo automatizado por meio de sistema ERP, que visa gestão online integrada de empresas.