Financeiro

O que é e como redigir um modelo de carta de cobrança

Redação FoxManager
Escrito por Redação FoxManager em 02/12/2019
O que é e como redigir um modelo de carta de cobrança

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Aprenda o que é e como redigir uma carta de cobrança faz parte da gestão financeira e é uma ótima maneira de entrar em contato com seus clientes inadimplentes.

Esse modelo de cobrança é elegante e um instrumento amigável. Como o próprio nome já diz, ajuda o empresário a manter seu número de vendas em ordem.

O principal objetivo da carta cobrança é lembrar o cliente sobre a dívida que ele possui com você. No entanto, nesse processo de cobrança ela não constrange ou ameaça em momento algum.

A ideia desse modelo de cobrança é ser cordial, mas lembra-lo de possíveis consequências jurídicas caso a dívida não seja sanada.

O que é exatamente carta de cobrança

A carta de cobrança é um instrumento administrativo extrajudicial utilizado por empresas para tratar com seus clientes sobre dívidas em aberto, e para que efetue o pagamento. Esse modelo de cobrança pode ser enviado pelo correio, por e mail, ou disparada por SMS ou Whatsapp.

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Mais importante, ao escrever uma carta cobrança, se alie o tom direto com a cordialidade. É necessário ser direto, sem parecer seco. Ser curto sem parecer frio. Ser severo sem parecer grosseiro.

Entretanto, perceba que existe uma linha tênue entre o que você quer dizer, e o que você não quer parecer estar dizendo.

Portanto, é necessário que se leve isso muito a sério pois uma carta cobrança mal escrita pode causar sérios prejuízos como a perda do cliente, processos por constrangimento ilegal e cobrança indevida.

Há limites para a cobrança de dívidas. Não se pode cobrar no ambiente do trabalho, nos finais de semana ou feriados e muito menos informar sobre o débito a conhecidos ou parentes do cliente.

Todos devedores devem receber uma carta de cobrança?

Por se tratar de um instrumento de cobrança para manter seu faturamento alto e as contas em ordem a resposta é sim. Todos os clientes inadimplentes devem estar cientes de que estão devendo.

O que é salutar lembrar é a diferença entre um cliente de anos e um cliente mais recente, que não possui uma história de pagamentos referentes com a empresa.

Com certeza todos os dois tipos de cliente são igualmente importantes de se manter. No entanto, o cliente mais antigo, de anos, pode se sentir melindrado em receber tal carta cobrança pedindo para realizar o pagamento.

Afinal, anos e anos como bom pagador não contam para nada? É claro que sim! É para continuar a deixar claro que se trata de alguém especial que a carta cobrança deve ser acompanhada de um telefonema de cortesia, explicando a situação.

Procure saber o que aconteceu

Todavia é sempre importante lembrar que todos nós estamos sujeitos a complicações financeiras de qualquer natureza o que pode ocasionalmente afetar com compromissos de pagamento firmados anteriormente.

Tendo isso em vista, um telefonema pode ajudar a descobrir o motivo da não quitação dos débitos.

Essa aproximação possui o objetivo único de encontrar uma possível maneira de o cliente quitar o que deve.

Talvez, até mesmo encontrando novas formas de pagamento ou outros prazos.

O que deve ter na carta de cobrança

Antes de tudo, para dar mais celeridade ao processo de envio de carta cobrança é prudente ter alguns modelos prontos em mãos onde se mude apenas os dados necessários. Assim, qualquer funcionário responsável pode preencher as lacunas sem quaisquer prejuízos.

Logo, é imprescindível que em sua mensagem de cobrança contenha as seguintes informações aos clientes devedores:

  • Data de Vencimento;
  • Nome da empresa contratante e contratada;
  • Informações do produto/serviço;
  • Valor da fatura em aberto;
  • Meio de pagamento disponíveis.

Modelo de carta de cobrança

Um modelo básico para se seguir de carta de cobrança. Perceba que o tom utilizado é direto porém amigável.
Redação FoxManager | Blog FoxManager | Conteúdo relevante e dicas para a gestão do seu negócio Uma carta Cobrança deve ser simples, direta, cortês e elegante. Nunca esqueça que seu cliente apesar de devedor ainda deve ser bem tratado

Quando enviar a carta de cobrança

Mais ainda, a utilização dessa forma de cobrança se dá somente quando o cliente de seu serviço ou produto passa a não honrar com os prazos preestabelecidos no ato da compra ou contratação de serviço.

Certamente a empresa deve definir datas para o envio automático da carta cobrança caso não haja o pagamento dos débitos.

Por exemplo, as datas em questão devem ser organizadas por etapas bem definidas:

  • A partir de X dias após o vencimento do débito, o título irá para o cartório;
  • Após Y dias sem quitação o caso é encaminhado para uma empresa terceirizada especialista em cobranças;
  • Não havendo solução em até Z dias, o caso segue para o setor jurídico da empresa e será cobrado em juízo.

cobrança abusiva e a possibilidade de reparação de eventual prejuízo causado ao consumidor. Diversas vezes nos deparamos com alguém que diz ter sido cobrado por telefone, ou uma carta de cobrança, ou até mesmo teve seu nome inscrito nos órgãos de proteção ao crédito.

Artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor:

Cobrar e receber são direitos

Possuir controle semanal desse cadastro de pagadores e não pagadores pode ser o ideal, contanto que a empresa possua alguém específico para fazê-lo.

Lembre-se que a ideia é cobrar o que é justo e devido, não ser importuno. Há limites e você pode ser alvo de processo. Se a pessoa já quitou o que devia a você, não continue a cobrança.

Por fim, é importante manter atualizado o cadastro de devedores e não devedores de sua empresa para ninguém se sentir constrangido ou coagido por este modelo de cobrança.

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