O que é DANFE e qual a sua utilidade?

May 8, 2019

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Fiscal

Como já é de conhecimento geral, a Nota Fiscal é um documento de suma importância para comprovação de movimentações de produtos ou prestação de serviços e para acompanhamento de Órgãos Públicos. No entanto, junto à Nota Fiscal, há outros termos que precisam ser conhecidos, como por exemplo, o DANFE. Visto a importância desse documento fiscal, é fundamental que se conheça cada termo agregado, bem como suas funções.

Neste artigo falaremos sobre o que é DANFE e qual a sua importância para a sua empresa ou seu negócio.

O que é o DANFE?

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, denominado DANFE, é uma junção de todas as informações da nota fiscal eletrônica. Apesar de representá-la, ele não substitui as notas fiscais eletrônicas. Esse documento auxiliar é, na verdade, somente uma representação gráfica das notas fiscais. Ele serve para que consultas sejam realizadas no site da Secretaria da Fazenda.

O DANFE tem três funções muito claras e distintas entre si. A primeira é facilitar o acesso às informações disponíveis das notas fiscais eletrônicas. Por meio de um código com 44 posições, é possível acessar dados das notas fiscais eletrônicas. A segunda é acompanhar uma mercadoria desde a saída até o destinatário com informações específicas sobre todo o processo, como nomes, valores e outras informações. E, por fim, a última função mas não menos importante, é a de auxiliar no registro de operações.

O DANFE costuma ser impresso antes mesmo do transporte e circulação de uma mercadoria. Assim, todo o conjunto de informações relacionado ao deslocamento e transporte da mercadoria pode ser visualizado.

Se o destinatário não é um contribuinte nas emissões de notas fiscais eletrônicas, o DANFE consegue ajudar na escrituração de operações das notas fiscais eletrônicas. Além disso, ele também é usado para que o destinatário assine e comprove a entrega de mercadorias ou de serviços.

A legislação tributária pode exigir o uso de vias adicionais para notas fiscais de modelo 1. O contribuinte precisa imprimir o DANFE de acordo com a exigência da legislação quando assim for necessário.

O documento precisa ser impresso em papel comum utilizado para documentos.

Como o DANFE precisa ser em relação ao gráfico?

O documento pode contar com elementos gráficos. A única restrição é que esses elementos não podem prejudicar a leitura dos dados e informações, bem como a do código de barras pelos leitores ópticos. Destacar o comprovante de entrega também é uma opção permitida.

Os carimbos precisam ser posicionados no verso do DANFE. E nele também poderão conter informações relacionadas a quem emitiu o documento. Um espaço de 10 cm por 15 cm precisa ser liberado para que informações complementares possam ser acrescentadas ao documento.

Em casos especiais, a Secretaria da Fazenda pode autorizar a alteração do layout do DANFE pelos contribuintes. Isso tem o intuito de facilitar as operações que são realizadas através do documento.

O layout padronizado fica disponível no Manual de Integração, no Portal da Nota Fiscal Eletrônica que é oferecido pelo Ministério da Fazenda.

Os campos obrigatórios da nota fiscal eletrônica ainda precisarão constar no documento, apesar das alterações. Esses campos são, a saber:

  • Dados de quem emite:
    • Razão social;
    • CNPJ;
    • Inscrição estadual;
    • Inscrição estadual de substituto tributário
    • A expressão “DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica”;
    • Número e a série da nota fiscal eletrônica, o tipo de operação e folhas do documento;
    • Chave de acesso;
    • Código de barras;

A emissão do DANFE pode ser feita a partir do mesmo portal utilizado para emitir notas fiscais eletrônicas. O Ministério da Fazenda sugere que isso seja feito para que não haja incompatibilidade entre dois documentos que se referem aos mesmos gastos/serviços.

Sistemas ERP e DANFE

A configuração do sistema precisa ser realizada diretamente no software que gera a nota fiscal eletrônica. Maiores informações podem ser consultadas no portal da nota fiscal eletrônica.

Há, também, o DANFE Online. Quando falamos em DANFE Online, estamos falando de um gerador online do DANFE. Ele gera, pela internet, um documento DANFE a ser utilizado por você na sua empresa. Entretanto, existe um modo muito mais fácil de emitir o DANFE: com um emissor próprio. A eficiência na hora de gerar o documento é o que torna melhor a utilização desse modo de emissão.

O sistema de gestão empresarial completo não só emite o DANFE e outros documentos necessários, mas ele funciona como um administrador de atividades dentro da sua empresa. Emitir boletos, controlar estoque e finanças é especialidade desses softwares chamados ERP.

A centralização dos processos só é possível a partir dessa integração digital entre os setores e automatização dos processos. Não é necessário ter o trabalho de colocar sempre os mesmos dados, já que eles vão estar todos armazenados no sistema e prontos para serem lançados.

Softwares ERP são excelentes apoios na organização e eficiência dos processos gerais e específicos da empresa.

Em resumo, os softwares ERP ajudam na hora de emitir o DANFE. O DANFE é um documento que representa graficamente a nota fiscal eletrônica e possui informações chaves como, por exemplo, códigos de barras e razão social de quem o emite. Tanto o destinatário quanto o emissor ganham com esse documento, pois ambos terão concentradas em um único lugar todas as informações necessárias para realizar o comércio de produtos ou prestação de serviços no país e estarão regidos pelos padrões exigidos pela legislação tributária.

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