Despesas tributárias - Como reduzir legalmente em empresas?

É indiscutível que as despesas tributárias representam um encargo bastante pesado para as empresas, mas não há como fugir: deixar de pagar os impostos acarreta problemas ainda maiores.

Existem formas legais para reduzir despesas tributárias. Então, se você precisa saber mais a esse respeito, continue com a leitura deste post! Afinal, economizar é positivo para pessoas físicas e jurídicas.

Práticas legais para a redução de custos tributários

A sonegação é uma forma ilegal de reduzir o pagamento de tributos. Trata-se de uma prática nada recomendável pois, além de sujeitar a empresa a graves penalidades, os próprios sócios da empresa poderão responder criminalmente.

O caminho correto é buscar as formas de economia permitidas pela legislação, pois assim você estará agindo dentro da lei e cumprindo o papel social que se espera da sua organização.

Medidas para reduzir despesas tributárias

Você poderá reduzir os valores a pagar de muitos tributos — como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, ISS e ICMS — adotando as medidas adequadas em sua área fiscal. A seguir, listaremos algumas das práticas voltadas a esse objetivo.

Optar pelo regime tributário mais adequado

Dependendo do porte, do ramo de atuação da empresa e outros fatores, pode-se escolher um destes três regimes de tributação:

• Lucro Real;
• Lucro Presumido;
• Simples Nacional.

Cada um possui características e exigências próprias. O Simples Nacional, por exemplo, é específico para o microempreendedor individual (MEI), para a pequena e microempresa. Possui um método simplificado de recolhimento em guia única.

No Lucro Presumido as alíquotas são aplicadas sobre os lucros estimados enquanto que no Lucro Real se aplicam sobre o lucro líquido com algumas exclusões e adições e necessita de um maior número de declarações.

O fato é que você poderá pagar mais impostos do que o necessário se fizer uma opção inadequada. E isso inevitavelmente refletirá nos preços de seus produtos ou serviços.

Realizar um planejamento tributário em empresas

Trata-se de um procedimento que, quando realizado com o devido zelo, pode resultar em uma considerável diminuição dos valores a pagar ao Fisco pelas empresas. Entre outras coisas, esse planejamento permite:

• verificar o melhor regime de tributação

Como já citado acima, são 3 os regimes de tributação para enquadramento no Brasil, o Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. Para essa escolha é essencial ter um estudo aprofundado, visto que cada empresa possui características específicas que definirão a melhor opção. Optar pelo mais simples e com menos obrigações nem sempre é sinônimo de acerto e todos os detalhes deverão ser considerados para que a empresa tenha uma situação vantajosa. Lembrando ainda que a opção é feita anualmente, então vale a pena fazer este estudo regularmente para verificar se o enquadramento escolhido ainda é a melhor opção para a empresa.

Caso sua empresa possua mais de uma atividade há ainda a possibilidade de dividi-las em mais de um enquadramento. Desse modo, cada atividade teria um cálculo específico com o objetivo de ter os benefícios dos dois tipos de enquadramento. Deve-se avaliar se para suas atividades isso é permitido, e se no final deste processo realmente valerá a pena ou se não acabará por complicar a situação da empresa desnecessariamente.

• observar se existem benefícios e isenções fiscais para empresas;

Em algumas localidades, dependendo do regime tributário escolhido, a empresa poderá obter isenção de alguns impostos ou outros benefícios, se fizer investimentos em alguns projetos ou participar de programas de governo, ou outras ações específicas. Esses projetos geralmente são voltados ao favorecimento a educação, responsabilidade social e cultura, o que também dará visibilidade e reconhecimento da marca, além dos benefícios já definidos. A empresa deve buscar informações em sua localidade para verificar se há esses tipos de benefícios disponíveis.

• monitorar e solicitar a restituição e compensação de impostos.

