fbpx

Fiscal

O que é e para que serve o arquivo XML da Nota Fiscal?

Redação FoxManager
Escrito por Redação FoxManager em 24/05/2019
O que é e para que serve o arquivo XML da Nota Fiscal?

Entre para nossa lista e receba conteúdos exclusivos e com prioridade

Antigamente, o processo de emissão de Notas Fiscais era realizado através da utilização de blocos de papel. As Notas Fiscais eram emitidas de forma manual, o que causava constante retrabalho em casos de rasuras, desperdício de grandes volumes de papel e dificultava o arquivamento, visto que era necessário espaço físico suficiente para comportar todas as notas emitidas. Além disso, havia problemas na fiscalização da Receita Federal devido a falta de organização de arquivos e dificuldades em encontrar todas as notas solicitadas.

Por estes e outros motivos criou-se a Nota Fiscal Eletrônica, feita de modo online, que veio para facilitar as transações comerciais, de serviço e transporte.

Junto a ela vieram outras obrigações, que são o Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) e o arquivo XML ( Extensible Markup Language). Neste artigo abordaremos o que é o arquivo XML e qual a sua utilidade.

O que é arquivo XML?

O arquivo XML é a conversão da Nota Fiscal Eletrônica em arquivo digital, e segue o padrão nacional de escrituração fiscal. Ele contém os dados de emitente, destinatário, produtos e serviços, impostos, transporte, numeração da nota, data de emissão e todos os demais dados que constam na Nota Fiscal.

É considerado um meio facilitador para arquivamento de Notas Fiscais. Há obrigatoriedade de mantê-los em arquivo pelo prazo do ano corrente mais 5 anos, para possíveis fiscalizações, para garantias de produtos ou serviços e para manter os dados de todas as movimentações realizadas contendo o nome da empresa.

É obrigação dos envolvidos na operação, manterem o arquivamento, portanto, o cliente também deverá manter o arquivo das movimentações de compras.

Como obter o arquivo XML?

Primeiramente, para qualquer acesso referente ás Notas Fiscais e seus arquivos, é necessário possuir Certificado Digital. Trata-se de uma certificação legal de que o documento realmente foi emitido e pertence a empresa. Funciona como uma assinatura digital.

O Certificado Digital está disponível em empresas autorizadas junto ao ICP-Brasil ou entidades autorizadas.

Com o Certificado Digital em mãos, é possível baixar o arquivo XML no site da Secretaria da Fazenda ou em site específico de controle de Notas Fiscais de seu estado.

DICA
Uma ferramenta tecnologia eficaz é a gestão integrada e em tempo real por meio do ERP (Entreprise Resource Planning).

O FoxManager é o mais completo dos ERPs disponíveis no mercado brasileiro. Ele garante acesso grátis para até dois usuários, possibilita emissão de notas fiscais e boletos, controle contábil  e várias outras necessidades empresariais.  

Como realizar o arquivamento automático?

Atualmente estão disponibilizados no mercado alguns sistemas e ERP´s preparados para lidar com a Nota Fiscal Eletrônica. São conectados diretamente com o site emissor para geração e acompanhamento de Notas.

Através destes sistemas é possível automatizar o processo, e, ao gerar uma Nota Fiscal, o sistema já se encarrega de extrair o DANFE para acompanhamento de transporte e o arquivo XML para arquivamento em local indicado.

Também possuem a facilidade de retirar os documentos em lote, visto que no site emissor esse processo é feito individualmente, gastando um tempo maior em que o colaborador poderia estar se dedicando a outras atividades de grande importância.

Para uma maior segurança, é indicado o arquivamento em nuvem, para diminuir a possibilidade de eventos de perda de arquivos.

Quais as vantagens do arquivo XML?

O arquivo XML tem como principal benefício a redução de papelada fiscal e espaço físico para arquivamento.

Facilita também a troca de mercadorias e a troca de informações entre fornecedor e cliente e também com o contador da empresa para controle de operações.

Por proporcionarem uma melhor organização por meio digital, facilitam ainda o controle das movimentações financeiras, como o fluxo de caixa por exemplo, e a traçar estimativas futuras.

Ao receber a fiscalização da Receita Federal, é possível localizar com brevidade os arquivos desejados para apresentação, por estarem armazenados digitalmente.

Diferença entre DANFE e arquivo XML

Por serem dois documentos “espelhos” da Nota Fiscal, contendo todos os dados referentes a operação, são facilmente confundidos com relação as suas utilidades, que no entanto, são bem distintas.

O DANFE se trata de um documento apenas auxiliar, sem valor fiscal, que é apenas como demonstrativo da transação e serve para acompanhamento do produto até o destino final. É apresentado impresso em papel e não é necessário armazená-lo. Possui um código único, composto de 44 algarismos, que ao serem inseridos no Portal de Nota Fiscal, é possível realizar uma consulta dos dados da Nota Fiscal.

Diferentemente do DANFE, o arquivo XML possui valor fiscal, por tratar-se da versão digital da Nota Fiscal original. Seu arquivamento é obrigatório para futuras fiscalizações e não existe apresentação impressa deste documento.

Apesar das diferentes funções, os dois documentos são obrigatórios na operação.  Para a circulação de mercadorias, caso o transportador não esteja de posse do DANFE poderá ser multado. No caso do arquivo XML, não precisa acompanhar o produto, porém, deve ser enviado pelo fornecedor ao cliente através de email.

Conclusão

O arquivo XML foi um dos benefícios gerados com a mudança da emissão de Notas Fiscais em papel para a emissão online por sistema próprio das Prefeituras. Com ele é possível um armazenamento de forma digital, sem espaço físico, e melhor organização para futuras fiscalizações e consultas internas.

Com os avanços tecnológicos, é possível ainda encontrar sistemas e ERP´s que facilitam a geração e arquivamento automático, podendo ser em lote ou de forma individual, que garantem maior segurança nas operações.

SAIBA MAIS 

GUIA COMPLETO SOBRE SOFTWARE ERP: VEJA COMO A TECNOLOGIA PODE MELHORAR A GESTÃO EMPRESARIAL

COMO EMITIR UMA NOTA FISCAL SEM POSSUIR UMA EMPRESA ABERTA?

PLANO DE NEGÓCIO: CONFIRA DICAS PRÁTICAS DE COMO FAZER UM PARA SUA EMPRESA

EMPREENDEDORISMO: VEJA OPÇÕES DE NEGÓCIOS PARA EMPREENDER [E LUCRAR] AINDA NESTE ANO

 

Ei! Comente.

O que você achou deste conteúdo? Conte nos comentários.

Entre para nossa lista e receba conteúdos exclusivos e com prioridade