Arquivo XML: o que é e para que serve na Nota Fiscal?

Antes da NFSe e o arquivo XML, o processo de emissão de Nota Fiscal era realizado através da utilização de blocos de papel. As Notas Fiscais eram emitidas de forma manual. Isso causava constante retrabalho em casos de rasuras e desperdício de volumes de papel. Além disso, dificultava o arquivamento, visto que era necessário espaço físico suficiente para comportar todas as notas emitidas.

Mais ainda, havia problemas na fiscalização da Receita Federal devido a falta de organização de arquivos e dificuldades em encontrar todas as notas solicitadas.

Por esses e outros motivos criou-se a Nota Fiscal Eletrônica, feita de modo online. A NFSe facilitou transações comerciais, de serviço e transporte.

Junto a ela vieram outras obrigações, que são: Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) e o arquivo XML ( Extensible Markup Language). Neste artigo abordaremos o que é o arquivo XML e qual a sua utilidade.

O que é arquivo XML?

O arquivo XML é a conversão da Nota Fiscal Eletrônica em arquivo digital, e segue o padrão nacional de escrituração fiscal.

Sendo assim, contém os dados de emitente, destinatário, produtos e serviços, impostos, transporte, numeração da nota, data de emissão e todos os demais dados que constam na Nota Fiscal.

Ele é considerado um meio facilitador para arquivamento de Notas Fiscais. Existe a obrigatoriedade de mantê-los em arquivo pelo prazo do ano corrente mais 5 anos.

Isso se deve a possíveis fiscalizações, para garantias de produtos ou serviços, além de manter os dados de todas as movimentações realizadas contendo o nome da empresa, por exemplo.

É obrigação dos envolvidos na operação, manterem o arquivamento. Portanto, o cliente também deve guardar o arquivo das movimentações de compras.

Como obter Certificado Digital

Primeiramente, para qualquer acesso referente a Nota Fiscal e seus arquivos, é necessário possuir Certificado Digital. Trata-se de uma certificação legal de que o documento realmente foi emitido e pertence a empresa. Funciona como uma assinatura digital.

Em segundo, o Certificado Digital está disponível em empresas ou entidades autorizadas junto ao ICP-Brasil.

Com o Certificado Digital em mãos, é possível baixar o arquivo XML no site da Secretaria da Fazenda.

Todavia, existem sites específicos de controle de Notas Fiscais em cada estado.

DICA
Uma ferramenta tecnologia eficaz é a gestão integrada e em tempo real por meio do ERP (Entreprise Resource Planning).

O FoxManager é o mais completo dos ERPs disponíveis no mercado brasileiro. Ele garante acesso grátis para até dois usuários, possibilita emissão de notas fiscais e boletos, controle contábil  e várias outras necessidades empresariais.  

Como realizar o arquivamento automático?

Atualmente estão disponibilizados no mercado alguns sistemas e ERP´s preparados para lidar com a NFSe. São conectados diretamente com o site emissor para geração e acompanhamento de Notas.

Por meio desses sistemas é possível automatizar processos. Por exemplo, ao gerar uma Nota Fiscal, o sistema já se encarrega de extrair o DANFE. Sendo assim, há acompanhamento de transporte do arquivo XML para arquivamento em local indicado.

Os sistemas ERP’s também possuem a facilidade de retirar os documentos em lote. Isso porque no site emissor esse processo é feito individualmente.

Para uma maior segurança, é indicado o arquivamento em nuvem, para diminuir a possibilidade de eventos de perda de arquivos.

Quais as vantagens do arquivo XML?

Certamente o arquivo XML tem como principal benefício a redução de papelada fiscal e espaço físico para arquivamento.

Enquanto isso, há facilidade na troca de mercadorias e informações entre fornecedor e cliente. Logo, o contador da empresa também se beneficia com o controle dessas operações.

Do mesmo modo que proporciona melhor organização, o arquivo XML acaba por facilitar também uma série de outras operações. Por exemplo, o controle das movimentações financeiras como o fluxo de caixa o que permite traçar estimativas futuras.

Por estarem armazenados digitalmente, ao receber a fiscalização da Receita Federal, é possível localizar com brevidade os arquivos desejados para apresentação.

Diferença com o DANFE

No entanto, há de se fazer uma distinção para não haver confusão entre DANFE e o arquivo XML.

Essa confusão existe por tratar-se de dois documentos “espelhos” da Nota Fiscal. Ambos contém todos os dados referentes a operação, mas com utilidades diferentes.

O DANFE é um documento auxiliar, sem valor fiscal, que é apenas como demonstrativo da transação e serve para acompanhamento do produto até o destino final.

Portanto, é apresentado impresso em papel e não é necessário armazená-lo. Possui um código único, composto de 44 algarismos, que ao serem inseridos no Portal da Nota Fiscal, é possível realizar uma consulta dos dados da Nota Fiscal.

Entretanto, o arquivo XML possui valor fiscal, por tratar-se da versão digital da Nota Fiscal original. Seu arquivamento é obrigatório para futuras fiscalizações e não existe apresentação impressa deste documento.

Apesar das diferentes funções, os dois documentos são obrigatórios na operação.

Para a circulação de mercadorias, caso o transportador não esteja de posse do DANFE poderá ser multado.

No caso do arquivo XML, não precisa acompanhar o produto, contudo, deve ser enviado pelo fornecedor ao cliente através de e-mail.

Conclusão

O arquivo XML foi um dos benefícios gerados com a mudança da emissão de Notas Fiscais em papel para o modo online por sistema próprio das Prefeituras.

Com ele, é possível um armazenamento de forma digital, sem espaço físico. Dessa forma, aumenta a organização para futuras fiscalizações e consultas internas.

Em resumo, com os avanços tecnológicos é possível ainda encontrar sistemas e ERP´s que facilitam a geração e arquivamento automático. Assim, pode ser feito em lotes ou de maneira individual, o que garante maior segurança nas operações.

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