São comuns os casos de pagamento de impostos a maior por diversos motivos, como a complexidade e constante alteração na legislação que exige um conhecimento muito amplo para ser acompanhada, ou mesmo pela apuração de impostos em cima de previsões que nem sempre são concretizadas. Para estes casos, é necessário que se faça um recálculo dos valores reais que deveriam ter sido pagos para apurar as diferenças e entrar com um processo administrativo junto ao Órgão competente para que ele possa oferecer a restituição ou compensação dos impostos, conforme indicação do caso.

Utilizar um eficiente sistema de gestão

Somente com informações contábeis e fiscais exatas é que você saberá quanto gasta com impostos e se esses gastos podem ou não ser reduzidos. Daí a necessidade de utilizar sistemas administrativos que produzam informações corretas e no momento oportuno.

Todos os gastos, receitas, despesas, custos e investimentos devem ser registrados em sua contabilidade, para que seja possível apurar com precisão tanto os resultados (lucros ou prejuízos) quanto a situação patrimonial da empresa. E essas informações são fundamentais para administrar as obrigações tributárias.

Dica importante

Atualmente no mercado de sistemas ERPs há opções ainda mais favoráveis, como o ERP FoxManager. Ele já integra os vários setores automaticamente, sem a necessidade de troca de arquivos e alimentação manual, o que permite análises em tempo real.

Por meio de ferramentas como esta, é possível ter uma análise detalhada da situação da empresa e traçar novas estratégias para o ano seguinte que favoreçam a área tributária.

O sistema ERP online FoxManager também possibilita gestão de estoque, fiscal, contábil, financeira. Entre as funcionalidades estão:

• Emissão de notas fiscais;
• Boletos; 
• Borderô; 
• PDV próprio;
• Estoque;
• Entre outras.

 O acesso ao sistema é simples e prático. O login pode ser feito após alguns cliques, com acesso ao plano gratuito para até dois usuários. 

Contratar uma assessoria especializada

Essa talvez seja a dica mais importante pois, quando tratamos de tributos, estamos lidando com uma área altamente especializada, que exige profissionais com conhecimentos profundos e atualizados.

Busque auxílio de contadores competentes e experientes, pois eles saberão elaborar um verdadeiro mapa da vida fiscal de seu empreendimento, apontar as melhores alternativas e auxiliá-lo em sua tomada de decisão. Seu contador é seu principal aliado nessa tarefa.

Distribuição de Lucros

Para evitar incidência de impostos, como imposto de renda e contribuições previdenciárias, o ideal é que se reduzam as retiradas de sócios como pró-labore e as façam por meio da distribuição de lucros.

Verifique com os sócios e contador, se esta será uma situação favorável a todos.

Terceirização

A empresa deverá fazer uma análise de sua estrutura essencial para o objetivo final de resultados, e identificar os setores que não são seu foco principal mas que são necessários para a manutenção das atividades.

As áreas de limpeza, manutenção de equipamentos, transporte, contabilidade, RH, entre outras, costumam ser consideradas para terceirização.

A terceirização de atividades não essenciais permite que a empresa foque nos problemas mais importantes para seu sucesso e ainda assim possa contar com profissionais que supram essas necessidades secundárias com excelência.

Além disso, o controle terceirizado permite que a empresa evite gastos superiores com impostos, visto que não terá que lidar com folhas de pagamentos de funcionários e outros custos necessários para suporte dessas atividades.

Fatores interligados

Perceba que as dicas acima estão todas relacionadas: um sistema de gestão eficiente — alimentado com os dados corretos — gerando informações confiáveis que podem ser analisadas por um profissional habilitado que, por sua vez, é capaz de sugerir o melhor regime de tributação e elaborar um planejamento que atenda às necessidades fiscais da empresa.

A organização de toda essa estrutura interna, com a definição das tecnologias e profissionais capacitados, será a diferença necessária para que a empresa possa cumprir sua jornada tributária de forma otimizada, considerando todos os benefícios possíveis.