Plano de contas - o que é e como elaborar para sua empresa

Controlar as contas de uma empresa pode ser algo bastante intuitivo se você é o gestor empresarial, sendo ela de médio ou pequeno porte. Contudo, existem alguns gastos que passam despercebidos e, querendo ou não, eles podem facilmente afetar a gestão da empresa. Para evitar isso, recomenda-se a criação de um plano de contas.

Mas, o que é o plano de contas e como ele funciona?

Neste artigo explicaremos como fazer um plano de contas e de que maneira ele pode te ajudar a resolver problemas financeiros gerais dentro da empresa e não só isso, mas de que modo ele pode ajudar a remanejar os investimentos dentro da própria empresa.

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O que é o plano de contas?

O plano de contas é um conjunto de classificações utilizado para registro de todas as movimentações financeiras da empresa, com o objetivo de manter uma padronização e organização das informações.

Entenda, estas categorias de contas possuem como base a contabilidade, e por este motivo devem seguir todas as normas e especificações exigidas na área, para que possam ser devidamente executadas as escriturações contábeis exigidas em legislação.

Visto que a necessidade de padronização de informações de cada empresa é única, o plano de contas pode ser modificado para uma melhor adaptação à realidade da empresa e acompanhamento financeiro, desde que essas alterações não comprometam a estrutura mínima exigida.

Com o plano de contas devidamente estruturado, além da elaboração correta dos variados relatórios contábeis, a empresa terá um acesso facilitado a todas as informações financeiras, como capital disponível, custos com despesas operacionais, entre outras, que auxiliam a um direcionamento futuro.

Quais as principais contas que integram um plano de contas?

O plano de contas é formado por classificações, como já citado anteriormente, que são geradas a partir de 4 contas principais Ativo e Passivo que se referem a contas de patrimônio, e Receitas e Despesas que são as denominadas contas de resultado.

O que são contas de Ativo?

As contas ativas são todas aquelas relacionadas a bens e direitos. Por se tratar de uma conta que integra os recursos financeiros disponíveis, aplicações financeiras, imobilizado, estoques,  entre outros, os itens que a compõem podem ser convertidos em benefícios futuros para a empresa.

Os agrupamentos de bens e direitos são compostos iniciando com os itens de maior liquidez para os de menor liquidez.

O ativo é dividido em duas partes: Ativo Circulante e Ativo Não Circulante.

O Ativo Circulante abrange os itens que podem ser convertidos em dinheiro mais facilmente por serem consideradas contas de curto prazo, ou seja, tem movimentação frequente e se consegue obter um resultado financeiro até o final do exercício seguinte, como caixa em espécie, movimentações bancárias, aplicações financeiras, títulos a receber, estoques, etc.

O Ativo Não Circulante possui natureza mais duradoura, ou seja, terão benefícios financeiros a longo prazo. Composto por itens que estão em utilização para o perfeito funcionamento da empresa, como, mobiliário, máquinas, veículos, imóveis, etc.

O que são contas de Passivo?

O passivo corresponde a todas as obrigações da empresa. Nele estão incluídas despesas com fornecedores, financiamentos, empréstimos, impostos fiscais a recolher, entre outras obrigações, ou seja, representa a saída dos recursos aplicados.

Da mesma forma que no ativo, os itens são disponibilizados acompanhando seu prazo de duração, ou seja, primeiro as obrigações de curto prazo até chegar nas de longo prazo.

Assim como no Ativo, no Passivo também há a divisão de Passivo Circulante, que são as obrigações com vencimento até o próximo exercício, e o Passivo Não Circulante que são as obrigações que vencem após esse prazo.

Integra ainda o Passivo o Patrimônio Líquido que são as contas originadas com recursos próprios, como valores aplicados pelos proprietários, reservas de lucros, entre outros. No Patrimônio Líquido é possível obter o resultado da operação ativo-passivo, indicando o lucro ou prejuízo do exercício.

O que são contas de receita?

As contas de receitas são aquelas que registrarão todas as entradas que na maioria das vezes correspondem ao recebimento das vendas ou prestação de serviço, porém podem também ter origem em outros situações como juros acumulados, venda de um imobilizado, aluguel de um imobilizado, entre outro itens.

Após a inclusão das receitas, diminuindo o valor das despesas, é possível ter o capital disponível para traçar metas e fazer novos investimentos.

O que são contas de despesa?

As contas de despesa correspondem a todos os desembolsos realizados pela empresa para pagamento das mais diversas despesas para que a empresa se mantenha em funcionamento, como, aluguel da sede, energia, água, internet, despesas com funcionários como salários, férias, etc, despesas com compra de matéria-prima, equipamentos, entre outros

Para que o seu plano de contas seja constituído, esses quatro conceitos precisam estar encaixados dentro dele. As contas ativas, passivas, receitas e despesas devem ser minuciosamente inseridas, a fim de apurar os resultados de forma satisfatória, condizente com a realidade da empresa.

Como fazer um plano de contas?

Para dar início a um plano de contas, classifica-se as contas principais, já abordadas acima, com números, conforme segue:

1. Ativo
2. Passivo
3. Receitas
4. Despesas

A partir daí, serão criados subníveis para cada uma delas, para que o plano de contas se mantenha em uma estrutura organizada. Exemplo:

1. Ativo

1.1 Ativo Circulante

  1.1.1 Disponibilidades

      1.1.1.1 Caixa

      1.1.1.2 Banco

  1.1.2 Realizações   

      1.1.2.1 Clientes

      1.1.2.2 Aplicações Financeiras

O plano se estenderá seguindo este padrão para a finalização do Ativo e demais contas principais.

Conclusão

A utilização do plano de contas é de suma importância para qualquer empresa, pois permite um gerenciamento mais detalhado, onde é possível detectar com maior facilidade a disponibilidade para futuros investimentos importantes para o crescimento da empresa, bem como onde cortar gastos sem afetar a produtividade.

Permite ainda que a contabilidade se mantenha atualizada, com os relatórios como o Balanço Patrimonial e DRE, disponíveis para possíveis fiscalizações, avaliação de novos investidores, apuração de resultados da empresa, entre outras solicitações.

Estruture seu plano de contas de acordo com sua atividade e tenha os benefícios de ter um controle otimizado de sua empresa.

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